مدیریت فرآیندهای کسب و کار

۵ علت شکست پروژه های ERP

پروژه های ERP علیرغم مزایای قابل توجهی که ممکن است برای یک سازمان متوسط و بزرگ به همراه داشته باشند اما اغلب در کسب و کارهای ایرانی از بازدهی کمتری نسبت به سازمان های مشابه خارجی برخوردار هستند. علت اصلی این معضل میزان آمادگی و بلوغ صنایع داخلی برای پذیرش همه جانبه پدیدهء ERP است. لذا باید بدانیم(موارد ۱ و ۲ اصلیترین دلایل هستند):
۱. ERP سازمان را شکل می دهد نه سازمان ERP را، بعبارتی شما مجبورید خودتان را بر اساس ERP تغییر دهید و گاهاً این تغییرات بسیار بزرگ و پر ریسک خواهد بود.
۲. ERP یک راهکار جامع و تقریباً غیرقابل انعطاف بر اساس Best practiceها می باشد. در واقع الگوی بهترین سازمان های جهان برای سازمان جدید اعمال می شود در حالی که امکان دارد سازمان شما در رده ی بهترین سازمان های موجود در جهان نباشد.
۳. تغییر فرآیندها و ایجاد سیستم های جدید مسلتزم صرف هزینه و زمان بالایی است.
۴. هزینه بسیار بالا و مشکل پشتیبانی ERP های خارجی بدلیل تحریم ها. ۵. عدم پاسخگویی نرم افزارهای داخلی به نیازهای پیچیده سازمان ها.

با توجه به علل فوق، وجود یک راهکار کاتالیزور مانند BPMS می تواند به بلوغ نسبی

سازمان ها کمک نموده و با ایجاد تغییرات مرحله به مرحله شرایط پذیرش ERP را مهیا نماید به عبارتی دیگر کارشناسان این حوزه BPMS هارا پلی برای رسیدن به ERP می نامند.
از طرفی سازمان های بالغ هم در پروژه های ERP خود از نرم افزار BPMS استفاده می کنند، زیرا:
می دانند در اغلب سازمان ها ۷۰% فرآیندها بدون تغییر می مانند ولی ۲۰% الی ۳۰% فرآیندهای مهم در تغییرات مداوم هستند.
بنابراین برای جبران این مشکل، ناگزیر به استفاده از BPMS در کنار ERPهای خود هستند تا در کوتاهترین زمان (۱ روز) و با کمترین هزینه، تغییرات سیستماتیک خود را اعمال کنند.
در پایان پس از بررسی مشکلات فوق، توصیه می گردد جهت اجرای موفق یک پروژه پُرهزینه با ابعاد ERP که تمام ساختارهای سازمانی را تحت پوشش قرار می دهد حتماً دربارهء ریسک های احتمالی آن، اطلاعات کافی را جمع آوری نمایید.

 

