سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار (bpms)

BPMS چیست؟

BPMS نرم افزاری است که با در اختیار قراردادن یک محیط گرافیکی شما را قادر می سازد با کمترین دانش برنامه نویسی اقدام به مکانیزاسیون، یکپارچگی و بهبود فرآیندهای جاری سازمان خود نمایید. به عبارتی BPMS ابزاری برای تولید نرم افزارهای اختصاصی یک شرکت توسط خودش می باشد.

سازمان ها در گذشته به دلیل تعداد زیاد نرم افزارهای کاربردی خود دچار معضل سیستم های جزیره ای می شدند. با گذشت زمان و شکل گیری ایدهء نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS)، متخصصان پی بردند می توان با صرف هزینه و زمان بسیار کم اقدام به تولید سیستمی یکپارچه از تمامی نرم افزارها موجود سازمان بنمایند.

ارزش های افزودهء حاصل از BPMS های واقعی باعث شده که هیچ سازمانی نتواند به سادگی از آن چشم پوشی کند:

  1. نرم افزاری برای تولید کم هزینه نرم افزارهای اختصاصی مورد نیاز، توسط خود شرکت
  2. خودکارسازی انجام فرآیندها بر اساس قوانین تجاری
  3. مکانیزاسیون و حذف وظایف تکراری پرسنل
  4. اخذ تصمیمات هوشمندانه بصورت مکانیزه
  5. نظارت بر عملکرد پرسنل و جریان کارها
  6. اتصال یکپارچه و امکان مدیریت بر کلیه نرم افزارهای سازمان
  7. گزارشگیری پیشرفته و شناسایی گلگوگاه های مشکل آفرین در فرایندها
  8. افزایش سرعت گردش کار و در طبع آن افزایش رضایت مشتریان و پرسنل
  9. قابلیت به روزرسانی و ایجاد فرآیندهای جدید در کمترین زمان
  10. حذف کاغذ و هزینه های بایگانی متعاقب آن
  11. و…

هر پروژه BPMS دارای مراحل شش گانه ای است که از طریق متخصصان تحلیل گر و IT و عموماً به کمک مشاوران شرکت های تولید کنندهء نرم افزار پیاده سازی می شود :

  1. طراحی مدل فرآیند : طراحی گرافیکی جریان کار و مراحل انجام آن
  2. طراحی مدل داده: تعیین نحوه ذخیره سازی داده های موجود در فرایندها و سیستم ها در دیتابیس
  3. طراحی فرم ها: نحوهء نمایش داده ها به کاربران سیستم
  4. طراحی قوانین تجاری: تعیین شروط، قوانین و تصمیم گیری های کسب و کار جهت خودکار انجام شدن توسط سیستم
  5. تعریف مجریان فرآیند: تعیین اشخاص برای انجام هر مرحله از فرآیند
  6. یکپارچه سازی: برقراری ارتباط با سایر نرم افزارها و فرآیندهای سازمان جهت تبادل داده ها در مراحل مختلف به طور ساختار یافته

 

به طور خلاصه شما می توانید به کمک BPMS کارهای زیر را انجام دهید:

  • تولید نرم افزارهای تخصصی مورد نیاز شرکت توسط خودش با صرف ۳۰% زمان و هزینه معمول تولید نرم افزار
  • یکپارچه سازی تمام نرم افزارهای سازمان به طور ساخت یافته
  • مدیریت فرایند های سازمان(BPM) به صورت مکانیزه
  • افزایش بلوغ فرایندی و سیستمی در سازمان جهت تهیه راهکارهای ERP
  • الکترونیکی شدن تمام فرم ها و گردش کارهای ساده و پیچیده سازمان

در پایان لینک برخی از مقایسات کاربردی نرم افزار BPMS  با سایر نرم افزارها ارائه می گردد:

