نرم افزار BPM

۱۰ مزیت استفاده از BPMS

۱۰ مزیت پیاده سازی BPM:

آیا فرآیندهای ثابت شما پاسخگوی نیازمندی ها و خواسته های بازار است؟
آیا شما با فرآیندهای زیادی سرو کار دارید و هیچ کدام به صورت درست پیش نمی رود؟
آیا شما نیازمند کوتاه تر شدن فرآیند تولید و ارایه هر چه سریع تر محصول به بازار هستید؟
آیا کارمندان و مشتریان شما اطلاعات کمی نسبت به این که چگونه با فرایندهای کلیدی کار کنند ، دارند؟
آیا مدیر با نبود اطلاعات در مورد فرایندها و چگونگی تصمیم براساس فرآیندها مواجه می باشد؟

اگر پاسخ شما به سوالات بالا بله می باشد پس باید نسبت به BPM بررسی دقیق تری انجام دهید.

در سناریوی فعلی جهانی سازمان در هر شکل و اندازه ای با رقابت های شدیدی مواجه هستند. برای اینکه سازمان توان رقابتی خود را حفظ کنند و همچنین سیر صعودی خود را در بازارهای جهانی پیش ببرندد و بهره وری خود را افزایش دهند باید از مدیریت فرآیند کسب و کار BPM استفاده کنند.
این نکته در مورد BPM بسیار حائز اهمیت می باشد که BPM ترکیبی از اقدامات روش محور برای به جلو بردن ارزش سازمانی از طریق بهبود فرآیند است.
آن می تواند به سادگی تعریف یک فرآیند نامشخص ویا مشاهده مستمر به فضاهای بهبود یافته و تغییر یافته باشد و یا می تواند به پیچیدگی کامل کردن فرآیند کسب و کار مهندسی مجدد سرمایه گذاری باشد .

با صرف نظر از اینکه دیدگاه شما چیست در این مقاله که فواید بسیاری در مورد BPM گفته شده است ما به بررسی بخشی از فواید آن می پردازیم.

۱- مهارت
سازمان ها به صورت مداوم با نیاز به تغییر مواجه هستند . ممکن است این تغییرات به خاطر تغییر قانون ، تقاضای بازار یا ظهور شیوه های جدید کار باشد. یکی از ویژگی های کلیدی BPM این است که با توجه به فرآیند ، طراحی فرآیند می تواند انعطاف پذیر باشد. با استفاده از BPM شما می توانید با کم ترین هزینه تغییرات لازمه را برای یک فرآیند ایجاد کنید.شما می توانید متناسب با نیاز سازمان ،فرآیندها را ایجاد کنید.

۲- بهره وری و سودمندی
با BPM شما میتوانید اتوماسیون بسیاری از عناصر تکراری را در گردش های منظم تسهیل کنید. با حذف تنگناها ، تعریف فرآیندهای موازی و حذف مراحل زائد در BPM شما می توانید فرآیندها را بهبود ببخشید.
این بهبود بخشیدن ها به کارکنان اجازه خواهد داد تا زمان بیشتری را صرف فعالیت های دیگر بکنند تا زمانی که عملکرد های اصلی به کار گرفته شود. این به معنی بهره وری و کاهش اضافات است.

۳- کارایی و کاهش خطرات
دیدی که فرآیندهای تجاری به ما می دهد این امکان را به ما می دهد تا برروی ناکارآمدی ها در فرآیندها توجه کنیم. از آنجاییکه BPM به سازمان ها این فرصت را می دهد که به صورت کار آمد تری کار کنند ، سازمان ها می توانند منافع خود را بیشتر حفظ کنند. همچنین با طراحی یک BPM خوب طراحی شده می توانیم فرآیند را اجرا ، نظارت و خطر تقلب را کاهش دهیم.

۴-پذیرش و شفافیت
سازمان ها نیازمند همگام سازی خود با قوانین صنعتی هستند. BPM این اطمینان را به سازمان ها می دهد که می توانند با سرعت بسیار بالا با التزامات قانونی هماهنگ شوند و آن هارا پیاده سازی کنند به همین دلیل از تاخیر انطباق و جریمه جلوگیری می کنند.

زمانی که شما خود را هماهنگ می کنید می توانید دقیقا با چرخه کار پیش بروید . هم چنین اینه بدین معنی است که فرآیندهای سازمانی برای کارمندان و کارکنان قابل مشاهده است.

۵- رضایت کارکنان
مدیریت فرایند کسب و کار خط قرمزهای زیادی را حذف می کند و به کارکنان اجازه می دهد تا به صورت صد در صدی بر روی کار خود تمرکز کنند تا اینکه اتوماسیون کارهای تکراری زیادی را حذف کند و دسترسی به اطلاعات را آسان تر کند . این به نوبه خود باعث افزایش بهره وری و نیروی کار شاد تر می شود.

