مدیریت فرایندهای کسب و کار

مقایسه ERP و BPMS

مقایسه ERP و BPMS

گاهی انتخاب بین دو راهکار ERP و BPMS برای مدیران عملی سخت و عذاب آور است و آنها نمی دانند که کدام راهکار، مناسب احوال سازمان متبوعشان است و در این بین مشاوره های متفاوت و حق به جانب فروشندگان، فضای بدبینانه ای را  برای آنها رقم می زند.

توصیه دوستانه ما به شما، بررسی دوباره مفهوم ERP و BPMS فارغ از هرگونه قضاوت قبلی می باشد:

 

  • ERP) Enterprise Resource Planning): 

    راهکاری خودکار، یکپارچه و دارای ماژول‌هایی از پیش تعریف شده (آماده) برای تمامی حوزه های سازمانی (برنامه ریزی، تولید، مالی و…) می باشد. به عبارتی یکپارچه سازی فرآیندها، نرم افزار ها و عوامل انسانی درون سازمان، بر اساس تجارب بهترین شرکت های جهان (Best Practices) انجام می گیرد که نکته حائز اهمیت، از پیش آماده بودن این محصول برای هر صنعت می باشد.

  • BPMS) Business Process Management System):

    نرم افزاری با تمام قابلیت های ارائه شده توسط ERP است با این تفاوت که در BPMS بحث Best Practices مطرح نیست. یعنی سازمان ها خودشان اقدام به کاستومایز نمودن نحوه مکانیزاسیون فرآیندها، نرم افزارها و عوامل انسانی می نمایند. این نرم افزار یک بستر خالی در اختیار سازمان می گذارد تا ERP مورد نظر خود را بسازند. به نظر می رسد تعاریف ساده فوق، به تنهایی بتواند بخش عظیمی از ابهامات مدیران را رفع نماید. اما کماکان تصمیم گیری برای خرید، امری ساده به نظر نمی رسد.

بررسی سایر تفاوت های کلیدی این دو نرم افزار حتماً می تواند راهگشای ما باشد:

 

  1. اعمال تغییرات در فرآیندها ( Versioning )، در ERP بسیار هزینه بر و زمانبر است. اما در BPMS این عمل با هزینه و در زمان اندکی صورت می گیرد.
  2. زمان آماده به کار ERP نسبت به BPMS کوتاهتر است (ERP محصولی آماده است اما BPMS باید ساخته شود).
  3. ERP فقط در سازمان های بزرگ و بلوغ یافته جواب می دهد. اما BPMS در ابعاد متوسط و بزرگ و همچنین در هر سطحی از بلوغ سازمانی، پاسخگوی نیازها است.
  4. ریسک استفاده از ERP بسیار بالاتر از BPMS است، زیرا ERP به سازمان شکل جدیدی می دهد که ممکن است مورد پذیرش قرار نگیرد، اما BPMS توسط یا با مشاوره خود سازمان تولید می شود.
  5. بخش هایی از سازمان (مانند وقوع فرآیندهای جدید) ممکن است تحت پوشش ERP قرار نگیرد، در این حالت استفاده از راهکارهای مکمل الزامی است. ولی BPMS چون خود به وسیله سازمان ها کنترل می شود، در نتیجه توسعه سیستم آن به سادگی امکان پذیر است.
  6. و…

در نهایت ذکر قانون‌ کلیدی ۳۰/۷۰ در بحث مدیریت‌ فرآیندهای کسب و کار (BPM) خالی از لطف نیست. این قانون به ما گوشزد می کند، ۷۰ درصد فرآیندهای سازمانی ثابت اند، اما حدود ۳۰ درصد از آنها که عموماً مهم نیز می باشند، دائماً درحال تغییر هستند.

نتیجه گیری کلی 

اگر سازمان بزرگی دارید که هنوز بحث BPM (مدیریت فرآیندهای کسب و کار) در آن به بلوغ نرسیده است، انتخاب راهکار BPMS برای سازمان اجتناب ناپذیر است اما اگر سازمانی بزرگ و البته بالغ دارید، ERP بهترین گزینه شما می باشد. هرچند با توجه به قانون ۳۰/۷۰  توصیه می شود، برای افزایش انعطاف پذیری ERP و نیز صرفه جویی های اقتصادی و زمانی از BPMS به عنوان یک راه کار مکمل استفاده گردد.

BPMS_SharePoint

مقایسه BPMS و SharePoint

مقایسه BPMS و SharePoint

بهترین توصیه به سازمان هایی که قصد خرید یک نرم افزار برای سامان بخشیدن به گردش های کاری خود دارند، توجه به دو نکته کلیدی می باشد:

  • توجه به ابعاد سازمانی: تعیین اسکوپ سازمان (کوچک، متوسط، بزرگ)
  • میزان بلوغ سازمانی: مقدار نفوذ و زیرساخت های یک سازمان برای مدیریت فرآیندها

پس از پاسخگویی به دو سوال بالا نوبت به انتخاب راهکار مناسب می شود. یعنی اگر :

  • سازمان بزرگ/ بلوغ بالا: خرید ERP در کنار BPMS
  • سازمان بزرگ/ بلوغ پایین: خرید BPMS و سپس ERP
  • سازمان متوسط/ بلوغ بالا: خرید BPMS
  • سازمان متوسط/ بلوغ پایین: خرید BPMS
  • سازمان کوچک/ بلوغ بالا: خرید SharePoint
  • سازمان کوچک/ بلوغ پایین: خرید SharePoint

البته مدیران در انتخاب نهایی محصول باید به موارد اختلاف هریک از نرم افزارم ها توجه کافی نمایند، زیرا یک اشتباه ساده در انتخاب نرم افزار باعث تحمیل هزینه های مالی و زمانی جبران ناپذیری خواهد شد. در ادامه به مقایسه BPMS و SharePoint خواهیم پرداخت:

  1. SharePoint بر خلاف BPMS توانایی انجام کارهای تکراری پرسنل را ندارند.
  2. ارتباط با سایر نرم افزارهای سازمانی توسط SharePoint نسبت به BPMS بسیار ضعیف تر است.
  3. Versioning(یا امکان تغییرات جدید در فرآیند) فقط در BPMS وجود دارد.
  4. خدمات SharePoint در حد ارجاعات ساده (تک مرحله ای) است، اما ارجاعات در BPMS از شرایط بسیار پیچیده و چند مرحله ای بر اساس قوانین کسب و کار می باشد.
  5. ذخیره سازی اطلاعات در SharePoint از ساختاریافتگی برخوردار نبوده و درنتیجه گزارش گیری از آن درحد آماتور باقی می‌ماند. اما ذخیرهء مهندسی شده اطلاعات در BPMS، موجب استخراج بسیار حرفه ای گزارش و داده کاوی پیشرفته برای مدیران سازمان می شود.
  6. سطح استقلال خریدار در SharePoint با توجه به رویکرد انحصار طلبانهء مایکروسافت بسیار پایین می باشد. در حالیکه این رابطه در BPMS با توجه به سیاست سرویس گرای آن، بسیار بالا است.
  7. و….
نتیجه گیری:

اگر سازمان شما از ابعاد کوچکی برخوردار است، توصیه می گردد باتوجه به گردش های کاری نسبتاً ساده ای که دارد و البته صرفهء اقتصادی پیشرو، از نرم افزار SharePoint برای خودکارسازی فرآیندها استفاده نمایید. از طرفی اگر ابعاد سازمانی درحد متوسط یا بزرگ باشد، راهکار نرم افزاری BPMS در تمام سطوح بلوغ سازمانی کاربرد گسترده ای خواهد داشت.