BPMS و ERP

SharePoint و BPMS

BPMS و اتوماسیون اداری

مقایسه BPMS و اتوماسیون اداری

هدف این مقاله یاری رساندن به آن دسته از مدیرانی است که می خواهند بین خرید اتوماسیون اداری و BPMS تصمیم گیری کنند. قبل از شروع هر چیزی بهتر است تعریف مختصری از موارد مطرح در این حوزه داشته باشیم:
• اتوماسیون اداری: راهکاری درباره گردش نامه ها «مکاتبات» داخلی یک سازمان است.
• BPMS: نرم افزاری برای گردش فرم ها براساس فرآیندهای موجود در سازمان می باشد.
حالا این سوال پیش می آید تفاوت نامه با فرم در چیست؟ و معنی فرآیند به چه چیزی اشاره دارد؟
• نامه: ماهیتی غیراستاندارد با قابلیتی بسیار اندک در کنترل و پردازش است. نامه ها محتاج به عامل انسانی برای ادامه گردش خود هستند.
• فُرم: ماهیتی استاندارد با امکاناتی بسیار بالا برای کنترل، پردازش و گزارش گیری است. فرم ها با توجه به هوشمندی ابزار BPMS بطور خودکار پس از تکمیل، به گردش خود ادامه می دهند.
• فرآیند: به گردش کامل یک کار «مثلاً خرید مواد اولیه، تولید محصول، پرداخت حقوق و…» از نقطهء شروع تا پایان آن اشاره دارد.
همین نکتهء ساده به ما گوشزد می کند بحث خودکارسازی سازمان ها از طریق اتوماسیون اداری یک امر غیرممکن است. در این مرحله مهمترین سوال مدیران درباره مفهوم واقعی مکانیزاسیون شکل می گیرد:
• مکانیزاسیون: ناظر بر گردش خودکار و هوشمند فرآیندهای سازمانی از طریق فرم ها می باشد. یعنی اولاً فرآیندها مرحله به مرحله توسط سیستم جلو برود«خودکار است». ثانیاً جایی که فرآیند دچار مشکل می شود توانایی تصمیم گیری و حل مسئله را دارا باشد «هوشمند است». ثالثاً باید دارای بخش هایی باشد که فرآیند توسط عامل انسانی تکمیل می گردد «فُرم دارد».
از مجموع تعاریف بالا به تفاوت بنیادین اتوماسیون های اداری با BPMSها پی می بریم. برخی از این تفاوت ها شامل :
۱. اتوماسیون های اداری مانند BPMSها نمی تواند مانع از انجام کارهای تکراری توسط پرسنل گردد.
۲. نسبت گردش کارهای سازمان توسط اتوماسیون اداری بسیار کندتر از BPMSها می باشد.
۳. BPMSها برخلاف اتوماسیون های اداری قابلیت دریافت اطلاعات، تحلیل و مدیریت بر نرم افزارهای سازمان را دارد.
۴. ارزش افزودهء اقتصادی حاصل از BPMS ده ها برابر یک اتوماسیون اداری است.
۵. BPMS قادر به تولید هر نرم افزاری از جمله اتوماسیون اداری را دارد.
۶. ابزار گزارش گیری اتوماسیون اداری در مقابل تکنولوژی های پیشرفته BPMS مانند Heatmap که قابلیت تشخیص گلوگاه های مشکل ساز سیستم را دارد قابل قیاس نیست.

بهترین نرم افزار BPMS چیست؟

همانطور که می دانیم مطمئن ترین روش به ثمر رساندن یک پروژهء مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM)، استفاده از یک راهکار نرم افزاری به نام BPMS است. از طرفی با توجه به تفاوت ساختاری نرم افزارهای BPMS موجود در بازار،   می توان نتیجه گرفت شناخت ویژگی های یک BPMS واقعی شما را در انتخاب بهترین گزینه یاری می رساند:

 

  1. دارای لایسنس واقعی باشد (کرک شده نباشد)

بسیاری از BPMSهای موجود در بازار از طریق کرک نمودن نرم افزارهای مشابه خارجی تولید شده اند که پس از چندی مشتریان با عدم پشتیبانی یا ناتوانی در رفع باگ های سیستم روبرو می شوند.

 

  1. پشتیبانی کامل از استانداردهای برتر جهانی در مدلسازی فرایند CMMN, DMN, BPMN2.0

استفاده از استانداردهای خودساخته ی شرکت های نرم افزاری در مقابل استفاده از استانداردهایی که ده ها سال کارایی خود را به اثبات رسانده اند (از جمله BPMN و DMN)بی شک جای تأمل بیشتری دارد.

 

  1. توانایی تصمیم گیری بر اساس قوانین تجاری پیچیده را دارا باشد

BPMSهای واقعی توانایی تصمیم گیری بر اساس چند پارامتر همزمان و پیچیده و برقراری ارتباط با چند نرم افزار مرتبط باهم را دارند (مثلاً کسر حقوق یک کارمند، باتوجه به چند پارامتر همزمان و با استفاده از داده های سیستم حضور و غیاب، حقوق و دستمزد، مالی و…).

