اتوماسیون اداری

داستان موفقیت تهران لایی

شرکت تهران لایی یکی از بزرگترین مجموعه های تولید پشم شیشه در ایران می باشد. مجموعه کارخانه های این شرکت در شهرک صنعتی صفادشت مستقر می باشد.  تهران لایی پس اعلام نیاز خود نسبت به برنامه های BPMS و اتوماسیون اداری به شرکت تاران, تاران سه دوره جلسه توجیهی برای آشنایی تهران لایی با سامانه های یکپارچه مدیریت از جمله اتوماسیون اداری و BPMS را در محل سازمان آنها برگذار کرد.
شرکت تاران با ارائه مطالبی در حوزه ی BPM, مدیریت فرایندهای کسب و کار, نرم افزار مدیریت فرایند کسب وکار و اتوماسیون های اداری شرکت تهران لایی را نسبت به بازار موجود برای این محصولات آشنا کرد.
پس بررسی هایی شرکت تهران لایی روی محصولات موجود در بازار انجام داد در نهایت نرم افزار BPMS تاران و اتوماسیون اداری تاران را برای استفاده در مجموعه ی خود استفاده کردند.
به گفته ی جناب مهندس خسروی مدیر انفورماتیک شرکت تهران لایی, محصولات تاران با دیگر محصولات موجود در بازار بسیار متفاوت است و محیط کاربری آن بر خلاف دیگر رقیبان بسیار ساده بوده و با کمترین آموزش امکان استفاده از این نرم افزار وجود دارد. از جمله دلایلی که ما تاران را برای الکترونیکی کردن سازمان انتخاب کردیم:
– خدمات پس از فروش و همراهی شرکت برای استفاده درست از BPMS تاران
– محیط کاربری بسیار ساده و متفاوت
– تماما ایرانی بودن محصولات شرکت
–  سرعت بسیار بالا و یکپارچگی فوق العاده محصول
– ….

اتوماسیون اداری, ‌BPMS و مکانیزاسیون سازمان

اتوماسیون اداری , نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار, ERP و… همه به
دنبال تحقق هدف مکانیزاسیون سازمان ها می باشند که این راهکارهای نرم افزاری با الکترونیکی کردن کارها در نهایت به سازمان کمک می کند تا با هزینه کمتر و سرعت بالاتر محصولات و یا خدمات خود را ارائه کند.

نتایج استفاده از سیستم مدیریت فرایند کسب و کار BPMS در سازمان ها:

  • کاهش استفاده از کاغذ برای گردش کار و فرم ها تا ۹۰٪
  • حذف انجام کارهای اضافه و تکراری توسط پرسنل
  • افزایش سرعت انجام کارها تا ۱۱۰٪
  • ارزیابی روند انجام فرایند و گردش های کاری در سازمان
  • ارزیابی و گزارش گیری از عملکرد پرسنل
  •  مکانيزاسيون‪ ‬تمام‪ ‬فرايندها‪ ‬و‪ ‬گردش‪ ‬های‪ ‬کاری بدون نیاز به برنامه نویسی در چند دقیقه
  • و …

نتایج استفاده از اتوماسیون اداری در سازمان ها:

  • حذف کاغذ برای انجام مکاتبات اداری
  • مدیریت بسیار ساده تر نامه های اداری
  • پوشه بندی و گروه بندی نامه ها بر اساس نیاز
  • بایگانی الکترونیکی مکاتبات
  • و …

شرکت تاران تمامی ابزارهایی که شما برای الکترونیکی کردن سازمان خود نیاز دارید را تحت عنوان سامانه یکپارچه تاران در قالب یک سامانه کاملا یکپارچه ارائه می کند. این محصول از ابزار های زیر تشکیل شده:

  • سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار BPMS
  • اتوماسیون اداری
  • مدیریت دفاتر,شرکتها و شعبه که از لحاظ جغرافیایی از هم دور هستند
  • مدیریت چارت سازمانی و اعضا
  • گردش کار و انجام فرایندهای سازمان به صورت مکانیزه
  • مدیریت مخاطبین
  • و…

