Bpms

مقایسه ERP و BPMS

گاهی انتخاب بین دو راهکار ERP و BPMS برای مدیران عملی سخت و عذاب آور است. آنها نمی دانند کدام راهکار، مناسب احوال سازمان متبوعشان است. مشاوره های متفاوت و حق به جانب فروشندگان، فضایی بدبینانه برای آنها رقم می زند. توصیه دوستانهء ما به شما، بررسی دوباره مفهوم ERP و BPMS فارغ از هرگونه قضاوت قبلی می باشد:

  • ERP) Enterprise Resource Planning): راهکاری خودکار، یکپارچه و دارای ماژول‌هایی از پیش تعریف شده (آماده) برای تمامی حوزه های سازمانی (برنامه ریزی، تولید، مالی و…) می باشد.

به عبارتی یکپارچه سازی فرآیندها، نرم افزارها و عوامل انسانی درون سازمان، بر اساس تجارب بهترین شرکت های جهان (Best Practices) انجام می گیرد.

نکته حائز اهمیت، از پیش آماده بودن این محصول برای هر صنعت می باشد.

  • BPMS) Business Process Management System): نرم افزاری با تمام قابلیت های ارائه شده توسط ERP است، با این تفاوت که در BPMS بحث Best Practices مطرح نیست. یعنی سازمان ها خودشان اقدام به کاستومایز نمودن نحوه مکانیزاسیون فرآیندها، نرم افزارها و عوامل انسانی می نمایند.

می توان بیان داشت، این نرم افزار یک بستر خالی در اختیار سازمان می گذارد تا ERP موردنظر خود را بسازند.

به نظر می رسد تعاریف ساده فوق، به تنهایی بتواند بخش عظیمی از ابهامات مدیران را رفع نماید. اما کماکان تصمیم گیری برای خرید، امری ساده به نظر نمی رسد. بنابراین بررسی سایر تفاوت های کلیدی این دو نرم افزار حتماً می تواند راهگشای ما باشد:

  1. اعمال تغییرات در فرآیندها (Versioning)، در ERP بسیار هزینه بر و زمانبر است. اما در BPMS این عمل با هزینه و در زمان اندکی صورت می گیرد.
  2. زمان آماده به کار ERP نسبت به BPMS کوتاهتر است (ERP محصولی آماده است اما BPMS باید ساخته شود).
  3. ERP فقط در سازمان های بزرگ و بلوغ یافته جواب می دهد. اما BPMS در ابعاد متوسط و بزرگ و همچنین در هر سطحی از بلوغ سازمانی، پاسخگوی نیازها است.
  4. ریسک استفاده از ERP بسیار بالاتر از BPMS است، زیرا ERP به سازمان شکل جدیدی می دهد که ممکن است مورد پذیرش قرار نگیرد، اما BPMS توسط یا با مشاوره خود سازمان تولید می شود.
  5. بخش هایی از سازمان (مانند وقوع فرآیندهای جدید) ممکن است تحت پوشش ERP قرار نگیرد، در این حالت استفاده از راهکارهای مکمل الزامی است. ولی BPMS چون خود به وسیله سازمان ها کنترل می شود، در نتیجه توسعه سیستم آن به سادگی امکان پذیر است.
  6. و…

در نهایت ذکر قانون‌ کلیدی ۳۰/۷۰ در بحث مدیریت‌ فرآیندهای کسب و کار (BPM) خالی از لطف نیست. این قانون به ما گوشزد می کند، ۷۰ درصد فرآیندهای سازمانی ثابت اند، اما حدود ۳۰ درصد از آنها که عموماً مهم نیز می باشند، دائماً درحال تغییر هستند.

نتیجه گیری کلی 

اگر سازمان بزرگی دارید که هنوز بحث BPM (مدیریت فرآیندهای کسب و کار) در آن به بلوغ نرسیده است، انتخاب راهکار BPMS برای سازمان اجتناب ناپذیر است.

اما اگر سازمانی بزرگ و البته بالغ دارید، ERP بهترین گزینهء شما می باشد. هرچند باتوجه به قانون ۳۰/۷۰  توصیه می شود، برای افزایش انعطاف پذیری ERP و نیز صرفه جویی های اقتصادی و زمانی از BPMS به عنوان یک راهکار مکمل استفاده گردد.