 

  1. به طور خودکار گلوگاه های مشکل ساز در فرآیند را تشخیص دهد

توانایی تشخیص بخش های مشکل ساز هر فرآیند و امکان ارائه گزارشات BAM به مدیران که در اصلاح و بهبود فرآیندها کمک می کند.

 

  1. از قابلیت بالای Versioning برای تغییر در فرآیندها برخوردار است

Versioning در BPMSها اشاره به توانایی اصلاح یا تعریف فرآیندهای جدید در سیستم دارد. یعنی در نرم افزارهای واقعی برای تغییر و بهبود فرآیندها دچار دردسر نمی شود.

 

  1. به مکانیزاسیون و حذف کارهای تکراری پرسنل یاری رساند

بسیاری از امور در طول انجام یک فرآیند تکرار می شوند، که هم باعث هدر رفتن منابع سازمان و هم نارضایتی مجریان فرآیند می شود(برای مثال وظیفه ی ثبت سند مالی در نرم افزار حسابداری پس از تایید مدیر مالی که توسط کارشناس حسابداری انجام می شود می تواند مکانیزه شود).

 

  1. یکپارچه ساز نرم افزارهای جاری سازمان و پشتیبانی از معماری SOA.

 

  1. ابزار پیشرفته ای برای گزارشدهی بر اساس انواع شاخص ها (KPI) را در اختیار بگذارد.

 

چاپ کتاب با موضوع BPMS

قابل توجه علاقمندان به BPMS و سازمان هایی که در شرف حرکت به سمت این تکنولوژی هستند:

زمانی که نیاز به تغییر در فرآیندهای کاری باشد، BPMS تغییرات را آسان و پیاده‌سازی آن را با کمترین زمان و تلاش آسان می‌سازد. امتیاز BPMS جداسازی منطق کسب‌و‌کار (Business Rule) از هسته‌ی برنامه کاربردی برای کمک به پر کردن فاصله میان IT و کسب‌ و‌کار است.به علاوه، BPMS ها دائم، اطلاعات اجرای فرآیندها را در قالب نظارت بر جریان فرآیندهای کسب‌و‌کار  سنجش و ذخیره می‌کنند. بدین ترتیب مدیران می‌توانند از آن به عنوان نظارت بر فرآیند، مدیریت کارایی و … استفاده کنند. از دیدگاه سازمانی، گزارش گیری بهتر به کارایی بهتر، بهره‌وری بیشتر، هزینه کمتر و منافع بیشتر کمک می‌کند.

در همین راستا یک کتاب با موضوع BPMS به زبان ساده و کاربردی تهیه کرده ایم که در مراحل پایانی چاپ است. این کتاب برای تمام سازمان هایی که قصد دارند به سمت این چنین نرم افزارهایی حرکت کنند بسیار میتواند مفید باشد. زیرا با زبانی ساده به بیان و به دور از اصطلاحات فنی و تخصصی جایگاه و کاربرد نرم افزارهای BPMS پرداخته و سایر مدیران و کارشناسان سازمان با هدف فرهنگ سازی میتوانند با مطالعه آن همگام و همسو با واحد فناوری اطلاعات گام بردارند.

در ادامه فهرست مطالب این کتاب را مشاهده مینمایید:
– مدیریت فرایندهای کسب و کار یا BPM چیست؟
– جایگاه BPMS در چرخه BPM چیست؟
– داستان BPMS
– قابلیت های مهم BPMS ها
– ابعاد مختلف افزایش سودآوری سازمان با BPMS
– ابزارهای تشکیل دهنده یک BPMS
– الگوهای تخصیص فعالیت در سیستم های BPMS
– تفاوت سیستم گردش کار با نرم افزارBPMS
– چرا باید با فاصله کوتاهی از استقرار اتوماسیون اداری به سمت BPMS حرکت کرد؟
– چرا BPMS های متن باز در کشور ما گزینه مناسبی هستند؟
– معرفی ۱۰ BPMS متن باز برتر دنیا
– نحوه انتخاب یک سیستم BPMS مناسب
– پیش نیازهای استقرار BPMS
– پیش نیازهای منابع انسانی استقرار BPMS
– با BPMS چه نوع سیستم هایی رو میشود تولید کرد؟
– نرم افزار BPMS پلی است برای رسیدن به ERP
– نرم افزار ERP لباسی است از پیش دوخته شده بر تن سازمان
– جایگاه سیستم های BPMS و BI نسبت به یکدیگر
– مهم ترین ریسک های استقرار نرم افزار BPMS
– اولویت بندی فرایندها برای پیاده سازی در BPMS
– واحد متولی BPMS در سازمان ها کیست؟

 

اطلاعات تکمیلی متعاقباً از سایت bpmtraining.net قابل پیگیری است.

