Erp

مقایسه ERP و BPMS

گاهی انتخاب بین دو راهکار ERP و BPMS برای مدیران عملی سخت و عذاب آور است. آنها نمی دانند کدام راهکار، مناسب احوال سازمان متبوعشان است. مشاوره های متفاوت و حق به جانب فروشندگان، فضایی بدبینانه برای آنها رقم می زند. توصیه دوستانهء ما به شما، بررسی دوباره مفهوم ERP و BPMS فارغ از هرگونه قضاوت قبلی می باشد:

  • ERP) Enterprise Resource Planning): راهکاری خودکار، یکپارچه و دارای ماژول‌هایی از پیش تعریف شده (آماده) برای تمامی حوزه های سازمانی (برنامه ریزی، تولید، مالی و…) می باشد.

به عبارتی یکپارچه سازی فرآیندها، نرم افزارها و عوامل انسانی درون سازمان، بر اساس تجارب بهترین شرکت های جهان (Best Practices) انجام می گیرد.

نکته حائز اهمیت، از پیش آماده بودن این محصول برای هر صنعت می باشد.

  • BPMS) Business Process Management System): نرم افزاری با تمام قابلیت های ارائه شده توسط ERP است، با این تفاوت که در BPMS بحث Best Practices مطرح نیست. یعنی سازمان ها خودشان اقدام به کاستومایز نمودن نحوه مکانیزاسیون فرآیندها، نرم افزارها و عوامل انسانی می نمایند.

می توان بیان داشت، این نرم افزار یک بستر خالی در اختیار سازمان می گذارد تا ERP موردنظر خود را بسازند.

به نظر می رسد تعاریف ساده فوق، به تنهایی بتواند بخش عظیمی از ابهامات مدیران را رفع نماید. اما کماکان تصمیم گیری برای خرید، امری ساده به نظر نمی رسد. بنابراین بررسی سایر تفاوت های کلیدی این دو نرم افزار حتماً می تواند راهگشای ما باشد:

  1. اعمال تغییرات در فرآیندها (Versioning)، در ERP بسیار هزینه بر و زمانبر است. اما در BPMS این عمل با هزینه و در زمان اندکی صورت می گیرد.
  2. زمان آماده به کار ERP نسبت به BPMS کوتاهتر است (ERP محصولی آماده است اما BPMS باید ساخته شود).
  3. ERP فقط در سازمان های بزرگ و بلوغ یافته جواب می دهد. اما BPMS در ابعاد متوسط و بزرگ و همچنین در هر سطحی از بلوغ سازمانی، پاسخگوی نیازها است.
  4. ریسک استفاده از ERP بسیار بالاتر از BPMS است، زیرا ERP به سازمان شکل جدیدی می دهد که ممکن است مورد پذیرش قرار نگیرد، اما BPMS توسط یا با مشاوره خود سازمان تولید می شود.
  5. بخش هایی از سازمان (مانند وقوع فرآیندهای جدید) ممکن است تحت پوشش ERP قرار نگیرد، در این حالت استفاده از راهکارهای مکمل الزامی است. ولی BPMS چون خود به وسیله سازمان ها کنترل می شود، در نتیجه توسعه سیستم آن به سادگی امکان پذیر است.
  6. و…

در نهایت ذکر قانون‌ کلیدی ۳۰/۷۰ در بحث مدیریت‌ فرآیندهای کسب و کار (BPM) خالی از لطف نیست. این قانون به ما گوشزد می کند، ۷۰ درصد فرآیندهای سازمانی ثابت اند، اما حدود ۳۰ درصد از آنها که عموماً مهم نیز می باشند، دائماً درحال تغییر هستند.

نتیجه گیری کلی 

اگر سازمان بزرگی دارید که هنوز بحث BPM (مدیریت فرآیندهای کسب و کار) در آن به بلوغ نرسیده است، انتخاب راهکار BPMS برای سازمان اجتناب ناپذیر است.

اما اگر سازمانی بزرگ و البته بالغ دارید، ERP بهترین گزینهء شما می باشد. هرچند باتوجه به قانون ۳۰/۷۰  توصیه می شود، برای افزایش انعطاف پذیری ERP و نیز صرفه جویی های اقتصادی و زمانی از BPMS به عنوان یک راهکار مکمل استفاده گردد.

BPMS یا ERP ?

هدف از پیاده سازی مدیریت فرآیند کسب و کار با برنامه ریزی منابع
سازمانی در کسب و کار شما افزایش نیروی تولید و افزایش سود است. بسیار مهم است که بسته به نیازهای کارکردی و اهداف تجاری خاص خود مسیر و نرم­افزار درست را برای کسب و کارتان انتخاب کنید. اگر درست انتخاب نکنید، در نهایت زمان و پول خود را تلف می­کنید. یکپارچه­سازی این نرم­افزارها می­تواند پیچیده و زمان­بر باشد، باوجوداین انجام صحیح این کار مزایای مثبت بسیار خواهد داشت.

