Bpm

مقایسه ERP و BPMS

گاهی انتخاب بین دو راهکار ERP و BPMS برای مدیران عملی سخت و عذاب آور است. آنها نمی دانند کدام راهکار، مناسب احوال سازمان متبوعشان است. مشاوره های متفاوت و حق به جانب فروشندگان، فضایی بدبینانه برای آنها رقم می زند. توصیه دوستانهء ما به شما، بررسی دوباره مفهوم ERP و BPMS فارغ از هرگونه قضاوت قبلی می باشد:

  • ERP) Enterprise Resource Planning): راهکاری خودکار، یکپارچه و دارای ماژول‌هایی از پیش تعریف شده (آماده) برای تمامی حوزه های سازمانی (برنامه ریزی، تولید، مالی و…) می باشد.

به عبارتی یکپارچه سازی فرآیندها، نرم افزارها و عوامل انسانی درون سازمان، بر اساس تجارب بهترین شرکت های جهان (Best Practices) انجام می گیرد.

نکته حائز اهمیت، از پیش آماده بودن این محصول برای هر صنعت می باشد.

  • BPMS) Business Process Management System): نرم افزاری با تمام قابلیت های ارائه شده توسط ERP است، با این تفاوت که در BPMS بحث Best Practices مطرح نیست. یعنی سازمان ها خودشان اقدام به کاستومایز نمودن نحوه مکانیزاسیون فرآیندها، نرم افزارها و عوامل انسانی می نمایند.

می توان بیان داشت، این نرم افزار یک بستر خالی در اختیار سازمان می گذارد تا ERP موردنظر خود را بسازند.

به نظر می رسد تعاریف ساده فوق، به تنهایی بتواند بخش عظیمی از ابهامات مدیران را رفع نماید. اما کماکان تصمیم گیری برای خرید، امری ساده به نظر نمی رسد. بنابراین بررسی سایر تفاوت های کلیدی این دو نرم افزار حتماً می تواند راهگشای ما باشد:

  1. اعمال تغییرات در فرآیندها (Versioning)، در ERP بسیار هزینه بر و زمانبر است. اما در BPMS این عمل با هزینه و در زمان اندکی صورت می گیرد.
  2. زمان آماده به کار ERP نسبت به BPMS کوتاهتر است (ERP محصولی آماده است اما BPMS باید ساخته شود).
  3. ERP فقط در سازمان های بزرگ و بلوغ یافته جواب می دهد. اما BPMS در ابعاد متوسط و بزرگ و همچنین در هر سطحی از بلوغ سازمانی، پاسخگوی نیازها است.
  4. ریسک استفاده از ERP بسیار بالاتر از BPMS است، زیرا ERP به سازمان شکل جدیدی می دهد که ممکن است مورد پذیرش قرار نگیرد، اما BPMS توسط یا با مشاوره خود سازمان تولید می شود.
  5. بخش هایی از سازمان (مانند وقوع فرآیندهای جدید) ممکن است تحت پوشش ERP قرار نگیرد، در این حالت استفاده از راهکارهای مکمل الزامی است. ولی BPMS چون خود به وسیله سازمان ها کنترل می شود، در نتیجه توسعه سیستم آن به سادگی امکان پذیر است.
  6. و…

در نهایت ذکر قانون‌ کلیدی ۳۰/۷۰ در بحث مدیریت‌ فرآیندهای کسب و کار (BPM) خالی از لطف نیست. این قانون به ما گوشزد می کند، ۷۰ درصد فرآیندهای سازمانی ثابت اند، اما حدود ۳۰ درصد از آنها که عموماً مهم نیز می باشند، دائماً درحال تغییر هستند.

نتیجه گیری کلی 

اگر سازمان بزرگی دارید که هنوز بحث BPM (مدیریت فرآیندهای کسب و کار) در آن به بلوغ نرسیده است، انتخاب راهکار BPMS برای سازمان اجتناب ناپذیر است.

اما اگر سازمانی بزرگ و البته بالغ دارید، ERP بهترین گزینهء شما می باشد. هرچند باتوجه به قانون ۳۰/۷۰  توصیه می شود، برای افزایش انعطاف پذیری ERP و نیز صرفه جویی های اقتصادی و زمانی از BPMS به عنوان یک راهکار مکمل استفاده گردد.