چرا BPMS متن باز بهترین گزینه است؟

تحلیلی که میخوانید برگرفته از خرد جمعی ۴ نفر از متخصصین فعال و با تجربه در پروژه های BPMS در داخل و خارج از کشور است.

این سئوال که آیا در تهیه BPMS باید اصولاً به سراغ نرم افزارهای متن باز رفت یا خیر؟ خیلی کلی است. یعنی بسته به هر حوزه نرم افزاری پاسخ میتواند متفاوت باشد.

منظور از حوزه های نرم افزاری مواردی مثل زیر است:

  • سیستم های MIS مثل سیستم های مالی، منابع انسانی، انبار، فروش و ارتباطات با مشتریان و….
  • سیستم های فرایند محور و BPMS

هر یک از این حوزه ها را به تفکیک میتوان تحلیل کرد با این حال هدف از این مطلب بررسی سوال اصلی است که آیا BPMS های متن باز بهترین گزینه است؟


آیا سیستم های MIS متن باز گزینه مناسبی است؟

پیش از پرداختن به موضوع اصلی یک تحلیل مقدماتی و ابتدایی در مورد اینکه بهتر است در حوزه سیستم های اطلاعات مدیریت و سیستم های داده محور به سراغ نرم افزارهای متن باز رفت یا خیر؟ ارائه خواهیم کرد.

سیستم های متن باز نیاز به بومی سازی و انطباق با قوانین و چارچوب های هر کشوری را دارند. مثلا در حوزه سیستم های مالی نیاز داریم تا الزامات و چارچوب های سازمان های بالادستی مثل وزارت اقتصاد و دارایی، سازمان امور مالیاتی، سازمان حسابرسی و…. را تامین کنیم. پس در چنین سیستم هایی در صورت بکارگیری ابزارهای متن باز بومی سازی و اعمال تغییراتی خواهیم داشت که هزینه آنها بعضاً چند برابر خرید سیستم های آماده خواهد بود. شرط انصاف است اگر بگوییم سیستم های با کیفیت قابل قبول در حوزه هایی مثل مالی، منابع انسانی، انبار و موارد مشابه توسط شرکت های ایرانی تهیه و ارائه میگردد. البته حوزه فروش و ارتباطات با مشتریان (CRM) از این قاعده مستثنی بوده و سیستم های داخلی تقاوت های زیادی با نرم افزارهای خوب بین المللی در این حوزه دارند و از کیفیت نازل تری برخوردار هستند.


آیا سیستم های BPMS متن باز گزینه مناسبی است؟

در مقابل سیستم های MIS، سیستم های BPMS اصولا یک زمین خالی هستند که هنوز در آنها چیزی کاشته نشده است. پس میتوانیم چیزی را بکاریم و پیاده سازی کنیم که انطباق با قوانین و مقررات داخلی و نیازمندی های بومی داشته باشند.

از بعد دیگری به موضوع اصلی یعنی که آیا در تهیه BPMS باید اصولاً به سراغ نرم افزارهای متن باز رفت یا خیر خواهیم پرداخت.

در حوزه BPMS سازمان ها به دو صورت میتوانند نرم فزار BPMS تجاری (غیر متن باز) تهیه کنند. BPMS های داخلی و BPMS خارجی.

BPMS های داخلی هنوز به بلوغ و کیفیت لازم نرسیده اند و اصولاً اختراع دوباره چرخ اقدامی قابل تحسبن نخواهد بود.

از سوی دیگر امکان تهیه بسیاری از BPMSهای خارجی به دلایلی از جمله تحریم مقدور نبوده و درصورت دورزدن تحریم و تهیه لیسانس از کشورهای همسایه، نسخه های قبلی در اختیار سازمان های ایرانی با قیمت حتی چندین برابر قرار خواهند گرفت.