۶-تمرکز بر مشتری
با فرآیندهای کم حجم و افزایش بهره وری کارمندان راحت تر می توانند بر روی مشتری تمرکز کنند . در اینجا نیاز به افزایش ظرفیت جهت پاسخگویی سریع تر به پیشنهادها وجود خواهد داشت هم چنین نیازمندی به ایجاد راه حل های سریع تر و همگام سازی سریع ترنیز احساس می شود.BPM همپنین با به هم پیوستن افراد و تکنولوژی در یک مسیر باعث افزایش رضایتمندی مشتری می شود.با BPM کارکنان قادر به تمرکز بر روی فعالیت هایی هستند که باعث ارائه نتایج مناسب تر برای مشتریان و سهامداران می شوند.

۷-سازگاری ، تکرار، انتقال
با BPM هرکار همانطوری که طراحی و برنامه ریزی شده انجام می شود مشکلات یکسان یکجا معرفی می شوند و دیگر نیازی به تولید دوباره چرخه نمی باشد حتی اگر نقش آن تغییر کند.شرایط استثنایی و پاسخ ها را هم حتی با BPM به وضوح می توان مشخص کرد و با BPM از این می توان اطمینان داشت که آنها به طور یکسان کنترل می شوند.

۸-پایداری
فرآیندهای کسب وکار به طور مستمر خود را با تغییرات سازمانی هماهنگ می کنند تا نتایج مورد انتظار را ارائه دهند . این هماهنگ سازی توسط BPM صورت می گیرد در زمانی که کنترل و یا نطارت مدیریتی انجام می شود.

۹- اندازه گیری
تمامی فرآیندها در پایان برای مقایسه می تواند مورد اندازه گیری قرار بگیرد. این کار باعث مدیریت بهتر فرآیندها و افراد می شود.
زمانی که با تکنولوژی مورد استفاده قرار می گیرد شرایط گزارش و ابزارهای آنالیزی را برای تصمیم گیری های اجرایی فراهم می کند
با BPMS شما می توانید فرآیندهای اجرایی و کمیت های آن و چگونگی کار فرآیندها در کمک کردن به سازمان ها برای بهینه سازی گردش کار را به دست آورید.

۱۰-یکپارچه سازی فناوری
BPM پل ارتباطی کاربران کسب و کار فناوری اطلاعات است، هدف از استفاده ی BPM تمرکز بر روی نرم افزار نیست بلکه بر روی فرآیندهایی می باشد که دارای برنامه های کاربردی هستند.
در این مقاله برخی از مزایای فرایند مدیریت کسب و کار BPM مطرح شد با استفاده از آنها می توان یک سازمان را برجسته کرد.
BPM به معنای یک نرم افزار کاربردی یا گروهی که در سازمان فعالیت می کنند نیست بلکه راهکاری است که اطمینان می دهند این ویژگی ها را می توان در سازمان پیاده سازی کرد.

شرکت تاران یکی از بزرگترین شرکت های ارائه دهنده راهکار BPMS در ایران می باشد. شما همچنین می توانید از خدمات مشاوره و آموزش تاران در حوزه ی مدیریت استراتژیک و مدیریت فرایند کسب و کار نیز استفاده کنید. برای اطلاعات بیشتر باما در تماس باشید.

  • businessanalystlearnings.com

BPMS یا Sharepoint ؟

اگر شما هم جزو کسانی هستید که به دنبال راهکار برای مکانیزاسیون فرایندهای سازمان هستند به احتمال قوی این سوال برایتان پیش آمده که sharepoint و BPMS چه تفاوتی با هم دارند؟ در واقع منشا اصلی این سوال در اینجاست که سیستم های گردش کار و سیستم مدیریت فرایند کسب و کار چه تفاوتی با هم دارند؟

بنابر این مسئله ابتدا به تعریف جریان کار و تفاوت آن با راهکارهای BPM می پردازیم.

جریان کار: به یکسری فعالیت‌ها و وظایفی که طی یکسری مراحل از پیش تعیین شده گویند. که شامل گروه محدودی از افراد و یا نرم‌افزارهای مربوطه می باشد.

ولی

راهکار BPM: یک راهکار ساختار یافته‌­ای از روش­ها، سیاست­ها، معیارها و ابزارهای نرم­ افزاری جهت مدیریت و بهینه ­سازی مستمر فعالیت­ها و فرآیندهای یک سازمان می­باشد.

حال که کمی بیشتر با مفهوم جریان کار و راهکار BPM آشنا شدیم راحتتر میتوایم تفاوت Sharepoint و BPMS را درک کنیم. به طور خلاصه Sharepoint یک راهکار ساده برای مکانیزه کردن  فرایندهای ساده از جمله منابع انسانیست و نمی تواند به خوبی ارتباط بین فرایندهای دپارتمان‌های مختلف را برقرار کند اینجاست که یکی از تمایزهای آن با BPMS مشخص میشود چراکه BPMS می تواند به راحتی بین فرایند‌های سازمان در دپارتمان‌های مختلف ارتباط برقرار کند و یک یکپارچگی کامل را برای سازمان به ارمغان آورد.