ECM و استراتژی های BPM

آشفتگی ECM و استراتژی های BPM
تنظیم ECM یا اجرای BPM ساده به نظر می رسند. در هر صورت ، شما می خواهید محتوای خود یا فرآیندهای خود را مدیریت کنید. برای حصول این اهداف شما کارشناس استخدام می کنید ، ابزار تهیه می کنید و پروژه ی جدیدی احداث می کنید.

پنج رکن اصلی برای شکست یا موفقیت ECM/BPM تعیین شده است .
با این وجود آیا استراتژی ها با محوریت این ارکان به صورت صحیح عمل می کنند؟
در پایان من احساس می کنم که انتخاب های نادرستی انجام داده ام و ارکان های نادرست را در مرکز استراتژی هایمان قرار داده ام.

بیایید از ارکانی که آشکار هستند شروع کنیم.

تکنولوژی
بسیار معمول می باشد که از تکنولوژی به عنوان یک راه حل برای حل آشفتگی و هرج ومرج استفاده کرد. شاید به جز برخی از موارد همانند انقلابی که اپل با وجود آوردن تاچ به وجود آورد، در بیشتر موارد تکنولوژی تجارت را دنبال می کند اما ممکن است این کار پایان خوشایندی نداشته باشد.به خاطر داشته باشید که تکنولوژی در بسیاری از موارد به کمک شما می آید اما نه در همه موارد. شاید دوباره این سوال را از خود بپرسید که آیا برای انجام برخی از کارها به تکنولوژی احتیاج هست؟ یا فقط برای برخی از کارهای خاص ؟ یا کارهای کلیدی و مهم؟ یا اینکه همه کارها؟

افراد
در این جا مشکل بسیار اساسی وجود دارد ،افراد یا به عبارتی دیگر کاربران کسب و کار و کارکنان فنی. چه آن ها خیلی زیاد باشند چه خیلی کم . زمان آن فرارسیده که ما کار درست را انجام دهیم. از طریق BPM/ECM ما این مشکلات را می توانیم حل و فصل کنیم . برای مردم معمول نیست که هدف قرار بگیرند. حتی غیر قابل توجیه هم نیست که هدف قرار بگیرند . درست به کاربردن راه حل های ECM/BPM به شما این امکان را می دهد که افراد خود را در محدوده ی خاصی مدیریت کنید.

فرآیند
زمانی که یک فرآیند به صورت درست عمل نمی کند ، ما باید این فرآیند را تغییر دهیم و با انجام این کار باعث می شویم که افراد کار خود را به صورت بهتری انجام دهند و مدیران تصیمات درستی را اتخاذ کنند.این که شما همیشه باید مراقب این مسئله باشید که همیشه نیازمند تغییر فرآیندas-is نیستید بسیار حائز اهمیت می باشد. بیشتر اوقات سازمان ها بعد از تغییرات انجام شده در فرآیندها به صورت طبیعی دوباره به شیوه فرآیند قدیمی خود عمل می کنند.اگر به اطراف نگاه کنید شاید به ذهنتان برسد که فرآیند به درستی دارد انجام می گیرد، ممکن است مشکلات در بخش های دیگری باشد.پیاده سازی یک فرآیند در BPM میتواند فرآیند as-is باشد و لزوما هم کاری که شما مجبورید انجام بدهید نیست.

مدیریت
اگر تمام موارد بالا شکست خوردن پس مشخص می شود که مدیریت وسبک مدیریتی دارای مشکل می باشد و شما باید آن را تغیییر دهید. آیا شما مطمئنید که تغییر دادن آن مثبت خواهد بود؟ تغییر ممکن است پایدار باشد ولی هر تغییری دارای پیامد مثبت نمی باشد.اگر آن را (مدیریت) را دموکراتیک ، استبدادی و یا موقعیتی در نظر بگیریم این سبک ممکن است برای کسب و کار شما یکی از بهترین ها باشد.