۵ علت شکست پروژه های BPM/BPR در ایران

ریشه یابی علمی دلایل شکست پروژه های BPR/BPM می تواند کمک شایانی به سازمان ها برای جلوگیری از اتلاف منابع و اجرای کم دردسر مدیریت فرآیندها نماید. شرایط خاص سازمانهای ایرانی و توجه اندک برخی مسئولین به نقش کلیدی این دانش مدیریتی در نهایت باعث تجربه های زیان بار آنها در رسیدن به اهداف خود می شود. شماری از این دلایل شامل:
۱. مسئولین پروژه با اصول مدیریت فرآیندها آشنایی چندانی نداشته باشند.
۲. شناسایی، استخراج و مستند کردن فرآیند ها توسط افراد غیر متخصص انجام گیرد.
۳. یک نرم افزار BPMS واقعی جهت مکانیزه کردن کارها موجود نباشد.
۴. کارشکنی از سوی برخی مجریان فرآیند رخ دهد.
۵. در مرحلهء نظارت بر فرآیندها اهمال و قصور صورت گیرد.
امروزه اکثر مدیران دریافته اند موفقیت هر سازمانی در گروی اجرای موثر فرآیندهای کلیدی مربوطه می باشد. از طرفی ترس از عوامل شکست اینگونه پروژه ها مانع از تصمیم‌گیری قاطعانهء آنها شده است. لذا جهت اجرای پروژه ها با ریسک هرچه کمتر و نظارت دقیق بر آنها، استفاده از یک نرم افزار BPMS واقعی با شرایط زیر را لازم می کند:
۱. فروشندگان نرم افزار، تیمی قوی جهت مشاورهء مرحله به مرحله با مسئول پروژه داشته باشند.
۲. کلاس های آموزشی، جزوات و… تمام ابهامات مجریان پروژه را برطرف کند.
۳. از پشتیبانی قوی و جامعی برخوردار باشد.
۴. ابزارهای دقیق گزارش گیری و نظارت بر فرآیندها را در اختیار مسئولین بگذارد.
۵. از استانداردهای روز جهانی مانند BPMN, CMMN,DMN بهره برده باشد.
بالاترین ارزش افزوده حاصل از پروژه ‌های BPR/BPM علاوه بر شتاب در گردش کارها، تضمین بقای طولانی مدت سازمان ها در محیط به شدت متغیر و رقابتی کسب و کارها می باشد. همچنین دیگر ارگان‌ها اعم از دولتی یا عام المنفعه برای تحقق دولت الکترونیک چاره‌ای جز اعمال مدیریت با شیوه‌های فرآیندی، نخواهند داشت. درواقع مدیریت فرآیندها، آیندهء اجتناب‌ناپذیر همهء مجموعه های پویا و چابک را رقم خواهد زد.

بزرگترین اشتباهات شرکت ها در خرید اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری اشاره به نرم افزارهایی در زمینه خودکارسازی و بهینه سازی رویه‌های جاری سازمان‌ها‌ دارد. اما آنچه به اشتباه در بازار داخلی به عنوان اتوماسیون اداری به فروش می رسد باعث سردرگمی بخش عظیمی از مشتریان شده است، آن ها غالباً نمی دانند که با چه نوع نرم افزارهایی روبرو هستند. بنابراین اگر اتوماسیون اداری مورد نظر:
۱. بیشتر برای نامه نگاری بکار رود.
۲. نتواند با سایر نرم افزارهای سازمانی ارتباط گیرد.
۳. آنقدر هوشمند نباشد که تصمیم گیری کند.
۴. کارهای تکراری پرسنل را انجام ندهد.
۵. سرعت گردش کار را به طور چشم گیر بالا نبرد.
۶. خطای کاربری باعث توقف گردش کارها شود.
۷. توانایی گزارش سازی دلبخواه و مانیتورینگ را نداشته باشد.
۸. خریدار دسترسی به سورس کد برای شخصی سازی نرم افزار را در اختیار ندارد.
۹. و…
بدانید که قرار نیست یک اتوماسیون اداری واقعی بخرید، و آنچه به شما پیشنهاد شده است فقط یک نرم افزار سنتی برای مکاتبات و نامه نگاری ها سازمانی می باشد. تقریباً نیمی از امکانات این نوع نرم افزارها از طریق سیستم های ایمیل در دسترس می باشد. همچنین نقش چندانی در خودکار سازی(هوشمندسازی) سازمان شما نخواهد داشت. حالا اگر نرم افزاری:
۱. فرم ها، فرآیندها و گردش کار را علاوه بر نامه ها مکانیزه کند.
۲. به کلیه نرم افزارهای سازمان متصل شود.
۳. توانایی تصمیم گیری و انتخاب راه میانبر داشته باشد.
۴. کارهای تکراری پرسنل را بطور خودکار انجام دهد.
۵. سرعت انجام کارها را بسیار افزایش دهد.
۶. هوش نرم افزار درصورت خطای کاربر، راهکارهای جایگزین ارائه می دهد.
۷. گزارشات متنوع بر اساس نیاز مدیران قابل ساخت است.
۸. خریدار باتوجه به ویژگی های سازمانش اقدام به شخصی سازی نرم افزار می کند.
۹. و…
با اطمینان کامل خرید را انجام دهید. این محصول یک اتوماسیون اداری واقعی است که می تواند با ویژگی های خود راندمان سازمان را دچار تحول کند.:
راهکارهای اتوماسیون اداری واقعی که مناسب دو گروه شرکت های کوچک و بزرگ می باشند به صورت تفکیک شده در زیر آمده است:
۱. راهکار مناسب شرکت های ۱۰ الی ۱۰۰ نفره (کوچک): با توجه به حجم پایین و سادهء فرآیندهای جاری، سیستم های گردش کار عموماً پاسخگوی نیازهای موجود خواهد بود مثل SharePoint.
۲. راهکار مناسب شرکت های ۱۰۰ الی ۱۰۰۰۰ نفره (متوسط و بزرگ): با توجه به حجم بالا، پیچیده و متغیر فرآیندهای سازمانی، راهکاری به جز BPMS (سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار) نمی تواند جوابگوی نیاز شرکت ها در این ابعاد باشد.