آیا می­دانستید برنامه­ریزی منابع سازمانی و BPM اغلب با هم اشتباه گرفته می­شوند؟ این دو درحالی که در سطح به هم شباهت دارند، دارای تفاوت­هایی کلیدی هستند. درحالی که می­خواهیم تفاوت بین BPM و ERP را بررسی کنیم، در ابتدا باید پایه را تعیین کنیم. باید نقشی که هر یک از آن­ها بازی می­کنند را درک کنید و آن گاه می­توانید تصمیم بگیرید که بهترین گزینه برای کسب و کارتان کدام است.

مدیریت فرآیند کسب و کار

در این بخش، به بررسی مدیریت فرآیند کسب و کار می­پردازیم. نرم­افزار در این طبقه به خودکار کردن فرآیندهای کسب و کار کمک خواهد کرد و این اتوماسیون می­تواند موجب صرفه­جویی زمانی زیادی برای شرکت شما شود. BPMS طراحی شده تا کسب و کار شما پربازده­تر باشد. این نرم­افزار به شما اجازه می­دهد بر مقدار منابعی که برای هر پروژه به کار برده می­شوند نظارت کنید و به شما کمک می­کند به طور مؤثرتری از بودجه­ی خود استفاده نمایید.

شما می­توانید ببینید برای هر کاری به چه مقدار زمان و پول نیاز دارید. آن گاه، می­توانید تنظیمات مناسب را انجام دهید تا بازده مدل تجاری خود را بهبود بخشید. همچنین این نرم­افزار می­تواند فرآیند تخصیص مشاغل را خودکار کند؛ کارهای فردی به صورت خودکار بر اساس سطح مهارت کارمندان به آن­ها تخصیص داده می­شوند در حالی که می­توان کارهای پیچیده­تر را به کارمندانی سپرد که سطح مهارت آن­ها بهبود یافته است.

BPMS در مقابل ERP

مردم اغلب BPMS و ERP را با هم اشتباه می­گیرند. بهترین راه به خاطر سپردن تفاوت بین این دو این است که ERP را ذخیره­سازی و دیگری را اتوماسیون و مدیریت فرآیند در نظر بگیرید.

وقتی کسب و کاری را اداره می­کنید باید داده­های زیادی را گردآوری کنید. باید فروش، حقوق کارمندان و موارد دیگر را گردآوری کنید؛ مدیریت مستقل همه­ی این داده­ها کار ترسناکی است. این­جاست که ERP مفید واقع می­شود.

اگر بخواهیم راحت بگوییم، ERP نرم­افزاری است که داده­ها را در سروری مرکزی ذخیره می­کند. بنابراین، بخش­های مختلف می­توانند داده­ها را وارد کنند و همه­ی آن­ها در یک مکان ذخیره می­شوند. کارکنان مدیریت می­توانند بر طبق نیاز به داده­ها دسترسی داشته باشند. برای درک بیشتر، این سیاهه­ی ملزومات ERP را مرور کنید.

آیا می­توانید از هر دوی آن­ها با هم استفاده کنید؟

افراد بسیاری می­پرسند آیا این دو می­توانند با هم کار کنند. می­توانید BPMS را به ERP اضافه کنید. باوجوداین، عکس این عمل امکان­پذیر نیست. اگر این کار درست انجام گیرد، این دو در حقیقت می­توانند از طریق پر کردن شکاف­ها همدیگر را تکمیل کنند. با اجرای این دو با هم می­توانید همه چیز را داشته باشید. می­توانید مدیریت فرآیند خودکاری داشته باشید که بر استفاده از منابع نظارت کرده و کارها را به افراد تخصیص می­دهد. به طور هم­زمان، کماکان قادر خواهید بود همه­ی داده­های خود را در پایگاه داده­ی مرکزی ذخیره کنید.