محتوا
ما در این بخش در مورد مدیریت محتوا صحبت نمی کنیم بلکه در مورد خود محتوا به صورت جداگانه ای به بحث می پردازیم . بسیاری از پیاده سازی های استراتژیک بر روی خود محتوا تمرکز کرده اند . داشتن محتوای خوب به اندازه ادا کردن حق خود محتوا مهم می باشد.اطلاعات زیاد شناور در اکو سیستم سازمان به همان اندازه که اطلاعات کم می تواند آسیب برساند به سازمان می تواند آسیب برساند و باعث آشفتگی سازمان شود.
سیستم های ECM/BPM در این زمینه نیز به کمک می آیند.
زمان هنوز قضاوتی در رابطه با اینکه چه شیوه ها و فرم ها پایدار می مانند نکرده است ، در دنیایی که دیجیتال در آن لحظه به لحظه رشد می کند این موضوع بدون شک بسیار مهم است.
آیا این تکنولوژی ، فرآیند ، مدیریت ، افراد و محتوا ی شماست؟ آینه جادویی پاسخ این سوالتان را نمی تواند به شما بدهد ولی تفکر و تامل درونی پاسخ صادقانه ای به شما خواهد داد.

برای کسب اطلاعات بیشتر در حوزه مدیریت فرایند حتما در دوره های آموزشی مدیریت فرایند BPM شرکت تاران شرکت کنید.

BPMS یا Sharepoint ؟

اگر شما هم جزو کسانی هستید که به دنبال راهکار برای مکانیزاسیون فرایندهای سازمان هستند به احتمال قوی این سوال برایتان پیش آمده که sharepoint و BPMS چه تفاوتی با هم دارند؟ در واقع منشا اصلی این سوال در اینجاست که سیستم های گردش کار و سیستم مدیریت فرایند کسب و کار چه تفاوتی با هم دارند؟

بنابر این مسئله ابتدا به تعریف جریان کار و تفاوت آن با راهکارهای BPM می پردازیم.

جریان کار: به یکسری فعالیت‌ها و وظایفی که طی یکسری مراحل از پیش تعیین شده گویند. که شامل گروه محدودی از افراد و یا نرم‌افزارهای مربوطه می باشد.

ولی

راهکار BPM: یک راهکار ساختار یافته‌­ای از روش­ها، سیاست­ها، معیارها و ابزارهای نرم­ افزاری جهت مدیریت و بهینه ­سازی مستمر فعالیت­ها و فرآیندهای یک سازمان می­باشد.

حال که کمی بیشتر با مفهوم جریان کار و راهکار BPM آشنا شدیم راحتتر میتوایم تفاوت Sharepoint و BPMS را درک کنیم. به طور خلاصه Sharepoint یک راهکار ساده برای مکانیزه کردن  فرایندهای ساده از جمله منابع انسانیست و نمی تواند به خوبی ارتباط بین فرایندهای دپارتمان‌های مختلف را برقرار کند اینجاست که یکی از تمایزهای آن با BPMS مشخص میشود چراکه BPMS می تواند به راحتی بین فرایند‌های سازمان در دپارتمان‌های مختلف ارتباط برقرار کند و یک یکپارچگی کامل را برای سازمان به ارمغان آورد.

آیا SharePoint و BPMمی­توانند باهم کار کنند؟

بله. اگر شما تا آلان از SharePoint استفاده میکردید یک نکته‌ی خیلی خوب است و این کار خود به بلوغ سازمان شما برای حرکت به سمت BPM کمک میکند. شما می‌توانید در کنار BPM از SharePoint هم استفاده کنید و کم کم فرایندها و فعالیت‌های خود را از SharePoint به سمت BPM هدایت کنید تا بعد از مدت کوتاهی تمام فرایند‌های کسب و کار سازمان شما روی یک راهکار BPMS واقعی اجرا شود. از فواید این کار می‌توان به یکپارچگی بیشتر سازمان و مدیریت راحتتر و دقیقتر کارهای در یک بستر نرم افزاری اشاره کرد.

