نرم افزار Bpms

داستان موفقیت تهران لایی

شرکت تهران لایی یکی از بزرگترین مجموعه های تولید پشم شیشه در ایران می باشد. مجموعه کارخانه های این شرکت در شهرک صنعتی صفادشت مستقر می باشد.  تهران لایی پس اعلام نیاز خود نسبت به برنامه های BPMS و اتوماسیون اداری به شرکت تاران, تاران سه دوره جلسه توجیهی برای آشنایی تهران لایی با سامانه های یکپارچه مدیریت از جمله اتوماسیون اداری و BPMS را در محل سازمان آنها برگذار کرد.
شرکت تاران با ارائه مطالبی در حوزه ی BPM, مدیریت فرایندهای کسب و کار, نرم افزار مدیریت فرایند کسب وکار و اتوماسیون های اداری شرکت تهران لایی را نسبت به بازار موجود برای این محصولات آشنا کرد.
پس بررسی هایی شرکت تهران لایی روی محصولات موجود در بازار انجام داد در نهایت نرم افزار BPMS تاران و اتوماسیون اداری تاران را برای استفاده در مجموعه ی خود استفاده کردند.
به گفته ی جناب مهندس خسروی مدیر انفورماتیک شرکت تهران لایی, محصولات تاران با دیگر محصولات موجود در بازار بسیار متفاوت است و محیط کاربری آن بر خلاف دیگر رقیبان بسیار ساده بوده و با کمترین آموزش امکان استفاده از این نرم افزار وجود دارد. از جمله دلایلی که ما تاران را برای الکترونیکی کردن سازمان انتخاب کردیم:
– خدمات پس از فروش و همراهی شرکت برای استفاده درست از BPMS تاران
– محیط کاربری بسیار ساده و متفاوت
– تماما ایرانی بودن محصولات شرکت
–  سرعت بسیار بالا و یکپارچگی فوق العاده محصول
– ….

اتوماسیون اداری به سبک تاران

سازمان خود را با تاران مکانیزه کنید

سامانه مدیریت یکپارچه تاران تمامی نیاز های شما را به نرم افزارهایی از جمله  CRM, ‌BPMSاتوماسیون اداری و … برطرف می کند. در این سامانه تمامی ابزارهای مورد نیاز برای مکانیزه سازی سازمان وجود دارد همچنین تاران سعی داشته تا بتواند این نرم افزارهای اداری را به ساده ترین شکل ممکن طراحی کند تا کاربر بتواند بدون هیچ مشکلی از آن استفاده کند.
این ابزار بسیار پیشرفته به شکلی قیمت گذاری شده تا حتی شرکت های کوچک (بین ۵ تا ۳۰ نفر) هم بتوانند به راحتی آنرا تهیه کنند و از آن برای مدیریت کسب و کار خود استفاده کنند.

اتوماسیون اداری به سبک تاران چه سودی دارد؟

  • بهره مندی از سیستم مدیریت مشتریان CRM بسیار پیشرفته
  • خودکار شدن تمام گردش های کاری سازمان ازجمله مرخصی, درخواست کالا و تمام گردش های کاری تخصصی کسب و کار شما
  • پیگیری و پایش کارها با کامپیوتر, تبلت و یا تلفن همراه خود
  • افزایش سرعت انجام کارها تا ۷۰%
  • کاهش استفاده از کاغذ برای فرم ها و نامه ها تا ۸۰%
  • بهره مندی از سیستم نامه نگاری و مکاتبات الکترونیکی تاران
  • گزارش گیری از کارها و فرایندهای سازمان
  • بررسی و ارزیابی کارکرد کارکنان
  • و …

اتوماسیون اداری و سامانه تاران برای شرکت های ۵ تا ۳۰ نفر:

  • بدون نیاز به سرور برای شرکت
  • ارائه سرور مجازی اختصاصی به هر سازمان
  • استفاده از سامانه به صورت اینترنتی در بستر ابر
  • هزینه بسیار کم
  • بهره مندی از پیشرفته ترین ابزارهای مکانیزاسیون سازمان و اتوماسیون اداری با کمترین هزیته
  • کاملا تحت وب
  • و …