آیا SharePoint و BPMمی­توانند باهم کار کنند؟

بله. اگر شما تا آلان از SharePoint استفاده میکردید یک نکته‌ی خیلی خوب است و این کار خود به بلوغ سازمان شما برای حرکت به سمت BPM کمک میکند. شما می‌توانید در کنار BPM از SharePoint هم استفاده کنید و کم کم فرایندها و فعالیت‌های خود را از SharePoint به سمت BPM هدایت کنید تا بعد از مدت کوتاهی تمام فرایند‌های کسب و کار سازمان شما روی یک راهکار BPMS واقعی اجرا شود. از فواید این کار می‌توان به یکپارچگی بیشتر سازمان و مدیریت راحتتر و دقیقتر کارهای در یک بستر نرم افزاری اشاره کرد.

پیشنهاد تاران

اگر به‌دنبال یک مکانیزاسیون قوی و یکپارچه برای فرایندهای سازمان خود هستید و قصد حرکت به سمت یک اتوماسیون اداری کامل را دارید اول یا آخر باید به سراغ راهکار BPMS بروید و اگر درحال حاضر از نرم‌افزارهایی از جمله SharePoint استفاده میکند به هیچ وجه به‌طور ناگهانی آنرا با یک راهکار BPM جایگزین نکنید و سعی کنید که به مرور زمان و کم کم فرایندها و فعالیت‌های خود را روی BPMS اجرا کنید تا از مدیریت قویتری در حوزه‌ی فرایند کسب و کار بهره مند شوید.

مقایسه BPMS و اتوماسیون اداری

هدف این مقاله یاری رساندن به آن دسته از مدیرانی است که می خواهند بین خرید اتوماسیون اداری و BPMS تصمیم گیری کنند. قبل از شروع هر چیزی بهتر است تعریف مختصری از موارد مطرح در این حوزه داشته باشیم:
• اتوماسیون اداری: راهکاری درباره گردش نامه ها «مکاتبات» داخلی یک سازمان است.
• BPMS: نرم افزاری برای گردش فرم ها براساس فرآیندهای موجود در سازمان می باشد.
حالا این سوال پیش می آید تفاوت نامه با فرم در چیست؟ و معنی فرآیند به چه چیزی اشاره دارد؟
• نامه: ماهیتی غیراستاندارد با قابلیتی بسیار اندک در کنترل و پردازش است. نامه ها محتاج به عامل انسانی برای ادامه گردش خود هستند.
• فُرم: ماهیتی استاندارد با امکاناتی بسیار بالا برای کنترل، پردازش و گزارش گیری است. فرم ها با توجه به هوشمندی ابزار BPMS بطور خودکار پس از تکمیل، به گردش خود ادامه می دهند.
• فرآیند: به گردش کامل یک کار «مثلاً خرید مواد اولیه، تولید محصول، پرداخت حقوق و…» از نقطهء شروع تا پایان آن اشاره دارد.
همین نکتهء ساده به ما گوشزد می کند بحث خودکارسازی سازمان ها از طریق اتوماسیون اداری یک امر غیرممکن است. در این مرحله مهمترین سوال مدیران درباره مفهوم واقعی مکانیزاسیون شکل می گیرد:
• مکانیزاسیون: ناظر بر گردش خودکار و هوشمند فرآیندهای سازمانی از طریق فرم ها می باشد. یعنی اولاً فرآیندها مرحله به مرحله توسط سیستم جلو برود«خودکار است». ثانیاً جایی که فرآیند دچار مشکل می شود توانایی تصمیم گیری و حل مسئله را دارا باشد «هوشمند است». ثالثاً باید دارای بخش هایی باشد که فرآیند توسط عامل انسانی تکمیل می گردد «فُرم دارد».
از مجموع تعاریف بالا به تفاوت بنیادین اتوماسیون های اداری با BPMSها پی می بریم. برخی از این تفاوت ها شامل :
۱. اتوماسیون های اداری مانند BPMSها نمی تواند مانع از انجام کارهای تکراری توسط پرسنل گردد.
۲. نسبت گردش کارهای سازمان توسط اتوماسیون اداری بسیار کندتر از BPMSها می باشد.
۳. BPMSها برخلاف اتوماسیون های اداری قابلیت دریافت اطلاعات، تحلیل و مدیریت بر نرم افزارهای سازمان را دارد.
۴. ارزش افزودهء اقتصادی حاصل از BPMS ده ها برابر یک اتوماسیون اداری است.
۵. BPMS قادر به تولید هر نرم افزاری از جمله اتوماسیون اداری را دارد.
۶. ابزار گزارش گیری اتوماسیون اداری در مقابل تکنولوژی های پیشرفته BPMS مانند Heatmap که قابلیت تشخیص گلوگاه های مشکل ساز سیستم را دارد قابل قیاس نیست.