البته خدا را شکر چون خیلی از سازمان های ایرانی بدون انجام کارشناسی های لازم اقدام به تهیه ابزارهای BPMS خارجی نموده و میلیون ها دلار هزینه میکردند درحالیکه با توجه به بلوغ پایین فرایندی در آنها به هیچ نتیجه مطلوبی نمیرسیدند.


پس یکی از پیشران های حرکت به سمت نرم افزار های متن باز در حوزه BPMS برای سازمان های محدودیت ‌دسترسی به ابزارهای خارجی است و در اختیار نبودن ابزارهای داخلی با کیفیت مناسب.

از سوی دیگر اصولاً احتمال شکست در هر پروژه ای خصوصاً در حوزه فناوری اطلاعات بالاست. شکست جایی خود را نمود بیشتری میدهد که بابت پروژه هزینه های بالایی اتفاق بیفتد. در صورت انتخاب یک راه حل بسیار کم هزینه مثل یک سیستم متن باز در حوزه BPMS نسبت به راه حل های تجاری قاعدتا ریسک کمتری متوجه خریدارن خواهد بود. در یکی از پروژه های بزرگ BPMS در کشور مشاهده شده است که مدیر فناوری اطلاعات آن به دلیل عدم موفقیت در پیاده سازی و اجرای یک سیستم خریداری شده با هزینه چند میلیارد تومانی، مجبور به ترک سازمان شده است.

بالا نبودن بلوغ فرایندها در سازمان های ایرانی ریسک این پروژه ها را افزایش داده است. متن بازها این حسن را دارند که سازمان ها بتوانند چنین کارهایی را پایلوت کنند و بی جهت میلیاردها تومن هزینه ابزاری نکنند که توان استفاده از آن را ندارند و پس از کار با سیستم های متن باز بسیار ارزان قیمت و بعضاً رایگان، به بلوغ کافی رسیده و در نهایت چنانچه سیستم های متن باز پاسخگوی تمام نیاز آنها نبود سپس سیستم های تجاری با قیمت بالا خریداری کنند.

همچنین با ظهور رویکردهایی مثل رایانش ابری شما میتوانید به راحتی و تحت اینرتنت نرم افزارهای مورد نیاز خود را حتی اجراه کرده آینده متعلق به ابزار نیست.


برخی دلایل عمومی استفاده از سیستم های متن باز:

دیگر تقریباً در تمامی حوزه ها نرم افزارهای متن باز بسیار قوی وجود دارند که بعضاً از تمامی رقبای غیر متن باز یا اصطلاحاً مالکانه یا تجاری خود نیز بهترند به عنوان نمونه میتوان به پروژه های نرم افزاری همچون Apache ، VLC ، PHP ، Android یا Joomla اشاره نمود.

اغلب نرم افزارهای متن باز دارای جامعه (Community) گسترده ای هستند که در قالب مستندسازی، Forum ها، لیستهای پستی و روشهای دیگر به ارائه خدمات مناسب و رایگان پشتیبانی میپردازند که منجر به صرفه جویی در هزینه های پشیبانی خواهد شد.

برای استفاده از نرم افزارهای متن باز نیازی به استفاده از انواع و اقسام قفل شکنها و Crack ها ندارید! فراموش نکنید که بنا به گزارش‌های شرکتهای امنیتی، قریب به اتفاق اینگونه Crack ها آلوده به انواع و اقسام نرم افزارهای بدافزار (Malware) همچون Virus, Worm, Adware, Trojan Horse, Spyware و غیره هستند که توسط هکرها برای نفوذ به سیستمهای قربانیان و انواع سوء‌استفاده از آن‌ها نوشته شده‌اند! ضمناً متأسفانه غالباً این بدافزارها توسط نرم افزارهای اصطلاحاً ویروس کش قابل تشخیص در کوتاه مدت نیستند!!

این موضوع طی دهه های گذشته به خوبی اثبات شده است که در مجموع و به طور متوسط نرم افزارهای متن باز از پایداری  (Stability)  بالاتری نسبت به نرم افزارهای مالکانه برخوردارند. شما با استفاده از این نرم‌افزارها به تدریج قفل شدنهای ناگهانی و ظاهراً بی دلیل سیستم، به هم ریختگی اطلاعات، صفحه آبی معروف ویندوز(!) و موارد مشابه را فراموش خواهید کرد.