 

اتوماسیون اداری و سامانه تاران برای سازمان های بزرگ ۵۰ تا ۱۰۰۰۰ نفر:

  • نصب سامانه روی سرورهای مشتری
  • راه اندازی روی شبکه محلی شرکت
  • بدون نیاز به نصب هیچ گونه نرم افزار روی کامپیوترهای کارکنان
  • تماما تحت وب
  • بهره مندی از سیستم مدیریت فرایند کسب و کار ‌BPMS
  • تمامی ابزار های مدیریت چارت سازمان و منابع انسانی
  • قیمت بسیار مناسب
  • امکان یکپارچگی با دیگر نرم افزارهای سازمان
  • و …

تاران یک راهکار نرم افزاری بسیار پیشرفته است که تمام سازمان ها از کوچک تا بزرگ می توانند از آن استفاده کنند. برای اطلاعات بیشتر و یا دریافت دمو رایگان همین حالا باما تماس بگیرید.

چه سیستم هایی را با BPMS میشود ساخت؟

سیستم‌های نرم افزاری مورد استفاده سازمان‌هارا می توان به دو دسته تقسیم کرد, سیستم‌های فرایند محور و سیستم‌های داده محور. معانی این دو تقریبا از روی اسم آنها قابل درک است اما در ادامه هردو نوع را به طور خلاصه تعریف می کنیم.

سیستم داده محور: نرم افزارها یا سیستم‌هایی به منظور طبقه بندی و نگهداری اطلاعات و داده‌های سازمان طراحی شده اند گویند. چند نمونه از سیستم های داده محور: خزانه, حقوق دست مزد, انبار, مالی و … که اینها معمولا فرایندهای حوزه خود را هم پوشش نمی دهند.

سیستم‌های فرایند محور: به نرم افزارهایی که هدف آنها مکانیزه کردن فرایندها و روال‌های کاری در یک سازمان باشد گویند. در ادامه با یک مثال به توضیح کامل تر تفاوت این دو سیستم می پردازیم.

برای مثال در یک سیستم خزانه داری هدف اصلی صدور چک است اما برای این موضوع یک فرایند در سازمان اجرا میشود تا در نهایت چک صادر شود که ضمن این کار معمولا یک برگه یا فرم تایید شده به واحد خزانه داری ارائه می شود و سپس آنها نیز چک را صادر می کنند.

نکته قابل توجهی که معمولا از چشم سازمان ها به دور می‌ماند این است که اکثر سازمان‌ها فرایندی که منجر به صدور چک می شود را خارج از سیستم و به صورت سنتی انجام می دهند ولی خود صدور چک را در سیستم ثبت می کنند یعنی دارند فقط از سیستم داده محور در سازمان خود استفاده میکنند.

توجه داشته باشید انجام فرایندها در قالب اتوماسیون اداری یا ارسال آنها به صورت نامه نیز روش سنتی محسوب می‌شود چراکه استفاده از قالب نامه امکاناتی از قبیل گزارش‌گیری و پایش از کارهارا از شما می گیرد و در بلند مدت ضررهایی را نیز برای سازمان به همراه خواهد داشت.

زیر ساختی که در حال حاضر برای مکانیزه کردن فرایندها استفاده می شود ‌BPMS میباشد که در گذشته از نرم افزارهای گردش کار استفاده میشد. اکثرا سازمان‌ها گمان میکنند که با داشتن چند سیستم اطلاعاتی خوب دیگر نیازی به سسیتم‌های فرایندی نخواند داشت که قابل توجه است که این کار فقط از مراحل اولیه مکانیزاسیون سازمان می‌باشد.

حال سوال اینجاست که آیا با BPMS میتوان سیستم‌های اطلاعاتی مثل مالی یا حقوق دست مزد را تولید کرد؟

پاسخ این سوال در عمل خیر است چراکه هدف و رسالت طراحی سیستم مدیریت فرایند کسب و کار یا BPMS مکانیزه کردن فرایندها و گردش‌های کاری در سازمان است و رویکردی فرایندی دارد و هیچ راهکاری در آن برای پیاده سازی سیستم‌های داده محور تعبیه نشده است.