‫قابليت‪ ‬ها‪ ‬و‪ ‬امکانات‪ سامانه یکپارچه ‬تاران‬

  • يکپارچه‪ ‬سازی‪ ‬نرم‪ ‬افزار‪ ‬های‪ ‬جزيره‪ ‬ای‪ ‬سازمان‪ :‬نرم‪ ‬افزار‪ ‬تاران‪ ‬به‪ ‬راحتی‪ ‬می‪ ‬تواند‪ ‬با‪ ‬تمام‪ ‬نرم‬ ‫‫افزارهای‪ ‬سازمان‪ ‬شما‪ ‬از‪ ‬جمله‪ ‬اتوماسيون‪ ‬اداری‪ ,‬نرم‪ ‬افزارهای‪ ‬مالی‪ ‬و…‪ ‬به‪ ‬صورت‪ ‬يکپارچه‪ ‬کار‬‫کند‪.‬‬
  • حذف‪ ‬کاغذ‪ ‬از‪ ‬سازمان‪ :‬به‪ ‬کمک‪ ‬تاران‪ ‬تمامی‪ ‬فرم‪ ‬های‪ ‬سازمان‪ ‬شما‪ ‬از‪ ‬خريد‪ ‬کالا‪ ‬تا‪ ‬فرم‪ ‬های‪ ‬پروژه‪ ‬و‬‬‬..‪ .‬به‪ ‬صورت‪ ‬الکترونيکی‪ ‬به‪ ‬گردش‪ ‬در‪ ‬می‪ ‬آيند‪.‬‬‫
  • يکپارچه‪ ‬سازی‪ ‬شعب‪ ‬و‪ ‬دفاتر‪ ‬مختلف‪ :‬در‪ ‬سامانه‪ ‬تاران‪ ‬تمامی‪ ‬شعب‪ ‬و‪ ‬دفاتری‪ ‬که‪ ‬از‪ ‬لحاظ‪ ‬جغرافيايی‪ ‬از‬‬ ‫هم‪ ‬دور‪ ‬هستند‪ ‬به‪ ‬راحتی‪ ‬به‪ ‬صورت‪ ‬يکپارچه‪ ‬در‪ ‬کنار‪ ‬هم‪ ‬کار‪ ‬می‪ ‬کنند‪ ‬و‪ ‬می‪ ‬توان‪ ‬آنهارا‪ ‬در‪ ‬يک‪ ‬سامانه‬ ‫مديريت‪ ‬کرد‪.‬‬
  • ارزيابی‪ ‬و‪ ‬مديريت‪ ‬کارکنان‪ :‬مدير‪ ‬می‪ ‬تواند‪ ‬به‪ ‬راحتی‪ ‬کارکرد‪ ‬کارکنان‪ ‬خود‪ ‬را‪ ‬ارزيابی‪ ‬کند‪ ‬و‪ ‬از‪ ‬آنها‬‬ ‫گزارش‪ ‬به‪ ‬روز‪ ‬تهيه‪ ‬کند‪.‬‬
  • آمار‪ ,‬گزارشات‪ ‬و‪ ‬داشبورد‪ ‬مديريتی‪ :‬به‪ ‬دليل‪ ‬تحت‪ ‬وب‪ ‬بودن‪ ‬سامانه‪ ‬تاران‪ ‬مديران‪ ‬می‪ ‬توانند‪ ‬به‪ ‬راحتی ‫از‪ ‬تمام‪ ‬کارها‪ ‬و‪ ‬فرايندهای‪ ‬سازمان‪ ‬حتی‪ ‬با‪ ‬موبايل‪ ‬خود‪ ‬گزارشات‪ ‬دقيق‪ ‬و‪ ‬به‪ ‬روز‪ ‬تهيه‪ ‬کنند‪.‬‬
  • و…

اتوماسیون اداری به سبک تاران

سازمان خود را با تاران مکانیزه کنید

سامانه مدیریت یکپارچه تاران تمامی نیاز های شما را به نرم افزارهایی از جمله  CRM, ‌BPMSاتوماسیون اداری و … برطرف می کند. در این سامانه تمامی ابزارهای مورد نیاز برای مکانیزه سازی سازمان وجود دارد همچنین تاران سعی داشته تا بتواند این نرم افزارهای اداری را به ساده ترین شکل ممکن طراحی کند تا کاربر بتواند بدون هیچ مشکلی از آن استفاده کند.
این ابزار بسیار پیشرفته به شکلی قیمت گذاری شده تا حتی شرکت های کوچک (بین ۵ تا ۳۰ نفر) هم بتوانند به راحتی آنرا تهیه کنند و از آن برای مدیریت کسب و کار خود استفاده کنند.