داستان موفقیت تهران لایی

شرکت تهران لایی یکی از بزرگترین مجموعه های تولید پشم شیشه در ایران می باشد. مجموعه کارخانه های این شرکت در شهرک صنعتی صفادشت مستقر می باشد.  تهران لایی پس اعلام نیاز خود نسبت به برنامه های BPMS و اتوماسیون اداری به شرکت تاران, تاران سه دوره جلسه توجیهی برای آشنایی تهران لایی با سامانه های یکپارچه مدیریت از جمله اتوماسیون اداری و BPMS را در محل سازمان آنها برگذار کرد.
شرکت تاران با ارائه مطالبی در حوزه ی BPM, مدیریت فرایندهای کسب و کار, نرم افزار مدیریت فرایند کسب وکار و اتوماسیون های اداری شرکت تهران لایی را نسبت به بازار موجود برای این محصولات آشنا کرد.
پس بررسی هایی شرکت تهران لایی روی محصولات موجود در بازار انجام داد در نهایت نرم افزار BPMS تاران و اتوماسیون اداری تاران را برای استفاده در مجموعه ی خود استفاده کردند.
به گفته ی جناب مهندس خسروی مدیر انفورماتیک شرکت تهران لایی, محصولات تاران با دیگر محصولات موجود در بازار بسیار متفاوت است و محیط کاربری آن بر خلاف دیگر رقیبان بسیار ساده بوده و با کمترین آموزش امکان استفاده از این نرم افزار وجود دارد. از جمله دلایلی که ما تاران را برای الکترونیکی کردن سازمان انتخاب کردیم:
– خدمات پس از فروش و همراهی شرکت برای استفاده درست از BPMS تاران
– محیط کاربری بسیار ساده و متفاوت
– تماما ایرانی بودن محصولات شرکت
–  سرعت بسیار بالا و یکپارچگی فوق العاده محصول
– ….

اتوماسیون اداری, ‌BPMS و مکانیزاسیون سازمان

اتوماسیون اداری , نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار, ERP و… همه به
دنبال تحقق هدف مکانیزاسیون سازمان ها می باشند که این راهکارهای نرم افزاری با الکترونیکی کردن کارها در نهایت به سازمان کمک می کند تا با هزینه کمتر و سرعت بالاتر محصولات و یا خدمات خود را ارائه کند.

نتایج استفاده از سیستم مدیریت فرایند کسب و کار BPMS در سازمان ها:

  • کاهش استفاده از کاغذ برای گردش کار و فرم ها تا ۹۰٪
  • حذف انجام کارهای اضافه و تکراری توسط پرسنل
  • افزایش سرعت انجام کارها تا ۱۱۰٪
  • ارزیابی روند انجام فرایند و گردش های کاری در سازمان
  • ارزیابی و گزارش گیری از عملکرد پرسنل
  •  مکانيزاسيون‪ ‬تمام‪ ‬فرايندها‪ ‬و‪ ‬گردش‪ ‬های‪ ‬کاری بدون نیاز به برنامه نویسی در چند دقیقه
  • و …

نتایج استفاده از اتوماسیون اداری در سازمان ها:

  • حذف کاغذ برای انجام مکاتبات اداری
  • مدیریت بسیار ساده تر نامه های اداری
  • پوشه بندی و گروه بندی نامه ها بر اساس نیاز
  • بایگانی الکترونیکی مکاتبات
  • و …

شرکت تاران تمامی ابزارهایی که شما برای الکترونیکی کردن سازمان خود نیاز دارید را تحت عنوان سامانه یکپارچه تاران در قالب یک سامانه کاملا یکپارچه ارائه می کند. این محصول از ابزار های زیر تشکیل شده:

  • سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار BPMS
  • اتوماسیون اداری
  • مدیریت دفاتر,شرکتها و شعبه که از لحاظ جغرافیایی از هم دور هستند
  • مدیریت چارت سازمانی و اعضا
  • گردش کار و انجام فرایندهای سازمان به صورت مکانیزه
  • مدیریت مخاطبین
  • و…