پیشنهاد تاران برای مکانیزاسیون سازمان شما اسفاده از سیستم‌های اطلاعاتی خوب در کنار یک BPMS واقعی می‌باشد که استفاده از BPMS علاوه بر مکانیزه‌ کردن فرایندهای شما منجر به یکپارچه شدن سیستم‌های اطلاعاتی شما و داده‌های شما نیز میشود.

نسخه جدید نرم افزار BPMS تاران

سر انجام پس از چندین ماه تلاش بی وقفه در واحد تحقیق و توسعه شرکت تاران, نرم افزار BPMS جدید شرکت منتشر شد. پایه هسته این نرم افزار بر روی موتور Activiti می باشد و به زبان Java طراحی شده که می‌توان گفت که جزو سریعترین موتورهای BPMS جهان می‌باشد. نسخه جدید موتور مدیریت فرایند شرکت تاران بسیار Developer-friendly می‌باشد بدین شکل که برنامه نویسان و مهندسین کامپیوتر می‌توانند با در اختیار داشتن SDK و مستندات قوی شرکت تاران برای آن افزونه‌های اختصاصی طراحی کنند و آنرا به بدنه اصلی BPMS تاران اضافه کنند.

علاوه بر سرعت بسیار بالای این نرم افزار که از نقاط تمایز آن با دیگر رقیبان می‌باشد, می‌توان به این مسئله توجه کرد که این نرم افزار BPMS تقریبا از تمام تعاریف BPMN2.0 به صورت کاملا استاندارد پشتیبانی می‌کند.

این نرم‌افزار علاوه بر پشتیبانی از مدلساز خود شرکت تاران این امکان را دارد که از دیگر نرم افزارهای مدلسازی بازار نیز پشتیبانی کند از جمله, signavio, camund و… . یکی دیگر از نقاط تمایز این نرم افزار پشتیبانی از زبان‌های استاندارد جهانی از جمله CMMN و DMN برای مدلسازی قواعد کسب و کار میباشد.

در کنار بدنه اصلی BPMS تاران که خود شامل ابزارهای مدیریت و طراحی فرایند, ‌BAM, کارتابل کارها, ابزار فرم ساز Drag&Drop, مدیریت کاربران و اجازه‌های دسترسی و …. می‌باشد. شما می‌توانید از افزونه‌های از پیش طراحی شده تاران از جمله گزارش ساز پیشرفته, نمودار ساز و داشبورد مدیریتی و … بهره مند شوید.

همچنین در صورت تمایل می‌توانید افزونه‌های موجو را شخصی سازی شده سفارش دهید ویا ماژول اختصاصی خود را برای طراحی و ساخت سفارش دهید.