پیشنهاد تاران

اگر به‌دنبال یک مکانیزاسیون قوی و یکپارچه برای فرایندهای سازمان خود هستید و قصد حرکت به سمت یک اتوماسیون اداری کامل را دارید اول یا آخر باید به سراغ راهکار BPMS بروید و اگر درحال حاضر از نرم‌افزارهایی از جمله SharePoint استفاده میکند به هیچ وجه به‌طور ناگهانی آنرا با یک راهکار BPM جایگزین نکنید و سعی کنید که به مرور زمان و کم کم فرایندها و فعالیت‌های خود را روی BPMS اجرا کنید تا از مدیریت قویتری در حوزه‌ی فرایند کسب و کار بهره مند شوید.

ابزار مدلسازی فرایند تاران

سرانجام ابزار مدلسازی فرایند کسب و کار آنلاین و رایگان شرکت تاران منتشر شد. این ابزار مدلسازی فرایند از استاندارد

BPMN2.0 استفاده می‌کند و تقریبا به صورت کامل آنرا پشتیبانی میکند.

به کمک این ابزار شما می توانید در هرکجا که هستید به اینترنت متصل شوید و به صورت آنلاین و رایگان فرایند کسب و کار خود را طراحی کنید همچنین در ادامه میتوانید فرایند طراحی شده را دانلود کنید یا فرایندهایی که از قبل طراحی کرده اید را به کمک Drag&Drop آپلود کنید.

این ابزار فقط به منظور مستندسازی و طراحی دیاگرام فرایند کسب و کار طراحی شده و امکان اجرای فرایند در آن وجود ندارد ولی شما می‌توانید به کمک سیستم مدیریت فرایند کسب و کار تاران فرایند طراحی شده‌ی خود را به راحتی اجرا کنید.

امکانات و ویژگی‌های ابزار مدلسازی فرایند تاران:

  • امکان مدلسازی فرایند به صورت آنلاین
  • قابل استفاده با تلفن همراه ویا تبلت
  • محیط کاربری بسیار ساده
  • رایگان
  • پشتیبانی از زبان BPMN2.0

ویژگی‌های سیستم BPMS تاران:

  • تماما تحت وب
  • کاملا یکپارچه
  • محیط کاربری بسیار ساده
  • سرعت بسیار بالا
  • پشتیبانی از زبان BPMN2.0
  • ….

تاران علاوه بر ارائه راهکار مدیریت فرایند کسب و کار ابزارهای دیگری از جمله سامانه مدیریت یکپارچه, اتوماسیون اداری تحت وب, سیستم مدیریت مخاطبین, سامانه مدیریت شعب و هلدینگ و … .ارائه می دهد.

نسخه جدید نرم افزار BPMS تاران

سر انجام پس از چندین ماه تلاش بی وقفه در واحد تحقیق و توسعه شرکت تاران, نرم افزار BPMS جدید شرکت منتشر شد. پایه هسته این نرم افزار بر روی موتور Activiti می باشد و به زبان Java طراحی شده که می‌توان گفت که جزو سریعترین موتورهای BPMS جهان می‌باشد. نسخه جدید موتور مدیریت فرایند شرکت تاران بسیار Developer-friendly می‌باشد بدین شکل که برنامه نویسان و مهندسین کامپیوتر می‌توانند با در اختیار داشتن SDK و مستندات قوی شرکت تاران برای آن افزونه‌های اختصاصی طراحی کنند و آنرا به بدنه اصلی BPMS تاران اضافه کنند.

علاوه بر سرعت بسیار بالای این نرم افزار که از نقاط تمایز آن با دیگر رقیبان می‌باشد, می‌توان به این مسئله توجه کرد که این نرم افزار BPMS تقریبا از تمام تعاریف BPMN2.0 به صورت کاملا استاندارد پشتیبانی می‌کند.

این نرم‌افزار علاوه بر پشتیبانی از مدلساز خود شرکت تاران این امکان را دارد که از دیگر نرم افزارهای مدلسازی بازار نیز پشتیبانی کند از جمله, signavio, camund و… . یکی دیگر از نقاط تمایز این نرم افزار پشتیبانی از زبان‌های استاندارد جهانی از جمله CMMN و DMN برای مدلسازی قواعد کسب و کار میباشد.