اتوماسیون اداری به سبک تاران چه سودی دارد؟

  • بهره مندی از سیستم مدیریت مشتریان CRM بسیار پیشرفته
  • خودکار شدن تمام گردش های کاری سازمان ازجمله مرخصی, درخواست کالا و تمام گردش های کاری تخصصی کسب و کار شما
  • پیگیری و پایش کارها با کامپیوتر, تبلت و یا تلفن همراه خود
  • افزایش سرعت انجام کارها تا ۷۰%
  • کاهش استفاده از کاغذ برای فرم ها و نامه ها تا ۸۰%
  • بهره مندی از سیستم نامه نگاری و مکاتبات الکترونیکی تاران
  • گزارش گیری از کارها و فرایندهای سازمان
  • بررسی و ارزیابی کارکرد کارکنان
  • و …

اتوماسیون اداری و سامانه تاران برای شرکت های ۵ تا ۳۰ نفر:

  • بدون نیاز به سرور برای شرکت
  • ارائه سرور مجازی اختصاصی به هر سازمان
  • استفاده از سامانه به صورت اینترنتی در بستر ابر
  • هزینه بسیار کم
  • بهره مندی از پیشرفته ترین ابزارهای مکانیزاسیون سازمان و اتوماسیون اداری با کمترین هزیته
  • کاملا تحت وب
  • و …

 

اتوماسیون اداری و سامانه تاران برای سازمان های بزرگ ۵۰ تا ۱۰۰۰۰ نفر:

  • نصب سامانه روی سرورهای مشتری
  • راه اندازی روی شبکه محلی شرکت
  • بدون نیاز به نصب هیچ گونه نرم افزار روی کامپیوترهای کارکنان
  • تماما تحت وب
  • بهره مندی از سیستم مدیریت فرایند کسب و کار ‌BPMS
  • تمامی ابزار های مدیریت چارت سازمان و منابع انسانی
  • قیمت بسیار مناسب
  • امکان یکپارچگی با دیگر نرم افزارهای سازمان
  • و …

تاران یک راهکار نرم افزاری بسیار پیشرفته است که تمام سازمان ها از کوچک تا بزرگ می توانند از آن استفاده کنند. برای اطلاعات بیشتر و یا دریافت دمو رایگان همین حالا باما تماس بگیرید.

بزرگترین اشتباهات شرکت ها در خرید اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری اشاره به نرم افزارهایی در زمینه خودکارسازی و بهینه سازی رویه‌های جاری سازمان‌ها‌ دارد. اما آنچه به اشتباه در بازار داخلی به عنوان اتوماسیون اداری به فروش می رسد باعث سردرگمی بخش عظیمی از مشتریان شده است، آن ها غالباً نمی دانند که با چه نوع نرم افزارهایی روبرو هستند. بنابراین اگر اتوماسیون اداری مورد نظر:
۱. بیشتر برای نامه نگاری بکار رود.
۲. نتواند با سایر نرم افزارهای سازمانی ارتباط گیرد.
۳. آنقدر هوشمند نباشد که تصمیم گیری کند.
۴. کارهای تکراری پرسنل را انجام ندهد.
۵. سرعت گردش کار را به طور چشم گیر بالا نبرد.
۶. خطای کاربری باعث توقف گردش کارها شود.
۷. توانایی گزارش سازی دلبخواه و مانیتورینگ را نداشته باشد.
۸. خریدار دسترسی به سورس کد برای شخصی سازی نرم افزار را در اختیار ندارد.
۹. و…
بدانید که قرار نیست یک اتوماسیون اداری واقعی بخرید، و آنچه به شما پیشنهاد شده است فقط یک نرم افزار سنتی برای مکاتبات و نامه نگاری ها سازمانی می باشد. تقریباً نیمی از امکانات این نوع نرم افزارها از طریق سیستم های ایمیل در دسترس می باشد. همچنین نقش چندانی در خودکار سازی(هوشمندسازی) سازمان شما نخواهد داشت. حالا اگر نرم افزاری:
۱. فرم ها، فرآیندها و گردش کار را علاوه بر نامه ها مکانیزه کند.
۲. به کلیه نرم افزارهای سازمان متصل شود.
۳. توانایی تصمیم گیری و انتخاب راه میانبر داشته باشد.
۴. کارهای تکراری پرسنل را بطور خودکار انجام دهد.
۵. سرعت انجام کارها را بسیار افزایش دهد.
۶. هوش نرم افزار درصورت خطای کاربر، راهکارهای جایگزین ارائه می دهد.
۷. گزارشات متنوع بر اساس نیاز مدیران قابل ساخت است.
۸. خریدار باتوجه به ویژگی های سازمانش اقدام به شخصی سازی نرم افزار می کند.
۹. و…
با اطمینان کامل خرید را انجام دهید. این محصول یک اتوماسیون اداری واقعی است که می تواند با ویژگی های خود راندمان سازمان را دچار تحول کند.:
راهکارهای اتوماسیون اداری واقعی که مناسب دو گروه شرکت های کوچک و بزرگ می باشند به صورت تفکیک شده در زیر آمده است:
۱. راهکار مناسب شرکت های ۱۰ الی ۱۰۰ نفره (کوچک): با توجه به حجم پایین و سادهء فرآیندهای جاری، سیستم های گردش کار عموماً پاسخگوی نیازهای موجود خواهد بود مثل SharePoint.
۲. راهکار مناسب شرکت های ۱۰۰ الی ۱۰۰۰۰ نفره (متوسط و بزرگ): با توجه به حجم بالا، پیچیده و متغیر فرآیندهای سازمانی، راهکاری به جز BPMS (سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار) نمی تواند جوابگوی نیاز شرکت ها در این ابعاد باشد.