‫قابليت‪ ‬ها‪ ‬و‪ ‬امکانات‪ سامانه یکپارچه ‬تاران‬

  • يکپارچه‪ ‬سازی‪ ‬نرم‪ ‬افزار‪ ‬های‪ ‬جزيره‪ ‬ای‪ ‬سازمان‪ :‬نرم‪ ‬افزار‪ ‬تاران‪ ‬به‪ ‬راحتی‪ ‬می‪ ‬تواند‪ ‬با‪ ‬تمام‪ ‬نرم‬ ‫‫افزارهای‪ ‬سازمان‪ ‬شما‪ ‬از‪ ‬جمله‪ ‬اتوماسيون‪ ‬اداری‪ ,‬نرم‪ ‬افزارهای‪ ‬مالی‪ ‬و…‪ ‬به‪ ‬صورت‪ ‬يکپارچه‪ ‬کار‬‫کند‪.‬‬
  • حذف‪ ‬کاغذ‪ ‬از‪ ‬سازمان‪ :‬به‪ ‬کمک‪ ‬تاران‪ ‬تمامی‪ ‬فرم‪ ‬های‪ ‬سازمان‪ ‬شما‪ ‬از‪ ‬خريد‪ ‬کالا‪ ‬تا‪ ‬فرم‪ ‬های‪ ‬پروژه‪ ‬و‬‬‬..‪ .‬به‪ ‬صورت‪ ‬الکترونيکی‪ ‬به‪ ‬گردش‪ ‬در‪ ‬می‪ ‬آيند‪.‬‬‫
  • يکپارچه‪ ‬سازی‪ ‬شعب‪ ‬و‪ ‬دفاتر‪ ‬مختلف‪ :‬در‪ ‬سامانه‪ ‬تاران‪ ‬تمامی‪ ‬شعب‪ ‬و‪ ‬دفاتری‪ ‬که‪ ‬از‪ ‬لحاظ‪ ‬جغرافيايی‪ ‬از‬‬ ‫هم‪ ‬دور‪ ‬هستند‪ ‬به‪ ‬راحتی‪ ‬به‪ ‬صورت‪ ‬يکپارچه‪ ‬در‪ ‬کنار‪ ‬هم‪ ‬کار‪ ‬می‪ ‬کنند‪ ‬و‪ ‬می‪ ‬توان‪ ‬آنهارا‪ ‬در‪ ‬يک‪ ‬سامانه‬ ‫مديريت‪ ‬کرد‪.‬‬
  • ارزيابی‪ ‬و‪ ‬مديريت‪ ‬کارکنان‪ :‬مدير‪ ‬می‪ ‬تواند‪ ‬به‪ ‬راحتی‪ ‬کارکرد‪ ‬کارکنان‪ ‬خود‪ ‬را‪ ‬ارزيابی‪ ‬کند‪ ‬و‪ ‬از‪ ‬آنها‬‬ ‫گزارش‪ ‬به‪ ‬روز‪ ‬تهيه‪ ‬کند‪.‬‬
  • آمار‪ ,‬گزارشات‪ ‬و‪ ‬داشبورد‪ ‬مديريتی‪ :‬به‪ ‬دليل‪ ‬تحت‪ ‬وب‪ ‬بودن‪ ‬سامانه‪ ‬تاران‪ ‬مديران‪ ‬می‪ ‬توانند‪ ‬به‪ ‬راحتی ‫از‪ ‬تمام‪ ‬کارها‪ ‬و‪ ‬فرايندهای‪ ‬سازمان‪ ‬حتی‪ ‬با‪ ‬موبايل‪ ‬خود‪ ‬گزارشات‪ ‬دقيق‪ ‬و‪ ‬به‪ ‬روز‪ ‬تهيه‪ ‬کنند‪.‬‬
  • و…

BPMS یا ERP ?

هدف از پیاده سازی مدیریت فرآیند کسب و کار با برنامه ریزی منابع
سازمانی در کسب و کار شما افزایش نیروی تولید و افزایش سود است. بسیار مهم است که بسته به نیازهای کارکردی و اهداف تجاری خاص خود مسیر و نرم­افزار درست را برای کسب و کارتان انتخاب کنید. اگر درست انتخاب نکنید، در نهایت زمان و پول خود را تلف می­کنید. یکپارچه­سازی این نرم­افزارها می­تواند پیچیده و زمان­بر باشد، باوجوداین انجام صحیح این کار مزایای مثبت بسیار خواهد داشت.

آیا می­دانستید برنامه­ریزی منابع سازمانی و BPM اغلب با هم اشتباه گرفته می­شوند؟ این دو درحالی که در سطح به هم شباهت دارند، دارای تفاوت­هایی کلیدی هستند. درحالی که می­خواهیم تفاوت بین BPM و ERP را بررسی کنیم، در ابتدا باید پایه را تعیین کنیم. باید نقشی که هر یک از آن­ها بازی می­کنند را درک کنید و آن گاه می­توانید تصمیم بگیرید که بهترین گزینه برای کسب و کارتان کدام است.