  • selecthub.com/enterprise-resource-planning

۵ علت شکست پروژه های ERP

پروژه های ERP علیرغم مزایای قابل توجهی که ممکن است برای یک سازمان متوسط و بزرگ به همراه داشته باشند اما اغلب در کسب و کارهای ایرانی از بازدهی کمتری نسبت به سازمان های مشابه خارجی برخوردار هستند. علت اصلی این معضل میزان آمادگی و بلوغ صنایع داخلی برای پذیرش همه جانبه پدیدهء ERP است. لذا باید بدانیم(موارد ۱ و ۲ اصلیترین دلایل هستند):
۱. ERP سازمان را شکل می دهد نه سازمان ERP را، بعبارتی شما مجبورید خودتان را بر اساس ERP تغییر دهید و گاهاً این تغییرات بسیار بزرگ و پر ریسک خواهد بود.
۲. ERP یک راهکار جامع و تقریباً غیرقابل انعطاف بر اساس Best practiceها می باشد. در واقع الگوی بهترین سازمان های جهان برای سازمان جدید اعمال می شود در حالی که امکان دارد سازمان شما در رده ی بهترین سازمان های موجود در جهان نباشد.
۳. تغییر فرآیندها و ایجاد سیستم های جدید مسلتزم صرف هزینه و زمان بالایی است.
۴. هزینه بسیار بالا و مشکل پشتیبانی ERP های خارجی بدلیل تحریم ها. ۵. عدم پاسخگویی نرم افزارهای داخلی به نیازهای پیچیده سازمان ها.

با توجه به علل فوق، وجود یک راهکار کاتالیزور مانند BPMS می تواند به بلوغ نسبی

سازمان ها کمک نموده و با ایجاد تغییرات مرحله به مرحله شرایط پذیرش ERP را مهیا نماید به عبارتی دیگر کارشناسان این حوزه BPMS هارا پلی برای رسیدن به ERP می نامند.
از طرفی سازمان های بالغ هم در پروژه های ERP خود از نرم افزار BPMS استفاده می کنند، زیرا:
می دانند در اغلب سازمان ها ۷۰% فرآیندها بدون تغییر می مانند ولی ۲۰% الی ۳۰% فرآیندهای مهم در تغییرات مداوم هستند.
بنابراین برای جبران این مشکل، ناگزیر به استفاده از BPMS در کنار ERPهای خود هستند تا در کوتاهترین زمان (۱ روز) و با کمترین هزینه، تغییرات سیستماتیک خود را اعمال کنند.
در پایان پس از بررسی مشکلات فوق، توصیه می گردد جهت اجرای موفق یک پروژه پُرهزینه با ابعاد ERP که تمام ساختارهای سازمانی را تحت پوشش قرار می دهد حتماً دربارهء ریسک های احتمالی آن، اطلاعات کافی را جمع آوری نمایید.

 

BPMS چیست؟

BPMS نرم افزاری است که با در اختیار قراردادن یک محیط گرافیکی شما را قادر می سازد با کمترین دانش برنامه نویسی اقدام به مکانیزاسیون، یکپارچگی و بهبود فرآیندهای جاری سازمان خود نمایید. به عبارتی BPMS ابزاری برای تولید نرم افزارهای اختصاصی یک شرکت توسط خودش می باشد.

سازمان ها در گذشته به دلیل تعداد زیاد نرم افزارهای کاربردی خود دچار معضل سیستم های جزیره ای می شدند. با گذشت زمان و شکل گیری ایدهء نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS)، متخصصان پی بردند می توان با صرف هزینه و زمان بسیار کم اقدام به تولید سیستمی یکپارچه از تمامی نرم افزارها موجود سازمان بنمایند.

ارزش های افزودهء حاصل از BPMS های واقعی باعث شده که هیچ سازمانی نتواند به سادگی از آن چشم پوشی کند:

  1. نرم افزاری برای تولید کم هزینه نرم افزارهای اختصاصی مورد نیاز، توسط خود شرکت
  2. خودکارسازی انجام فرآیندها بر اساس قوانین تجاری
  3. مکانیزاسیون و حذف وظایف تکراری پرسنل
  4. اخذ تصمیمات هوشمندانه بصورت مکانیزه
  5. نظارت بر عملکرد پرسنل و جریان کارها
  6. اتصال یکپارچه و امکان مدیریت بر کلیه نرم افزارهای سازمان
  7. گزارشگیری پیشرفته و شناسایی گلگوگاه های مشکل آفرین در فرایندها
  8. افزایش سرعت گردش کار و در طبع آن افزایش رضایت مشتریان و پرسنل
  9. قابلیت به روزرسانی و ایجاد فرآیندهای جدید در کمترین زمان
  10. حذف کاغذ و هزینه های بایگانی متعاقب آن
  11. و…

هر پروژه BPMS دارای مراحل شش گانه ای است که از طریق متخصصان تحلیل گر و IT و عموماً به کمک مشاوران شرکت های تولید کنندهء نرم افزار پیاده سازی می شود :