در کنار بدنه اصلی BPMS تاران که خود شامل ابزارهای مدیریت و طراحی فرایند, ‌BAM, کارتابل کارها, ابزار فرم ساز Drag&Drop, مدیریت کاربران و اجازه‌های دسترسی و …. می‌باشد. شما می‌توانید از افزونه‌های از پیش طراحی شده تاران از جمله گزارش ساز پیشرفته, نمودار ساز و داشبورد مدیریتی و … بهره مند شوید.

همچنین در صورت تمایل می‌توانید افزونه‌های موجو را شخصی سازی شده سفارش دهید ویا ماژول اختصاصی خود را برای طراحی و ساخت سفارش دهید.

۵ علت شکست پروژه های ERP

پروژه های ERP علیرغم مزایای قابل توجهی که ممکن است برای یک سازمان متوسط و بزرگ به همراه داشته باشند اما اغلب در کسب و کارهای ایرانی از بازدهی کمتری نسبت به سازمان های مشابه خارجی برخوردار هستند. علت اصلی این معضل میزان آمادگی و بلوغ صنایع داخلی برای پذیرش همه جانبه پدیدهء ERP است. لذا باید بدانیم(موارد ۱ و ۲ اصلیترین دلایل هستند):
۱. ERP سازمان را شکل می دهد نه سازمان ERP را، بعبارتی شما مجبورید خودتان را بر اساس ERP تغییر دهید و گاهاً این تغییرات بسیار بزرگ و پر ریسک خواهد بود.
۲. ERP یک راهکار جامع و تقریباً غیرقابل انعطاف بر اساس Best practiceها می باشد. در واقع الگوی بهترین سازمان های جهان برای سازمان جدید اعمال می شود در حالی که امکان دارد سازمان شما در رده ی بهترین سازمان های موجود در جهان نباشد.
۳. تغییر فرآیندها و ایجاد سیستم های جدید مسلتزم صرف هزینه و زمان بالایی است.
۴. هزینه بسیار بالا و مشکل پشتیبانی ERP های خارجی بدلیل تحریم ها. ۵. عدم پاسخگویی نرم افزارهای داخلی به نیازهای پیچیده سازمان ها.

با توجه به علل فوق، وجود یک راهکار کاتالیزور مانند BPMS می تواند به بلوغ نسبی

سازمان ها کمک نموده و با ایجاد تغییرات مرحله به مرحله شرایط پذیرش ERP را مهیا نماید به عبارتی دیگر کارشناسان این حوزه BPMS هارا پلی برای رسیدن به ERP می نامند.
از طرفی سازمان های بالغ هم در پروژه های ERP خود از نرم افزار BPMS استفاده می کنند، زیرا:
می دانند در اغلب سازمان ها ۷۰% فرآیندها بدون تغییر می مانند ولی ۲۰% الی ۳۰% فرآیندهای مهم در تغییرات مداوم هستند.
بنابراین برای جبران این مشکل، ناگزیر به استفاده از BPMS در کنار ERPهای خود هستند تا در کوتاهترین زمان (۱ روز) و با کمترین هزینه، تغییرات سیستماتیک خود را اعمال کنند.
در پایان پس از بررسی مشکلات فوق، توصیه می گردد جهت اجرای موفق یک پروژه پُرهزینه با ابعاد ERP که تمام ساختارهای سازمانی را تحت پوشش قرار می دهد حتماً دربارهء ریسک های احتمالی آن، اطلاعات کافی را جمع آوری نمایید.

 