مدیریت فرآیند کسب و کار

در این بخش، به بررسی مدیریت فرآیند کسب و کار می­پردازیم. نرم­افزار در این طبقه به خودکار کردن فرآیندهای کسب و کار کمک خواهد کرد و این اتوماسیون می­تواند موجب صرفه­جویی زمانی زیادی برای شرکت شما شود. BPMS طراحی شده تا کسب و کار شما پربازده­تر باشد. این نرم­افزار به شما اجازه می­دهد بر مقدار منابعی که برای هر پروژه به کار برده می­شوند نظارت کنید و به شما کمک می­کند به طور مؤثرتری از بودجه­ی خود استفاده نمایید.

شما می­توانید ببینید برای هر کاری به چه مقدار زمان و پول نیاز دارید. آن گاه، می­توانید تنظیمات مناسب را انجام دهید تا بازده مدل تجاری خود را بهبود بخشید. همچنین این نرم­افزار می­تواند فرآیند تخصیص مشاغل را خودکار کند؛ کارهای فردی به صورت خودکار بر اساس سطح مهارت کارمندان به آن­ها تخصیص داده می­شوند در حالی که می­توان کارهای پیچیده­تر را به کارمندانی سپرد که سطح مهارت آن­ها بهبود یافته است.

BPMS در مقابل ERP

مردم اغلب BPMS و ERP را با هم اشتباه می­گیرند. بهترین راه به خاطر سپردن تفاوت بین این دو این است که ERP را ذخیره­سازی و دیگری را اتوماسیون و مدیریت فرآیند در نظر بگیرید.

وقتی کسب و کاری را اداره می­کنید باید داده­های زیادی را گردآوری کنید. باید فروش، حقوق کارمندان و موارد دیگر را گردآوری کنید؛ مدیریت مستقل همه­ی این داده­ها کار ترسناکی است. این­جاست که ERP مفید واقع می­شود.

اگر بخواهیم راحت بگوییم، ERP نرم­افزاری است که داده­ها را در سروری مرکزی ذخیره می­کند. بنابراین، بخش­های مختلف می­توانند داده­ها را وارد کنند و همه­ی آن­ها در یک مکان ذخیره می­شوند. کارکنان مدیریت می­توانند بر طبق نیاز به داده­ها دسترسی داشته باشند. برای درک بیشتر، این سیاهه­ی ملزومات ERP را مرور کنید.

آیا می­توانید از هر دوی آن­ها با هم استفاده کنید؟

افراد بسیاری می­پرسند آیا این دو می­توانند با هم کار کنند. می­توانید BPMS را به ERP اضافه کنید. باوجوداین، عکس این عمل امکان­پذیر نیست. اگر این کار درست انجام گیرد، این دو در حقیقت می­توانند از طریق پر کردن شکاف­ها همدیگر را تکمیل کنند. با اجرای این دو با هم می­توانید همه چیز را داشته باشید. می­توانید مدیریت فرآیند خودکاری داشته باشید که بر استفاده از منابع نظارت کرده و کارها را به افراد تخصیص می­دهد. به طور هم­زمان، کماکان قادر خواهید بود همه­ی داده­های خود را در پایگاه داده­ی مرکزی ذخیره کنید.

  • selecthub.com/enterprise-resource-planning

چه سیستم هایی را با BPMS میشود ساخت؟

سیستم‌های نرم افزاری مورد استفاده سازمان‌هارا می توان به دو دسته تقسیم کرد, سیستم‌های فرایند محور و سیستم‌های داده محور. معانی این دو تقریبا از روی اسم آنها قابل درک است اما در ادامه هردو نوع را به طور خلاصه تعریف می کنیم.

سیستم داده محور: نرم افزارها یا سیستم‌هایی به منظور طبقه بندی و نگهداری اطلاعات و داده‌های سازمان طراحی شده اند گویند. چند نمونه از سیستم های داده محور: خزانه, حقوق دست مزد, انبار, مالی و … که اینها معمولا فرایندهای حوزه خود را هم پوشش نمی دهند.

سیستم‌های فرایند محور: به نرم افزارهایی که هدف آنها مکانیزه کردن فرایندها و روال‌های کاری در یک سازمان باشد گویند. در ادامه با یک مثال به توضیح کامل تر تفاوت این دو سیستم می پردازیم.

برای مثال در یک سیستم خزانه داری هدف اصلی صدور چک است اما برای این موضوع یک فرایند در سازمان اجرا میشود تا در نهایت چک صادر شود که ضمن این کار معمولا یک برگه یا فرم تایید شده به واحد خزانه داری ارائه می شود و سپس آنها نیز چک را صادر می کنند.

