نرم افزار مدیریت فرایند کسب وکار

۱۰ مزیت استفاده از BPMS

۱۰ مزیت پیاده سازی BPM:

آیا فرآیندهای ثابت شما پاسخگوی نیازمندی ها و خواسته های بازار است؟
آیا شما با فرآیندهای زیادی سرو کار دارید و هیچ کدام به صورت درست پیش نمی رود؟
آیا شما نیازمند کوتاه تر شدن فرآیند تولید و ارایه هر چه سریع تر محصول به بازار هستید؟
آیا کارمندان و مشتریان شما اطلاعات کمی نسبت به این که چگونه با فرایندهای کلیدی کار کنند ، دارند؟
آیا مدیر با نبود اطلاعات در مورد فرایندها و چگونگی تصمیم براساس فرآیندها مواجه می باشد؟

اگر پاسخ شما به سوالات بالا بله می باشد پس باید نسبت به BPM بررسی دقیق تری انجام دهید.

در سناریوی فعلی جهانی سازمان در هر شکل و اندازه ای با رقابت های شدیدی مواجه هستند. برای اینکه سازمان توان رقابتی خود را حفظ کنند و همچنین سیر صعودی خود را در بازارهای جهانی پیش ببرندد و بهره وری خود را افزایش دهند باید از مدیریت فرآیند کسب و کار BPM استفاده کنند.
این نکته در مورد BPM بسیار حائز اهمیت می باشد که BPM ترکیبی از اقدامات روش محور برای به جلو بردن ارزش سازمانی از طریق بهبود فرآیند است.
آن می تواند به سادگی تعریف یک فرآیند نامشخص ویا مشاهده مستمر به فضاهای بهبود یافته و تغییر یافته باشد و یا می تواند به پیچیدگی کامل کردن فرآیند کسب و کار مهندسی مجدد سرمایه گذاری باشد .

با صرف نظر از اینکه دیدگاه شما چیست در این مقاله که فواید بسیاری در مورد BPM گفته شده است ما به بررسی بخشی از فواید آن می پردازیم.

۱- مهارت

سازمان ها به صورت مداوم با نیاز به تغییر مواجه هستند . ممکن است این تغییرات به خاطر تغییر قانون ، تقاضای بازار یا ظهور شیوه های جدید کار باشد. یکی از ویژگی های کلیدی BPM این است که با توجه به فرآیند ، طراحی فرآیند می تواند انعطاف پذیر باشد. با استفاده از BPM شما می توانید با کم ترین هزینه تغییرات لازمه را برای یک فرآیند ایجاد کنید.شما می توانید متناسب با نیاز سازمان ،فرآیندها را ایجاد کنید.

۲- بهره وری و سودمندی

با BPM شما میتوانید اتوماسیون بسیاری از عناصر تکراری را در گردش های منظم تسهیل کنید. با حذف تنگناها ، تعریف فرآیندهای موازی و حذف مراحل زائد در BPM شما می توانید فرآیندها را بهبود ببخشید.
این بهبود بخشیدن ها به کارکنان اجازه خواهد داد تا زمان بیشتری را صرف فعالیت های دیگر بکنند تا زمانی که عملکرد های اصلی به کار گرفته شود. این به معنی بهره وری و کاهش اضافات است.

۳- کارایی و کاهش خطرات

دیدی که فرآیندهای تجاری به ما می دهد این امکان را به ما می دهد تا برروی ناکارآمدی ها در فرآیندها توجه کنیم. از آنجاییکه BPM به سازمان ها این فرصت را می دهد که به صورت کار آمد تری کار کنند ، سازمان ها می توانند منافع خود را بیشتر حفظ کنند. همچنین با طراحی یک BPM خوب طراحی شده می توانیم فرآیند را اجرا ، نظارت و خطر تقلب را کاهش دهیم.

۴-پذیرش و شفافیت

سازمان ها نیازمند همگام سازی خود با قوانین صنعتی هستند. BPM این اطمینان را به سازمان ها می دهد که می توانند با سرعت بسیار بالا با التزامات قانونی هماهنگ شوند و آن هارا پیاده سازی کنند به همین دلیل از تاخیر انطباق و جریمه جلوگیری می کنند.

زمانی که شما خود را هماهنگ می کنید می توانید دقیقا با چرخه کار پیش بروید . هم چنین اینه بدین معنی است که فرآیندهای سازمانی برای کارمندان و کارکنان قابل مشاهده است.

۵- رضایت کارکنان

مدیریت فرایند کسب و کار خط قرمزهای زیادی را حذف می کند و به کارکنان اجازه می دهد تا به صورت صد در صدی بر روی کار خود تمرکز کنند تا اینکه اتوماسیون کارهای تکراری زیادی را حذف کند و دسترسی به اطلاعات را آسان تر کند . این به نوبه خود باعث افزایش بهره وری و نیروی کار شاد تر می شود.

۶-تمرکز بر مشتری

با فرآیندهای کم حجم و افزایش بهره وری کارمندان راحت تر می توانند بر روی مشتری تمرکز کنند . در اینجا نیاز به افزایش ظرفیت جهت پاسخگویی سریع تر به پیشنهادها وجود خواهد داشت هم چنین نیازمندی به ایجاد راه حل های سریع تر و همگام سازی سریع ترنیز احساس می شود.BPM همپنین با به هم پیوستن افراد و تکنولوژی در یک مسیر باعث افزایش رضایتمندی مشتری می شود.با BPM کارکنان قادر به تمرکز بر روی فعالیت هایی هستند که باعث ارائه نتایج مناسب تر برای مشتریان و سهامداران می شوند.