۵ علت شکست پروژه های BPM/BPR در ایران

ریشه یابی علمی دلایل شکست پروژه های BPR/BPM می تواند کمک شایانی به سازمان ها برای جلوگیری از اتلاف منابع و اجرای کم دردسر مدیریت فرآیندها نماید. شرایط خاص سازمانهای ایرانی و توجه اندک برخی مسئولین به نقش کلیدی این دانش مدیریتی در نهایت باعث تجربه های زیان بار آنها در رسیدن به اهداف خود می شود. شماری از این دلایل شامل:
۱. مسئولین پروژه با اصول مدیریت فرآیندها آشنایی چندانی نداشته باشند.
۲. شناسایی، استخراج و مستند کردن فرآیند ها توسط افراد غیر متخصص انجام گیرد.
۳. یک نرم افزار BPMS واقعی جهت مکانیزه کردن کارها موجود نباشد.
۴. کارشکنی از سوی برخی مجریان فرآیند رخ دهد.
۵. در مرحلهء نظارت بر فرآیندها اهمال و قصور صورت گیرد.
امروزه اکثر مدیران دریافته اند موفقیت هر سازمانی در گروی اجرای موثر فرآیندهای کلیدی مربوطه می باشد. از طرفی ترس از عوامل شکست اینگونه پروژه ها مانع از تصمیم‌گیری قاطعانهء آنها شده است. لذا جهت اجرای پروژه ها با ریسک هرچه کمتر و نظارت دقیق بر آنها، استفاده از یک نرم افزار BPMS واقعی با شرایط زیر را لازم می کند:
۱. فروشندگان نرم افزار، تیمی قوی جهت مشاورهء مرحله به مرحله با مسئول پروژه داشته باشند.
۲. کلاس های آموزشی، جزوات و… تمام ابهامات مجریان پروژه را برطرف کند.
۳. از پشتیبانی قوی و جامعی برخوردار باشد.
۴. ابزارهای دقیق گزارش گیری و نظارت بر فرآیندها را در اختیار مسئولین بگذارد.
۵. از استانداردهای روز جهانی مانند BPMN, CMMN,DMN بهره برده باشد.
بالاترین ارزش افزوده حاصل از پروژه ‌های BPR/BPM علاوه بر شتاب در گردش کارها، تضمین بقای طولانی مدت سازمان ها در محیط به شدت متغیر و رقابتی کسب و کارها می باشد. همچنین دیگر ارگان‌ها اعم از دولتی یا عام المنفعه برای تحقق دولت الکترونیک چاره‌ای جز اعمال مدیریت با شیوه‌های فرآیندی، نخواهند داشت. درواقع مدیریت فرآیندها، آیندهء اجتناب‌ناپذیر همهء مجموعه های پویا و چابک را رقم خواهد زد.

بزرگترین اشتباهات شرکت ها در خرید اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری اشاره به نرم افزارهایی در زمینه خودکارسازی و بهینه سازی رویه‌های جاری سازمان‌ها‌ دارد. اما آنچه به اشتباه در بازار داخلی به عنوان اتوماسیون اداری به فروش می رسد باعث سردرگمی بخش عظیمی از مشتریان شده است، آن ها غالباً نمی دانند که با چه نوع نرم افزارهایی روبرو هستند. بنابراین اگر اتوماسیون اداری مورد نظر:
۱. بیشتر برای نامه نگاری بکار رود.
۲. نتواند با سایر نرم افزارهای سازمانی ارتباط گیرد.
۳. آنقدر هوشمند نباشد که تصمیم گیری کند.
۴. کارهای تکراری پرسنل را انجام ندهد.
۵. سرعت گردش کار را به طور چشم گیر بالا نبرد.
۶. خطای کاربری باعث توقف گردش کارها شود.
۷. توانایی گزارش سازی دلبخواه و مانیتورینگ را نداشته باشد.
۸. خریدار دسترسی به سورس کد برای شخصی سازی نرم افزار را در اختیار ندارد.
۹. و…
بدانید که قرار نیست یک اتوماسیون اداری واقعی بخرید، و آنچه به شما پیشنهاد شده است فقط یک نرم افزار سنتی برای مکاتبات و نامه نگاری ها سازمانی می باشد. تقریباً نیمی از امکانات این نوع نرم افزارها از طریق سیستم های ایمیل در دسترس می باشد. همچنین نقش چندانی در خودکار سازی(هوشمندسازی) سازمان شما نخواهد داشت. حالا اگر نرم افزاری:
۱. فرم ها، فرآیندها و گردش کار را علاوه بر نامه ها مکانیزه کند.
۲. به کلیه نرم افزارهای سازمان متصل شود.
۳. توانایی تصمیم گیری و انتخاب راه میانبر داشته باشد.
۴. کارهای تکراری پرسنل را بطور خودکار انجام دهد.
۵. سرعت انجام کارها را بسیار افزایش دهد.
۶. هوش نرم افزار درصورت خطای کاربر، راهکارهای جایگزین ارائه می دهد.
۷. گزارشات متنوع بر اساس نیاز مدیران قابل ساخت است.
۸. خریدار باتوجه به ویژگی های سازمانش اقدام به شخصی سازی نرم افزار می کند.
۹. و…
با اطمینان کامل خرید را انجام دهید. این محصول یک اتوماسیون اداری واقعی است که می تواند با ویژگی های خود راندمان سازمان را دچار تحول کند.:
راهکارهای اتوماسیون اداری واقعی که مناسب دو گروه شرکت های کوچک و بزرگ می باشند به صورت تفکیک شده در زیر آمده است:
۱. راهکار مناسب شرکت های ۱۰ الی ۱۰۰ نفره (کوچک): با توجه به حجم پایین و سادهء فرآیندهای جاری، سیستم های گردش کار عموماً پاسخگوی نیازهای موجود خواهد بود مثل SharePoint.
۲. راهکار مناسب شرکت های ۱۰۰ الی ۱۰۰۰۰ نفره (متوسط و بزرگ): با توجه به حجم بالا، پیچیده و متغیر فرآیندهای سازمانی، راهکاری به جز BPMS (سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار) نمی تواند جوابگوی نیاز شرکت ها در این ابعاد باشد.