BPMS چیست؟

BPMS نرم افزاری است که با در اختیار قراردادن یک محیط گرافیکی شما را قادر می سازد با کمترین دانش برنامه نویسی اقدام به مکانیزاسیون، یکپارچگی و بهبود فرآیندهای جاری سازمان خود نمایید. به عبارتی BPMS ابزاری برای تولید نرم افزارهای اختصاصی یک شرکت توسط خودش می باشد.

سازمان ها در گذشته به دلیل تعداد زیاد نرم افزارهای کاربردی خود دچار معضل سیستم های جزیره ای می شدند. با گذشت زمان و شکل گیری ایدهء نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS)، متخصصان پی بردند می توان با صرف هزینه و زمان بسیار کم اقدام به تولید سیستمی یکپارچه از تمامی نرم افزارها موجود سازمان بنمایند.

ارزش های افزودهء حاصل از BPMS های واقعی باعث شده که هیچ سازمانی نتواند به سادگی از آن چشم پوشی کند:

  1. نرم افزاری برای تولید کم هزینه نرم افزارهای اختصاصی مورد نیاز، توسط خود شرکت
  2. خودکارسازی انجام فرآیندها بر اساس قوانین تجاری
  3. مکانیزاسیون و حذف وظایف تکراری پرسنل
  4. اخذ تصمیمات هوشمندانه بصورت مکانیزه
  5. نظارت بر عملکرد پرسنل و جریان کارها
  6. اتصال یکپارچه و امکان مدیریت بر کلیه نرم افزارهای سازمان
  7. گزارشگیری پیشرفته و شناسایی گلگوگاه های مشکل آفرین در فرایندها
  8. افزایش سرعت گردش کار و در طبع آن افزایش رضایت مشتریان و پرسنل
  9. قابلیت به روزرسانی و ایجاد فرآیندهای جدید در کمترین زمان
  10. حذف کاغذ و هزینه های بایگانی متعاقب آن
  11. و…

هر پروژه BPMS دارای مراحل شش گانه ای است که از طریق متخصصان تحلیل گر و IT و عموماً به کمک مشاوران شرکت های تولید کنندهء نرم افزار پیاده سازی می شود :

  1. طراحی مدل فرآیند : طراحی گرافیکی جریان کار و مراحل انجام آن
  2. طراحی مدل داده: تعیین نحوه ذخیره سازی داده های موجود در فرایندها و سیستم ها در دیتابیس
  3. طراحی فرم ها: نحوهء نمایش داده ها به کاربران سیستم
  4. طراحی قوانین تجاری: تعیین شروط، قوانین و تصمیم گیری های کسب و کار جهت خودکار انجام شدن توسط سیستم
  5. تعریف مجریان فرآیند: تعیین اشخاص برای انجام هر مرحله از فرآیند
  6. یکپارچه سازی: برقراری ارتباط با سایر نرم افزارها و فرآیندهای سازمان جهت تبادل داده ها در مراحل مختلف به طور ساختار یافته