BPMS چیست؟

BPMS نرم افزاری است که با در اختیار قراردادن یک محیط گرافیکی شما را قادر می سازد با کمترین دانش برنامه نویسی اقدام به مکانیزاسیون، یکپارچگی و بهبود فرآیندهای جاری سازمان خود نمایید. به عبارتی BPMS ابزاری برای تولید نرم افزارهای اختصاصی یک شرکت توسط خودش می باشد.

سازمان ها در گذشته به دلیل تعداد زیاد نرم افزارهای کاربردی خود دچار معضل سیستم های جزیره ای می شدند. با گذشت زمان و شکل گیری ایدهء نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS)، متخصصان پی بردند می توان با صرف هزینه و زمان بسیار کم اقدام به تولید سیستمی یکپارچه از تمامی نرم افزارها موجود سازمان بنمایند.

ارزش های افزودهء حاصل از BPMS های واقعی باعث شده که هیچ سازمانی نتواند به سادگی از آن چشم پوشی کند:

  1. نرم افزاری برای تولید کم هزینه نرم افزارهای اختصاصی مورد نیاز، توسط خود شرکت
  2. خودکارسازی انجام فرآیندها بر اساس قوانین تجاری
  3. مکانیزاسیون و حذف وظایف تکراری پرسنل
  4. اخذ تصمیمات هوشمندانه بصورت مکانیزه
  5. نظارت بر عملکرد پرسنل و جریان کارها
  6. اتصال یکپارچه و امکان مدیریت بر کلیه نرم افزارهای سازمان
  7. گزارشگیری پیشرفته و شناسایی گلگوگاه های مشکل آفرین در فرایندها
  8. افزایش سرعت گردش کار و در طبع آن افزایش رضایت مشتریان و پرسنل
  9. قابلیت به روزرسانی و ایجاد فرآیندهای جدید در کمترین زمان
  10. حذف کاغذ و هزینه های بایگانی متعاقب آن
  11. و…

هر پروژه BPMS دارای مراحل شش گانه ای است که از طریق متخصصان تحلیل گر و IT و عموماً به کمک مشاوران شرکت های تولید کنندهء نرم افزار پیاده سازی می شود :

  1. طراحی مدل فرآیند : طراحی گرافیکی جریان کار و مراحل انجام آن
  2. طراحی مدل داده: تعیین نحوه ذخیره سازی داده های موجود در فرایندها و سیستم ها در دیتابیس
  3. طراحی فرم ها: نحوهء نمایش داده ها به کاربران سیستم
  4. طراحی قوانین تجاری: تعیین شروط، قوانین و تصمیم گیری های کسب و کار جهت خودکار انجام شدن توسط سیستم
  5. تعریف مجریان فرآیند: تعیین اشخاص برای انجام هر مرحله از فرآیند
  6. یکپارچه سازی: برقراری ارتباط با سایر نرم افزارها و فرآیندهای سازمان جهت تبادل داده ها در مراحل مختلف به طور ساختار یافته