۷-سازگاری ، تکرار، انتقال

با BPM هرکار همانطوری که طراحی و برنامه ریزی شده انجام می شود مشکلات یکسان یکجا معرفی می شوند و دیگر نیازی به تولید دوباره چرخه نمی باشد حتی اگر نقش آن تغییر کند.شرایط استثنایی و پاسخ ها را هم حتی با BPM به وضوح می توان مشخص کرد و با BPM از این می توان اطمینان داشت که آنها به طور یکسان کنترل می شوند.

۸-پایداری

فرآیندهای کسب وکار به طور مستمر خود را با تغییرات سازمانی هماهنگ می کنند تا نتایج مورد انتظار را ارائه دهند . این هماهنگ سازی توسط BPM صورت می گیرد در زمانی که کنترل و یا نطارت مدیریتی انجام می شود.

۹- اندازه گیری

تمامی فرآیندها در پایان برای مقایسه می تواند مورد اندازه گیری قرار بگیرد. این کار باعث مدیریت بهتر فرآیندها و افراد می شود.
زمانی که با تکنولوژی مورد استفاده قرار می گیرد شرایط گزارش و ابزارهای آنالیزی را برای تصمیم گیری های اجرایی فراهم می کند
با BPMS شما می توانید فرآیندهای اجرایی و کمیت های آن و چگونگی کار فرآیندها در کمک کردن به سازمان ها برای بهینه سازی گردش کار را به دست آورید.

۱۰-یکپارچه سازی فناوری

BPM پل ارتباطی کاربران کسب و کار فناوری اطلاعات است، هدف از استفاده ی BPM تمرکز بر روی نرم افزار نیست بلکه بر روی فرآیندهایی می باشد که دارای برنامه های کاربردی هستند.
در این مقاله برخی از مزایای فرایند مدیریت کسب و کار BPM مطرح شد با استفاده از آنها می توان یک سازمان را برجسته کرد.
BPM به معنای یک نرم افزار کاربردی یا گروهی که در سازمان فعالیت می کنند نیست بلکه راهکاری است که اطمینان می دهند این ویژگی ها را می توان در سازمان پیاده سازی کرد.

شرکت تاران یکی از بزرگترین شرکت های ارائه دهنده راهکار BPMS در ایران می باشد. شما همچنین می توانید از خدمات مشاوره و آموزش تاران در حوزه ی مدیریت استراتژیک و مدیریت فرایند کسب و کار نیز استفاده کنید. برای اطلاعات بیشتر باما در تماس باشید.

  • businessanalystlearnings.com
BPMS_SharePoint

مقایسه BPMS و SharePoint

مقایسه BPMS و SharePoint

بهترین توصیه به سازمان هایی که قصد خرید یک نرم افزار برای سامان بخشیدن به گردش های کاری خود دارند، توجه به دو نکته کلیدی می باشد:

  • توجه به ابعاد سازمانی: تعیین اسکوپ سازمان (کوچک، متوسط، بزرگ)
  • میزان بلوغ سازمانی: مقدار نفوذ و زیرساخت های یک سازمان برای مدیریت فرآیندها

پس از پاسخگویی به دو سوال بالا نوبت به انتخاب راهکار مناسب می شود. یعنی اگر :

  • سازمان بزرگ/ بلوغ بالا: خرید ERP در کنار BPMS
  • سازمان بزرگ/ بلوغ پایین: خرید BPMS و سپس ERP
  • سازمان متوسط/ بلوغ بالا: خرید BPMS
  • سازمان متوسط/ بلوغ پایین: خرید BPMS
  • سازمان کوچک/ بلوغ بالا: خرید SharePoint
  • سازمان کوچک/ بلوغ پایین: خرید SharePoint

البته مدیران در انتخاب نهایی محصول باید به موارد اختلاف هریک از نرم افزارم ها توجه کافی نمایند، زیرا یک اشتباه ساده در انتخاب نرم افزار باعث تحمیل هزینه های مالی و زمانی جبران ناپذیری خواهد شد. در ادامه به مقایسه BPMS و SharePoint خواهیم پرداخت:

  1. SharePoint بر خلاف BPMS توانایی انجام کارهای تکراری پرسنل را ندارند.
  2. ارتباط با سایر نرم افزارهای سازمانی توسط SharePoint نسبت به BPMS بسیار ضعیف تر است.
  3. Versioning(یا امکان تغییرات جدید در فرآیند) فقط در BPMS وجود دارد.
  4. خدمات SharePoint در حد ارجاعات ساده (تک مرحله ای) است، اما ارجاعات در BPMS از شرایط بسیار پیچیده و چند مرحله ای بر اساس قوانین کسب و کار می باشد.
  5. ذخیره سازی اطلاعات در SharePoint از ساختاریافتگی برخوردار نبوده و درنتیجه گزارش گیری از آن درحد آماتور باقی می‌ماند. اما ذخیرهء مهندسی شده اطلاعات در BPMS، موجب استخراج بسیار حرفه ای گزارش و داده کاوی پیشرفته برای مدیران سازمان می شود.
  6. سطح استقلال خریدار در SharePoint با توجه به رویکرد انحصار طلبانهء مایکروسافت بسیار پایین می باشد. در حالیکه این رابطه در BPMS با توجه به سیاست سرویس گرای آن، بسیار بالا است.
  7. و….
نتیجه گیری:

اگر سازمان شما از ابعاد کوچکی برخوردار است، توصیه می گردد باتوجه به گردش های کاری نسبتاً ساده ای که دارد و البته صرفهء اقتصادی پیشرو، از نرم افزار SharePoint برای خودکارسازی فرآیندها استفاده نمایید. از طرفی اگر ابعاد سازمانی درحد متوسط یا بزرگ باشد، راهکار نرم افزاری BPMS در تمام سطوح بلوغ سازمانی کاربرد گسترده ای خواهد داشت.