نکته قابل توجهی که معمولا از چشم سازمان ها به دور می‌ماند این است که اکثر سازمان‌ها فرایندی که منجر به صدور چک می شود را خارج از سیستم و به صورت سنتی انجام می دهند ولی خود صدور چک را در سیستم ثبت می کنند یعنی دارند فقط از سیستم داده محور در سازمان خود استفاده میکنند.

توجه داشته باشید انجام فرایندها در قالب اتوماسیون اداری یا ارسال آنها به صورت نامه نیز روش سنتی محسوب می‌شود چراکه استفاده از قالب نامه امکاناتی از قبیل گزارش‌گیری و پایش از کارهارا از شما می گیرد و در بلند مدت ضررهایی را نیز برای سازمان به همراه خواهد داشت.

زیر ساختی که در حال حاضر برای مکانیزه کردن فرایندها استفاده می شود ‌BPMS میباشد که در گذشته از نرم افزارهای گردش کار استفاده میشد. اکثرا سازمان‌ها گمان میکنند که با داشتن چند سیستم اطلاعاتی خوب دیگر نیازی به سسیتم‌های فرایندی نخواند داشت که قابل توجه است که این کار فقط از مراحل اولیه مکانیزاسیون سازمان می‌باشد.

حال سوال اینجاست که آیا با BPMS میتوان سیستم‌های اطلاعاتی مثل مالی یا حقوق دست مزد را تولید کرد؟

پاسخ این سوال در عمل خیر است چراکه هدف و رسالت طراحی سیستم مدیریت فرایند کسب و کار یا BPMS مکانیزه کردن فرایندها و گردش‌های کاری در سازمان است و رویکردی فرایندی دارد و هیچ راهکاری در آن برای پیاده سازی سیستم‌های داده محور تعبیه نشده است.

پیشنهاد تاران برای مکانیزاسیون سازمان شما اسفاده از سیستم‌های اطلاعاتی خوب در کنار یک BPMS واقعی می‌باشد که استفاده از BPMS علاوه بر مکانیزه‌ کردن فرایندهای شما منجر به یکپارچه شدن سیستم‌های اطلاعاتی شما و داده‌های شما نیز میشود.

۵ علت شکست پروژه های ERP

پروژه های ERP علیرغم مزایای قابل توجهی که ممکن است برای یک سازمان متوسط و بزرگ به همراه داشته باشند اما اغلب در کسب و کارهای ایرانی از بازدهی کمتری نسبت به سازمان های مشابه خارجی برخوردار هستند. علت اصلی این معضل میزان آمادگی و بلوغ صنایع داخلی برای پذیرش همه جانبه پدیدهء ERP است. لذا باید بدانیم(موارد ۱ و ۲ اصلیترین دلایل هستند):
۱. ERP سازمان را شکل می دهد نه سازمان ERP را، بعبارتی شما مجبورید خودتان را بر اساس ERP تغییر دهید و گاهاً این تغییرات بسیار بزرگ و پر ریسک خواهد بود.
۲. ERP یک راهکار جامع و تقریباً غیرقابل انعطاف بر اساس Best practiceها می باشد. در واقع الگوی بهترین سازمان های جهان برای سازمان جدید اعمال می شود در حالی که امکان دارد سازمان شما در رده ی بهترین سازمان های موجود در جهان نباشد.
۳. تغییر فرآیندها و ایجاد سیستم های جدید مسلتزم صرف هزینه و زمان بالایی است.
۴. هزینه بسیار بالا و مشکل پشتیبانی ERP های خارجی بدلیل تحریم ها. ۵. عدم پاسخگویی نرم افزارهای داخلی به نیازهای پیچیده سازمان ها.

با توجه به علل فوق، وجود یک راهکار کاتالیزور مانند BPMS می تواند به بلوغ نسبی

سازمان ها کمک نموده و با ایجاد تغییرات مرحله به مرحله شرایط پذیرش ERP را مهیا نماید به عبارتی دیگر کارشناسان این حوزه BPMS هارا پلی برای رسیدن به ERP می نامند.
از طرفی سازمان های بالغ هم در پروژه های ERP خود از نرم افزار BPMS استفاده می کنند، زیرا:
می دانند در اغلب سازمان ها ۷۰% فرآیندها بدون تغییر می مانند ولی ۲۰% الی ۳۰% فرآیندهای مهم در تغییرات مداوم هستند.
بنابراین برای جبران این مشکل، ناگزیر به استفاده از BPMS در کنار ERPهای خود هستند تا در کوتاهترین زمان (۱ روز) و با کمترین هزینه، تغییرات سیستماتیک خود را اعمال کنند.
در پایان پس از بررسی مشکلات فوق، توصیه می گردد جهت اجرای موفق یک پروژه پُرهزینه با ابعاد ERP که تمام ساختارهای سازمانی را تحت پوشش قرار می دهد حتماً دربارهء ریسک های احتمالی آن، اطلاعات کافی را جمع آوری نمایید.