BPMS چیست؟

BPMS نرم افزاری است که با در اختیار قراردادن یک محیط گرافیکی شما را قادر می سازد با کمترین دانش برنامه نویسی اقدام به مکانیزاسیون، یکپارچگی و بهبود فرآیندهای جاری سازمان خود نمایید. به عبارتی BPMS ابزاری برای تولید نرم افزارهای اختصاصی یک شرکت توسط خودش می باشد.

سازمان ها در گذشته به دلیل تعداد زیاد نرم افزارهای کاربردی خود دچار معضل سیستم های جزیره ای می شدند. با گذشت زمان و شکل گیری ایدهء نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS)، متخصصان پی بردند می توان با صرف هزینه و زمان بسیار کم اقدام به تولید سیستمی یکپارچه از تمامی نرم افزارها موجود سازمان بنمایند.

ارزش های افزودهء حاصل از BPMS های واقعی باعث شده که هیچ سازمانی نتواند به سادگی از آن چشم پوشی کند:

  1. نرم افزاری برای تولید کم هزینه نرم افزارهای اختصاصی مورد نیاز، توسط خود شرکت
  2. خودکارسازی انجام فرآیندها بر اساس قوانین تجاری
  3. مکانیزاسیون و حذف وظایف تکراری پرسنل
  4. اخذ تصمیمات هوشمندانه بصورت مکانیزه
  5. نظارت بر عملکرد پرسنل و جریان کارها
  6. اتصال یکپارچه و امکان مدیریت بر کلیه نرم افزارهای سازمان
  7. گزارشگیری پیشرفته و شناسایی گلگوگاه های مشکل آفرین در فرایندها
  8. افزایش سرعت گردش کار و در طبع آن افزایش رضایت مشتریان و پرسنل
  9. قابلیت به روزرسانی و ایجاد فرآیندهای جدید در کمترین زمان
  10. حذف کاغذ و هزینه های بایگانی متعاقب آن
  11. و…

هر پروژه BPMS دارای مراحل شش گانه ای است که از طریق متخصصان تحلیل گر و IT و عموماً به کمک مشاوران شرکت های تولید کنندهء نرم افزار پیاده سازی می شود :

  1. طراحی مدل فرآیند : طراحی گرافیکی جریان کار و مراحل انجام آن
  2. طراحی مدل داده: تعیین نحوه ذخیره سازی داده های موجود در فرایندها و سیستم ها در دیتابیس
  3. طراحی فرم ها: نحوهء نمایش داده ها به کاربران سیستم
  4. طراحی قوانین تجاری: تعیین شروط، قوانین و تصمیم گیری های کسب و کار جهت خودکار انجام شدن توسط سیستم
  5. تعریف مجریان فرآیند: تعیین اشخاص برای انجام هر مرحله از فرآیند
  6. یکپارچه سازی: برقراری ارتباط با سایر نرم افزارها و فرآیندهای سازمان جهت تبادل داده ها در مراحل مختلف به طور ساختار یافته