 

به طور خلاصه شما می توانید به کمک BPMS کارهای زیر را انجام دهید:

  • تولید نرم افزارهای تخصصی مورد نیاز شرکت توسط خودش با صرف ۳۰% زمان و هزینه معمول تولید نرم افزار
  • یکپارچه سازی تمام نرم افزارهای سازمان به طور ساخت یافته
  • مدیریت فرایند های سازمان(BPM) به صورت مکانیزه
  • افزایش بلوغ فرایندی و سیستمی در سازمان جهت تهیه راهکارهای ERP
  • الکترونیکی شدن تمام فرم ها و گردش کارهای ساده و پیچیده سازمان

در پایان لینک برخی از مقایسات کاربردی نرم افزار BPMS  با سایر نرم افزارها ارائه می گردد:

BPMS و ERP

SharePoint و BPMS

BPMS و اتوماسیون اداری

BPM ≠ BPMN ≠ BPMS

هنگامیکه یک مدیر تصمیم به خودکارسازی گردش های کاری سازمان خود می‌گیرد، در ابتدا با اصطلاحات مشابه و گیج کننده ای روبرو می شود. ما در این مقاله سعی داریم که یک تعریف اجمالی از هر مورد برای شما ارائه دهیم:

• Business Process Management) BPM): دانشی مدیریتی شامل مفاهیم، روش ها و تکنیک هایی است که به منظور طراحی، اجرا و آنالیز فرآیندهای کسب و کار استفاده می‌گردد. در واقع مدیران به کمک این دانش سعی دارند، فرآیندهای سازمانی خود را در بستر فناوری اطلاعات کنترل و بهبود ببخشند.
می توان گفت BPM یا همان مدیریت فرآیندهای کسب و کار، حاصل تجارب دهه‌ها سالهء مدیران برای بهبود شرایط سازمان از لحاظ مالی، رقابتی، مشتری مداری و… می باشد.
در این حوزه، عوامل انسانی و نرم افزارهای سازمان در قالب فرآیندهایی خودکار به عنوان یک سیستم واحد عمل می کنند.

• Business Process Model & Notation) BPMN): زبانی استاندارد شامل مجموعه ای از علائم و اَشکال برای مدلسازی فرآیندهای کسب و کار می باشد. فرآیندها حاصل از این زبان، توسط نرم افزار BPMS خوانده و اجرایی می شود.
ویژگی مهم BPMN توانایی بالای آن در تبدیل پیچیده ترین فرآیندها به نمودارهایی قابل فهم حتی در سطح مخاطبان سازمانی می باشد. همچنین لازم است بدانیم این استاندارد توسط گروه OMG منتشر شده است.

• Business Process Management System) BPMS): راهکاری نرم افزاری که با خواندن فرآیندهای مدلسازی شده توسط زبان BPMN می تواند به مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) جامع عمل بپوشاند.
این نرم افزار خودکار و هوشمند، در هر مرحله از انجام فرآیند، بر اساس قوانین تجاری و دریافت فیدبک از مجریان (تکمیل فرم ها توسط عوامل انسانی) اقدام به تصمیم گیری درباره نحوه ادامه فرآیند می گیرد.
BPMSها، با ارزش افزودهء بالایی که برای سازمان ایجاد می کنند، بهترین ابزار برای مکانیزه کردن فرآیندها و یکپارچه کردن تمام نرم افزارهای جزیره ای می باشند.

در پایان می توان نتیجه گرفت تحقق یک سیستم واحد انسانی-ماشینی، تنها از طریق دانش BPM و مدلسازی فرآیندها به وسیله BPMN و اجرای همهء اهداف سازمانی به کمک بازوی توانمند BPMS امکان پذیر است.