 

۵ علت شکست پروژه های BPM/BPR در ایران

ریشه یابی علمی دلایل شکست پروژه های BPR/BPM می تواند کمک شایانی به سازمان ها برای جلوگیری از اتلاف منابع و اجرای کم دردسر مدیریت فرآیندها نماید. شرایط خاص سازمانهای ایرانی و توجه اندک برخی مسئولین به نقش کلیدی این دانش مدیریتی در نهایت باعث تجربه های زیان بار آنها در رسیدن به اهداف خود می شود. شماری از این دلایل شامل:
۱. مسئولین پروژه با اصول مدیریت فرآیندها آشنایی چندانی نداشته باشند.
۲. شناسایی، استخراج و مستند کردن فرآیند ها توسط افراد غیر متخصص انجام گیرد.
۳. یک نرم افزار BPMS واقعی جهت مکانیزه کردن کارها موجود نباشد.
۴. کارشکنی از سوی برخی مجریان فرآیند رخ دهد.
۵. در مرحلهء نظارت بر فرآیندها اهمال و قصور صورت گیرد.
امروزه اکثر مدیران دریافته اند موفقیت هر سازمانی در گروی اجرای موثر فرآیندهای کلیدی مربوطه می باشد. از طرفی ترس از عوامل شکست اینگونه پروژه ها مانع از تصمیم‌گیری قاطعانهء آنها شده است. لذا جهت اجرای پروژه ها با ریسک هرچه کمتر و نظارت دقیق بر آنها، استفاده از یک نرم افزار BPMS واقعی با شرایط زیر را لازم می کند:
۱. فروشندگان نرم افزار، تیمی قوی جهت مشاورهء مرحله به مرحله با مسئول پروژه داشته باشند.
۲. کلاس های آموزشی، جزوات و… تمام ابهامات مجریان پروژه را برطرف کند.
۳. از پشتیبانی قوی و جامعی برخوردار باشد.
۴. ابزارهای دقیق گزارش گیری و نظارت بر فرآیندها را در اختیار مسئولین بگذارد.
۵. از استانداردهای روز جهانی مانند BPMN, CMMN,DMN بهره برده باشد.
بالاترین ارزش افزوده حاصل از پروژه ‌های BPR/BPM علاوه بر شتاب در گردش کارها، تضمین بقای طولانی مدت سازمان ها در محیط به شدت متغیر و رقابتی کسب و کارها می باشد. همچنین دیگر ارگان‌ها اعم از دولتی یا عام المنفعه برای تحقق دولت الکترونیک چاره‌ای جز اعمال مدیریت با شیوه‌های فرآیندی، نخواهند داشت. درواقع مدیریت فرآیندها، آیندهء اجتناب‌ناپذیر همهء مجموعه های پویا و چابک را رقم خواهد زد.