 

به طور خلاصه شما می توانید به کمک BPMS کارهای زیر را انجام دهید:

  • تولید نرم افزارهای تخصصی مورد نیاز شرکت توسط خودش با صرف ۳۰% زمان و هزینه معمول تولید نرم افزار
  • یکپارچه سازی تمام نرم افزارهای سازمان به طور ساخت یافته
  • مدیریت فرایند های سازمان(BPM) به صورت مکانیزه
  • افزایش بلوغ فرایندی و سیستمی در سازمان جهت تهیه راهکارهای ERP
  • الکترونیکی شدن تمام فرم ها و گردش کارهای ساده و پیچیده سازمان

در پایان لینک برخی از مقایسات کاربردی نرم افزار BPMS  با سایر نرم افزارها ارائه می گردد:

BPMS و ERP

SharePoint و BPMS

BPMS و اتوماسیون اداری

مقایسه BPMS و اتوماسیون اداری

هدف این مقاله یاری رساندن به آن دسته از مدیرانی است که می خواهند بین خرید اتوماسیون اداری و BPMS تصمیم گیری کنند. قبل از شروع هر چیزی بهتر است تعریف مختصری از موارد مطرح در این حوزه داشته باشیم:
• اتوماسیون اداری: راهکاری درباره گردش نامه ها «مکاتبات» داخلی یک سازمان است.
• BPMS: نرم افزاری برای گردش فرم ها براساس فرآیندهای موجود در سازمان می باشد.
حالا این سوال پیش می آید تفاوت نامه با فرم در چیست؟ و معنی فرآیند به چه چیزی اشاره دارد؟
• نامه: ماهیتی غیراستاندارد با قابلیتی بسیار اندک در کنترل و پردازش است. نامه ها محتاج به عامل انسانی برای ادامه گردش خود هستند.
• فُرم: ماهیتی استاندارد با امکاناتی بسیار بالا برای کنترل، پردازش و گزارش گیری است. فرم ها با توجه به هوشمندی ابزار BPMS بطور خودکار پس از تکمیل، به گردش خود ادامه می دهند.
• فرآیند: به گردش کامل یک کار «مثلاً خرید مواد اولیه، تولید محصول، پرداخت حقوق و…» از نقطهء شروع تا پایان آن اشاره دارد.
همین نکتهء ساده به ما گوشزد می کند بحث خودکارسازی سازمان ها از طریق اتوماسیون اداری یک امر غیرممکن است. در این مرحله مهمترین سوال مدیران درباره مفهوم واقعی مکانیزاسیون شکل می گیرد:
• مکانیزاسیون: ناظر بر گردش خودکار و هوشمند فرآیندهای سازمانی از طریق فرم ها می باشد. یعنی اولاً فرآیندها مرحله به مرحله توسط سیستم جلو برود«خودکار است». ثانیاً جایی که فرآیند دچار مشکل می شود توانایی تصمیم گیری و حل مسئله را دارا باشد «هوشمند است». ثالثاً باید دارای بخش هایی باشد که فرآیند توسط عامل انسانی تکمیل می گردد «فُرم دارد».
از مجموع تعاریف بالا به تفاوت بنیادین اتوماسیون های اداری با BPMSها پی می بریم. برخی از این تفاوت ها شامل :
۱. اتوماسیون های اداری مانند BPMSها نمی تواند مانع از انجام کارهای تکراری توسط پرسنل گردد.
۲. نسبت گردش کارهای سازمان توسط اتوماسیون اداری بسیار کندتر از BPMSها می باشد.
۳. BPMSها برخلاف اتوماسیون های اداری قابلیت دریافت اطلاعات، تحلیل و مدیریت بر نرم افزارهای سازمان را دارد.
۴. ارزش افزودهء اقتصادی حاصل از BPMS ده ها برابر یک اتوماسیون اداری است.
۵. BPMS قادر به تولید هر نرم افزاری از جمله اتوماسیون اداری را دارد.
۶. ابزار گزارش گیری اتوماسیون اداری در مقابل تکنولوژی های پیشرفته BPMS مانند Heatmap که قابلیت تشخیص گلوگاه های مشکل ساز سیستم را دارد قابل قیاس نیست.