 

به طور خلاصه شما می توانید به کمک BPMS کارهای زیر را انجام دهید:

  • تولید نرم افزارهای تخصصی مورد نیاز شرکت توسط خودش با صرف ۳۰% زمان و هزینه معمول تولید نرم افزار
  • یکپارچه سازی تمام نرم افزارهای سازمان به طور ساخت یافته
  • مدیریت فرایند های سازمان(BPM) به صورت مکانیزه
  • افزایش بلوغ فرایندی و سیستمی در سازمان جهت تهیه راهکارهای ERP
  • الکترونیکی شدن تمام فرم ها و گردش کارهای ساده و پیچیده سازمان

در پایان لینک برخی از مقایسات کاربردی نرم افزار BPMS  با سایر نرم افزارها ارائه می گردد:

BPMS و ERP

SharePoint و BPMS

BPMS و اتوماسیون اداری

مقایسه BPMS و SharePoint

بهترین توصیه به سازمان هایی که قصد خرید یک نرم افزار برای سامان بخشیدن به گردش های کاری خود دارند، توجه به دو نکته کلیدی می باشد:

  • توجه به ابعاد سازمانی: تعیین اسکوپ سازمان (کوچک، متوسط، بزرگ)
  • میزان بلوغ سازمانی: مقدار نفوذ و زیرساخت های یک سازمان برای مدیریت فرآیندها

پس از پاسخگویی به دو سوال بالا نوبت به انتخاب راهکار مناسب می شود. یعنی اگر :

  • سازمان بزرگ/ بلوغ بالا: خرید ERP در کنار BPMS
  • سازمان بزرگ/ بلوغ پایین: خرید BPMS و سپس ERP
  • سازمان متوسط/ بلوغ بالا: خرید BPMS
  • سازمان متوسط/ بلوغ پایین: خرید BPMS
  • سازمان کوچک/ بلوغ بالا: خرید SharePoint
  • سازمان کوچک/ بلوغ پایین: خرید SharePoint

البته مدیران در انتخاب نهایی محصول باید به موارد اختلاف هریک از نرم افزارم ها توجه کافی نمایند، زیرا یک اشتباه ساده در انتخاب نرم افزار باعث تحمیل هزینه های مالی و زمانی جبران ناپذیری خواهد شد. در ادامه به مقایسه BPMS و SharePoint خواهیم پرداخت:

  1. SharePoint بر خلاف BPMS توانایی انجام کارهای تکراری پرسنل را ندارند.
  2. ارتباط با سایر نرم افزارهای سازمانی توسط SharePoint نسبت به BPMS بسیار ضعیف تر است.
  3. Versioning(یا امکان تغییرات جدید در فرآیند) فقط در BPMS وجود دارد.
  4. خدمات SharePoint در حد ارجاعات ساده (تک مرحله ای) است، اما ارجاعات در BPMS از شرایط بسیار پیچیده و چند مرحله ای بر اساس قوانین کسب و کار می باشد.
  5. ذخیره سازی اطلاعات در SharePoint از ساختاریافتگی برخوردار نبوده و درنتیجه گزارش گیری از آن درحد آماتور باقی می‌ماند. اما ذخیرهء مهندسی شده اطلاعات در BPMS، موجب استخراج بسیار حرفه ای گزارش و داده کاوی پیشرفته برای مدیران سازمان می شود.
  6. سطح استقلال خریدار در SharePoint با توجه به رویکرد انحصار طلبانهء مایکروسافت بسیار پایین می باشد. در حالیکه این رابطه در BPMS با توجه به سیاست سرویس گرای آن، بسیار بالا است.
  7. و….

نتیجه گیری:

اگر سازمان شما از ابعاد کوچکی برخوردار است، توصیه می گردد باتوجه به گردش های کاری نسبتاً ساده ای که دارد و البته صرفهء اقتصادی پیشرو، از نرم افزار SharePoint برای خودکارسازی فرآیندها استفاده نمایید. از طرفی اگر ابعاد سازمانی درحد متوسط یا بزرگ باشد، راهکار نرم افزاری BPMS در تمام سطوح بلوغ سازمانی کاربرد گسترده ای خواهد داشت.