بزرگترین اشتباهات شرکت ها در خرید اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری اشاره به نرم افزارهایی در زمینه خودکارسازی و بهینه سازی رویه‌های جاری سازمان‌ها‌ دارد. اما آنچه به اشتباه در بازار داخلی به عنوان اتوماسیون اداری به فروش می رسد باعث سردرگمی بخش عظیمی از مشتریان شده است، آن ها غالباً نمی دانند که با چه نوع نرم افزارهایی روبرو هستند. بنابراین اگر اتوماسیون اداری مورد نظر:
۱. بیشتر برای نامه نگاری بکار رود.
۲. نتواند با سایر نرم افزارهای سازمانی ارتباط گیرد.
۳. آنقدر هوشمند نباشد که تصمیم گیری کند.
۴. کارهای تکراری پرسنل را انجام ندهد.
۵. سرعت گردش کار را به طور چشم گیر بالا نبرد.
۶. خطای کاربری باعث توقف گردش کارها شود.
۷. توانایی گزارش سازی دلبخواه و مانیتورینگ را نداشته باشد.
۸. خریدار دسترسی به سورس کد برای شخصی سازی نرم افزار را در اختیار ندارد.
۹. و…
بدانید که قرار نیست یک اتوماسیون اداری واقعی بخرید، و آنچه به شما پیشنهاد شده است فقط یک نرم افزار سنتی برای مکاتبات و نامه نگاری ها سازمانی می باشد. تقریباً نیمی از امکانات این نوع نرم افزارها از طریق سیستم های ایمیل در دسترس می باشد. همچنین نقش چندانی در خودکار سازی(هوشمندسازی) سازمان شما نخواهد داشت. حالا اگر نرم افزاری:
۱. فرم ها، فرآیندها و گردش کار را علاوه بر نامه ها مکانیزه کند.
۲. به کلیه نرم افزارهای سازمان متصل شود.
۳. توانایی تصمیم گیری و انتخاب راه میانبر داشته باشد.
۴. کارهای تکراری پرسنل را بطور خودکار انجام دهد.
۵. سرعت انجام کارها را بسیار افزایش دهد.
۶. هوش نرم افزار درصورت خطای کاربر، راهکارهای جایگزین ارائه می دهد.
۷. گزارشات متنوع بر اساس نیاز مدیران قابل ساخت است.
۸. خریدار باتوجه به ویژگی های سازمانش اقدام به شخصی سازی نرم افزار می کند.
۹. و…
با اطمینان کامل خرید را انجام دهید. این محصول یک اتوماسیون اداری واقعی است که می تواند با ویژگی های خود راندمان سازمان را دچار تحول کند.:
راهکارهای اتوماسیون اداری واقعی که مناسب دو گروه شرکت های کوچک و بزرگ می باشند به صورت تفکیک شده در زیر آمده است:
۱. راهکار مناسب شرکت های ۱۰ الی ۱۰۰ نفره (کوچک): با توجه به حجم پایین و سادهء فرآیندهای جاری، سیستم های گردش کار عموماً پاسخگوی نیازهای موجود خواهد بود مثل SharePoint.
۲. راهکار مناسب شرکت های ۱۰۰ الی ۱۰۰۰۰ نفره (متوسط و بزرگ): با توجه به حجم بالا، پیچیده و متغیر فرآیندهای سازمانی، راهکاری به جز BPMS (سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار) نمی تواند جوابگوی نیاز شرکت ها در این ابعاد باشد.

BPMS چیست؟

BPMS نرم افزاری است که با در اختیار قراردادن یک محیط گرافیکی شما را قادر می سازد با کمترین دانش برنامه نویسی اقدام به مکانیزاسیون، یکپارچگی و بهبود فرآیندهای جاری سازمان خود نمایید. به عبارتی BPMS ابزاری برای تولید نرم افزارهای اختصاصی یک شرکت توسط خودش می باشد.

سازمان ها در گذشته به دلیل تعداد زیاد نرم افزارهای کاربردی خود دچار معضل سیستم های جزیره ای می شدند. با گذشت زمان و شکل گیری ایدهء نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS)، متخصصان پی بردند می توان با صرف هزینه و زمان بسیار کم اقدام به تولید سیستمی یکپارچه از تمامی نرم افزارها موجود سازمان بنمایند.

ارزش های افزودهء حاصل از BPMS های واقعی باعث شده که هیچ سازمانی نتواند به سادگی از آن چشم پوشی کند:

  1. نرم افزاری برای تولید کم هزینه نرم افزارهای اختصاصی مورد نیاز، توسط خود شرکت
  2. خودکارسازی انجام فرآیندها بر اساس قوانین تجاری
  3. مکانیزاسیون و حذف وظایف تکراری پرسنل
  4. اخذ تصمیمات هوشمندانه بصورت مکانیزه
  5. نظارت بر عملکرد پرسنل و جریان کارها
  6. اتصال یکپارچه و امکان مدیریت بر کلیه نرم افزارهای سازمان
  7. گزارشگیری پیشرفته و شناسایی گلگوگاه های مشکل آفرین در فرایندها
  8. افزایش سرعت گردش کار و در طبع آن افزایش رضایت مشتریان و پرسنل
  9. قابلیت به روزرسانی و ایجاد فرآیندهای جدید در کمترین زمان
  10. حذف کاغذ و هزینه های بایگانی متعاقب آن
  11. و…

هر پروژه BPMS دارای مراحل شش گانه ای است که از طریق متخصصان تحلیل گر و IT و عموماً به کمک مشاوران شرکت های تولید کنندهء نرم افزار پیاده سازی می شود :

  1. طراحی مدل فرآیند : طراحی گرافیکی جریان کار و مراحل انجام آن
  2. طراحی مدل داده: تعیین نحوه ذخیره سازی داده های موجود در فرایندها و سیستم ها در دیتابیس
  3. طراحی فرم ها: نحوهء نمایش داده ها به کاربران سیستم
  4. طراحی قوانین تجاری: تعیین شروط، قوانین و تصمیم گیری های کسب و کار جهت خودکار انجام شدن توسط سیستم
  5. تعریف مجریان فرآیند: تعیین اشخاص برای انجام هر مرحله از فرآیند
  6. یکپارچه سازی: برقراری ارتباط با سایر نرم افزارها و فرآیندهای سازمان جهت تبادل داده ها در مراحل مختلف به طور ساختار یافته