مقایسه BPMS و اتوماسیون اداری

هدف این مقاله یاری رساندن به آن دسته از مدیرانی است که می خواهند بین خرید اتوماسیون اداری و BPMS تصمیم گیری کنند. قبل از شروع هر چیزی بهتر است تعریف مختصری از موارد مطرح در این حوزه داشته باشیم:
• اتوماسیون اداری: راهکاری درباره گردش نامه ها «مکاتبات» داخلی یک سازمان است.
• BPMS: نرم افزاری برای گردش فرم ها براساس فرآیندهای موجود در سازمان می باشد.
حالا این سوال پیش می آید تفاوت نامه با فرم در چیست؟ و معنی فرآیند به چه چیزی اشاره دارد؟
• نامه: ماهیتی غیراستاندارد با قابلیتی بسیار اندک در کنترل و پردازش است. نامه ها محتاج به عامل انسانی برای ادامه گردش خود هستند.
• فُرم: ماهیتی استاندارد با امکاناتی بسیار بالا برای کنترل، پردازش و گزارش گیری است. فرم ها با توجه به هوشمندی ابزار BPMS بطور خودکار پس از تکمیل، به گردش خود ادامه می دهند.
• فرآیند: به گردش کامل یک کار «مثلاً خرید مواد اولیه، تولید محصول، پرداخت حقوق و…» از نقطهء شروع تا پایان آن اشاره دارد.
همین نکتهء ساده به ما گوشزد می کند بحث خودکارسازی سازمان ها از طریق اتوماسیون اداری یک امر غیرممکن است. در این مرحله مهمترین سوال مدیران درباره مفهوم واقعی مکانیزاسیون شکل می گیرد:
• مکانیزاسیون: ناظر بر گردش خودکار و هوشمند فرآیندهای سازمانی از طریق فرم ها می باشد. یعنی اولاً فرآیندها مرحله به مرحله توسط سیستم جلو برود«خودکار است». ثانیاً جایی که فرآیند دچار مشکل می شود توانایی تصمیم گیری و حل مسئله را دارا باشد «هوشمند است». ثالثاً باید دارای بخش هایی باشد که فرآیند توسط عامل انسانی تکمیل می گردد «فُرم دارد».
از مجموع تعاریف بالا به تفاوت بنیادین اتوماسیون های اداری با BPMSها پی می بریم. برخی از این تفاوت ها شامل :
۱. اتوماسیون های اداری مانند BPMSها نمی تواند مانع از انجام کارهای تکراری توسط پرسنل گردد.
۲. نسبت گردش کارهای سازمان توسط اتوماسیون اداری بسیار کندتر از BPMSها می باشد.
۳. BPMSها برخلاف اتوماسیون های اداری قابلیت دریافت اطلاعات، تحلیل و مدیریت بر نرم افزارهای سازمان را دارد.
۴. ارزش افزودهء اقتصادی حاصل از BPMS ده ها برابر یک اتوماسیون اداری است.
۵. BPMS قادر به تولید هر نرم افزاری از جمله اتوماسیون اداری را دارد.
۶. ابزار گزارش گیری اتوماسیون اداری در مقابل تکنولوژی های پیشرفته BPMS مانند Heatmap که قابلیت تشخیص گلوگاه های مشکل ساز سیستم را دارد قابل قیاس نیست.

مقایسه BPMS و SharePoint

بهترین توصیه به سازمان هایی که قصد خرید یک نرم افزار برای سامان بخشیدن به گردش های کاری خود دارند، توجه به دو نکته کلیدی می باشد:

  • توجه به ابعاد سازمانی: تعیین اسکوپ سازمان (کوچک، متوسط، بزرگ)
  • میزان بلوغ سازمانی: مقدار نفوذ و زیرساخت های یک سازمان برای مدیریت فرآیندها

پس از پاسخگویی به دو سوال بالا نوبت به انتخاب راهکار مناسب می شود. یعنی اگر :

  • سازمان بزرگ/ بلوغ بالا: خرید ERP در کنار BPMS
  • سازمان بزرگ/ بلوغ پایین: خرید BPMS و سپس ERP
  • سازمان متوسط/ بلوغ بالا: خرید BPMS
  • سازمان متوسط/ بلوغ پایین: خرید BPMS
  • سازمان کوچک/ بلوغ بالا: خرید SharePoint
  • سازمان کوچک/ بلوغ پایین: خرید SharePoint

البته مدیران در انتخاب نهایی محصول باید به موارد اختلاف هریک از نرم افزارم ها توجه کافی نمایند، زیرا یک اشتباه ساده در انتخاب نرم افزار باعث تحمیل هزینه های مالی و زمانی جبران ناپذیری خواهد شد. در ادامه به مقایسه BPMS و SharePoint خواهیم پرداخت:

  1. SharePoint بر خلاف BPMS توانایی انجام کارهای تکراری پرسنل را ندارند.
  2. ارتباط با سایر نرم افزارهای سازمانی توسط SharePoint نسبت به BPMS بسیار ضعیف تر است.
  3. Versioning(یا امکان تغییرات جدید در فرآیند) فقط در BPMS وجود دارد.
  4. خدمات SharePoint در حد ارجاعات ساده (تک مرحله ای) است، اما ارجاعات در BPMS از شرایط بسیار پیچیده و چند مرحله ای بر اساس قوانین کسب و کار می باشد.
  5. ذخیره سازی اطلاعات در SharePoint از ساختاریافتگی برخوردار نبوده و درنتیجه گزارش گیری از آن درحد آماتور باقی می‌ماند. اما ذخیرهء مهندسی شده اطلاعات در BPMS، موجب استخراج بسیار حرفه ای گزارش و داده کاوی پیشرفته برای مدیران سازمان می شود.
  6. سطح استقلال خریدار در SharePoint با توجه به رویکرد انحصار طلبانهء مایکروسافت بسیار پایین می باشد. در حالیکه این رابطه در BPMS با توجه به سیاست سرویس گرای آن، بسیار بالا است.
  7. و….