  1. طراحی مدل فرآیند : طراحی گرافیکی جریان کار و مراحل انجام آن
  2. طراحی مدل داده: تعیین نحوه ذخیره سازی داده های موجود در فرایندها و سیستم ها در دیتابیس
  3. طراحی فرم ها: نحوهء نمایش داده ها به کاربران سیستم
  4. طراحی قوانین تجاری: تعیین شروط، قوانین و تصمیم گیری های کسب و کار جهت خودکار انجام شدن توسط سیستم
  5. تعریف مجریان فرآیند: تعیین اشخاص برای انجام هر مرحله از فرآیند
  6. یکپارچه سازی: برقراری ارتباط با سایر نرم افزارها و فرآیندهای سازمان جهت تبادل داده ها در مراحل مختلف به طور ساختار یافته

 

به طور خلاصه شما می توانید به کمک BPMS کارهای زیر را انجام دهید:

  • تولید نرم افزارهای تخصصی مورد نیاز شرکت توسط خودش با صرف ۳۰% زمان و هزینه معمول تولید نرم افزار
  • یکپارچه سازی تمام نرم افزارهای سازمان به طور ساخت یافته
  • مدیریت فرایند های سازمان(BPM) به صورت مکانیزه
  • افزایش بلوغ فرایندی و سیستمی در سازمان جهت تهیه راهکارهای ERP
  • الکترونیکی شدن تمام فرم ها و گردش کارهای ساده و پیچیده سازمان

در پایان لینک برخی از مقایسات کاربردی نرم افزار BPMS  با سایر نرم افزارها ارائه می گردد:

BPMS و ERP

SharePoint و BPMS

BPMS و اتوماسیون اداری

چاپ کتاب با موضوع BPMS

قابل توجه علاقمندان به BPMS و سازمان هایی که در شرف حرکت به سمت این تکنولوژی هستند:

زمانی که نیاز به تغییر در فرآیندهای کاری باشد، BPMS تغییرات را آسان و پیاده‌سازی آن را با کمترین زمان و تلاش آسان می‌سازد. امتیاز BPMS جداسازی منطق کسب‌و‌کار (Business Rule) از هسته‌ی برنامه کاربردی برای کمک به پر کردن فاصله میان IT و کسب‌ و‌کار است.به علاوه، BPMS ها دائم، اطلاعات اجرای فرآیندها را در قالب نظارت بر جریان فرآیندهای کسب‌و‌کار  سنجش و ذخیره می‌کنند. بدین ترتیب مدیران می‌توانند از آن به عنوان نظارت بر فرآیند، مدیریت کارایی و … استفاده کنند. از دیدگاه سازمانی، گزارش گیری بهتر به کارایی بهتر، بهره‌وری بیشتر، هزینه کمتر و منافع بیشتر کمک می‌کند.

در همین راستا یک کتاب با موضوع BPMS به زبان ساده و کاربردی تهیه کرده ایم که در مراحل پایانی چاپ است. این کتاب برای تمام سازمان هایی که قصد دارند به سمت این چنین نرم افزارهایی حرکت کنند بسیار میتواند مفید باشد. زیرا با زبانی ساده به بیان و به دور از اصطلاحات فنی و تخصصی جایگاه و کاربرد نرم افزارهای BPMS پرداخته و سایر مدیران و کارشناسان سازمان با هدف فرهنگ سازی میتوانند با مطالعه آن همگام و همسو با واحد فناوری اطلاعات گام بردارند.

در ادامه فهرست مطالب این کتاب را مشاهده مینمایید:
– مدیریت فرایندهای کسب و کار یا BPM چیست؟
– جایگاه BPMS در چرخه BPM چیست؟
– داستان BPMS
– قابلیت های مهم BPMS ها
– ابعاد مختلف افزایش سودآوری سازمان با BPMS
– ابزارهای تشکیل دهنده یک BPMS
– الگوهای تخصیص فعالیت در سیستم های BPMS
– تفاوت سیستم گردش کار با نرم افزارBPMS
– چرا باید با فاصله کوتاهی از استقرار اتوماسیون اداری به سمت BPMS حرکت کرد؟
– چرا BPMS های متن باز در کشور ما گزینه مناسبی هستند؟
– معرفی ۱۰ BPMS متن باز برتر دنیا
– نحوه انتخاب یک سیستم BPMS مناسب
– پیش نیازهای استقرار BPMS
– پیش نیازهای منابع انسانی استقرار BPMS
– با BPMS چه نوع سیستم هایی رو میشود تولید کرد؟
– نرم افزار BPMS پلی است برای رسیدن به ERP
– نرم افزار ERP لباسی است از پیش دوخته شده بر تن سازمان
– جایگاه سیستم های BPMS و BI نسبت به یکدیگر
– مهم ترین ریسک های استقرار نرم افزار BPMS
– اولویت بندی فرایندها برای پیاده سازی در BPMS
– واحد متولی BPMS در سازمان ها کیست؟

 

اطلاعات تکمیلی متعاقباً از سایت bpmtraining.net قابل پیگیری است.