 

به طور خلاصه شما می توانید به کمک BPMS کارهای زیر را انجام دهید:

  • تولید نرم افزارهای تخصصی مورد نیاز شرکت توسط خودش با صرف ۳۰% زمان و هزینه معمول تولید نرم افزار
  • یکپارچه سازی تمام نرم افزارهای سازمان به طور ساخت یافته
  • مدیریت فرایند های سازمان(BPM) به صورت مکانیزه
  • افزایش بلوغ فرایندی و سیستمی در سازمان جهت تهیه راهکارهای ERP
  • الکترونیکی شدن تمام فرم ها و گردش کارهای ساده و پیچیده سازمان

در پایان لینک برخی از مقایسات کاربردی نرم افزار BPMS  با سایر نرم افزارها ارائه می گردد:

BPMS و ERP

SharePoint و BPMS

BPMS و اتوماسیون اداری

مقایسه BPMS و اتوماسیون اداری

هدف این مقاله یاری رساندن به آن دسته از مدیرانی است که می خواهند بین خرید اتوماسیون اداری و BPMS تصمیم گیری کنند. قبل از شروع هر چیزی بهتر است تعریف مختصری از موارد مطرح در این حوزه داشته باشیم:
• اتوماسیون اداری: راهکاری درباره گردش نامه ها «مکاتبات» داخلی یک سازمان است.
• BPMS: نرم افزاری برای گردش فرم ها براساس فرآیندهای موجود در سازمان می باشد.
حالا این سوال پیش می آید تفاوت نامه با فرم در چیست؟ و معنی فرآیند به چه چیزی اشاره دارد؟
• نامه: ماهیتی غیراستاندارد با قابلیتی بسیار اندک در کنترل و پردازش است. نامه ها محتاج به عامل انسانی برای ادامه گردش خود هستند.
• فُرم: ماهیتی استاندارد با امکاناتی بسیار بالا برای کنترل، پردازش و گزارش گیری است. فرم ها با توجه به هوشمندی ابزار BPMS بطور خودکار پس از تکمیل، به گردش خود ادامه می دهند.
• فرآیند: به گردش کامل یک کار «مثلاً خرید مواد اولیه، تولید محصول، پرداخت حقوق و…» از نقطهء شروع تا پایان آن اشاره دارد.
همین نکتهء ساده به ما گوشزد می کند بحث خودکارسازی سازمان ها از طریق اتوماسیون اداری یک امر غیرممکن است. در این مرحله مهمترین سوال مدیران درباره مفهوم واقعی مکانیزاسیون شکل می گیرد:
• مکانیزاسیون: ناظر بر گردش خودکار و هوشمند فرآیندهای سازمانی از طریق فرم ها می باشد. یعنی اولاً فرآیندها مرحله به مرحله توسط سیستم جلو برود«خودکار است». ثانیاً جایی که فرآیند دچار مشکل می شود توانایی تصمیم گیری و حل مسئله را دارا باشد «هوشمند است». ثالثاً باید دارای بخش هایی باشد که فرآیند توسط عامل انسانی تکمیل می گردد «فُرم دارد».
از مجموع تعاریف بالا به تفاوت بنیادین اتوماسیون های اداری با BPMSها پی می بریم. برخی از این تفاوت ها شامل :
۱. اتوماسیون های اداری مانند BPMSها نمی تواند مانع از انجام کارهای تکراری توسط پرسنل گردد.
۲. نسبت گردش کارهای سازمان توسط اتوماسیون اداری بسیار کندتر از BPMSها می باشد.
۳. BPMSها برخلاف اتوماسیون های اداری قابلیت دریافت اطلاعات، تحلیل و مدیریت بر نرم افزارهای سازمان را دارد.
۴. ارزش افزودهء اقتصادی حاصل از BPMS ده ها برابر یک اتوماسیون اداری است.
۵. BPMS قادر به تولید هر نرم افزاری از جمله اتوماسیون اداری را دارد.
۶. ابزار گزارش گیری اتوماسیون اداری در مقابل تکنولوژی های پیشرفته BPMS مانند Heatmap که قابلیت تشخیص گلوگاه های مشکل ساز سیستم را دارد قابل قیاس نیست.