نتیجه گیری:

اگر سازمان شما از ابعاد کوچکی برخوردار است، توصیه می گردد باتوجه به گردش های کاری نسبتاً ساده ای که دارد و البته صرفهء اقتصادی پیشرو، از نرم افزار SharePoint برای خودکارسازی فرآیندها استفاده نمایید. از طرفی اگر ابعاد سازمانی درحد متوسط یا بزرگ باشد، راهکار نرم افزاری BPMS در تمام سطوح بلوغ سازمانی کاربرد گسترده ای خواهد داشت.

بهترین نرم افزار BPMS چیست؟

همانطور که می دانیم مطمئن ترین روش به ثمر رساندن یک پروژهء مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM)، استفاده از یک راهکار نرم افزاری به نام BPMS است. از طرفی با توجه به تفاوت ساختاری نرم افزارهای BPMS موجود در بازار،   می توان نتیجه گرفت شناخت ویژگی های یک BPMS واقعی شما را در انتخاب بهترین گزینه یاری می رساند:

 

  1. دارای لایسنس واقعی باشد (کرک شده نباشد)

بسیاری از BPMSهای موجود در بازار از طریق کرک نمودن نرم افزارهای مشابه خارجی تولید شده اند که پس از چندی مشتریان با عدم پشتیبانی یا ناتوانی در رفع باگ های سیستم روبرو می شوند.

 

  1. پشتیبانی کامل از استانداردهای برتر جهانی در مدلسازی فرایند CMMN, DMN, BPMN2.0

استفاده از استانداردهای خودساخته ی شرکت های نرم افزاری در مقابل استفاده از استانداردهایی که ده ها سال کارایی خود را به اثبات رسانده اند (از جمله BPMN و DMN)بی شک جای تأمل بیشتری دارد.

 

  1. توانایی تصمیم گیری بر اساس قوانین تجاری پیچیده را دارا باشد

BPMSهای واقعی توانایی تصمیم گیری بر اساس چند پارامتر همزمان و پیچیده و برقراری ارتباط با چند نرم افزار مرتبط باهم را دارند (مثلاً کسر حقوق یک کارمند، باتوجه به چند پارامتر همزمان و با استفاده از داده های سیستم حضور و غیاب، حقوق و دستمزد، مالی و…).

 

  1. به طور خودکار گلوگاه های مشکل ساز در فرآیند را تشخیص دهد

توانایی تشخیص بخش های مشکل ساز هر فرآیند و امکان ارائه گزارشات BAM به مدیران که در اصلاح و بهبود فرآیندها کمک می کند.

 

  1. از قابلیت بالای Versioning برای تغییر در فرآیندها برخوردار است

Versioning در BPMSها اشاره به توانایی اصلاح یا تعریف فرآیندهای جدید در سیستم دارد. یعنی در نرم افزارهای واقعی برای تغییر و بهبود فرآیندها دچار دردسر نمی شود.

 

  1. به مکانیزاسیون و حذف کارهای تکراری پرسنل یاری رساند

بسیاری از امور در طول انجام یک فرآیند تکرار می شوند، که هم باعث هدر رفتن منابع سازمان و هم نارضایتی مجریان فرآیند می شود(برای مثال وظیفه ی ثبت سند مالی در نرم افزار حسابداری پس از تایید مدیر مالی که توسط کارشناس حسابداری انجام می شود می تواند مکانیزه شود).

 

  1. یکپارچه ساز نرم افزارهای جاری سازمان و پشتیبانی از معماری SOA.

 

  1. ابزار پیشرفته ای برای گزارشدهی بر اساس انواع شاخص ها (KPI) را در اختیار بگذارد.