مدیریت فرآیندهای کسب و کار BPMS
محصولات تاران در حوزه مدیریت فرآیندهای کسب و کار BPMS
لزوم استفاده از BPMS
با به تاریخ پیوستن پیاده سازی فرایندها توسط کاغذ و فرم، و در پی آن تولید نرم افزارهای اختصاصی برای هر فرایند، سازمان ناگزیر به استفاده از ده ها نرم افزار جزیره ای می شود. این مسئله به خودی خود مشکلات زیر را به دنبال می آورد:
- صرف هزینه و زمان بسیار بالا جهت تولید این تعداد نرم افزار.
- نیاز به تغییر پی در پی نرم افزارها بنا به شرایط متغیر محیطی.
- معضل یکپارچه سازی نرم افزارهای جزیره ای. خلاء
- چابکی در سیستم های سازمان.
- و…
لذا در این شرایط بهترین راهکار برای حل مشکلات فوق استفاده از نرم افزار BPMS می باشد که شما را قادر می سازد در کمترین زمان و با صرف هزینه ای اندک تمام فرایندهای موردنیاز خود را طراحی و در قالب نرم افزار پیاده سازی کنید.
معیارهای یک BPMS خوب
- پشتیبانی همه جانبه از استانداردهای جهانی مدلسازی فرایند از جمله DMN, CMMN ,BPMN2.0 و …
- سرویس گرایی و یکپارچه سازی نرم افزارها و سخت افزارهای موجود
- مدیریت تغییر در فرایندها (Versioning)
- امکان تعریف انواع شاخص ها (KPI) برای گزارش گیری از فرایندها
- پشتیبانی مستمر و انتشار نسخه های جدید از محصول
- استفاده از پروتکل های امنیتی روز جهان
- و …
امکانات اختصاصی BPMS تاران
بزرگترین معضل BPMS های موجود در ایــران عــدم پشــتیبانی صحیــح از استاندارد های مــدل ســازی فراینــد مــی باشــد کــه ایــن امــر موجــب روی آوردن تولیدکننــدگان ایــن محصــول بــه اســتاندارهای مدل ســازی خــود ســاخته و یــا پشــتیبانی ناقــص از اســتانداردهای جهانــی مــی شــود. اما BPMS تاران:
- · پشتیبانی خارق العاده از سه استاندارد برتر جهانی در مدلسازی فرایند DMN, BPMN2.0, CMMN
- کاربرپسندی، سرعت بالا در ساخت فرایند و اعمال تغییرات با حداقل دانش برنامه نویسی
- مدیریت تغییر در فرایندها (Versioning)
- قیمت بسیار پایین نسبت به رقبای خارجی
- تماماً تحت وب
- یکپارچه ساز نرم افزارهای جاری سازمان و پشتیبانی کامل از معماری SOA
- امکان استفاده از نرم افزار بوسیله کامپیوتر، لپ تاپ، تبلت و موبایل
- امکان مکانیزاسیون تمام فرایندهای سازمان با ریزترین جزئیات
- و …
دارا می باشد.
مراحل ساخت فرایند در BPMS تاران
نرم افزار BPMS تاران در 6 مرحله اقدام بــه طراحی و ساخت فرایندهای سازمان می نماید:
- طراحی و مدلسازی فرایند: در این مرحله کاربر می تواند با استفاده از امکانات در دسترس به طراحی و مدلسازی فرایندهای ساده، پیچیده و چند سطحی در سازمان توسط استانداردترین زبان های مدلسازی موجود در جهان از جمله DMN, CMMN ,BPMN2.0 مبادرت نماید.
- طراحی مدل داده: در این مرحله می توانید مدل ذخیره سازی اطلاعات را تعیین کنید. به عبارتی با استقلال داشتن لایه طراحی داده، می توان اطلاعات گوناگون حاصل از سایر برنامه های کاربردی ســازمان را در قالب یک فرم اطلاعاتی یکپارچه نمایید.
- طراحی فُرم: در این مرحله می‌توان به سادگی با کاربرد Drag & Drop به طراحی فرم‌های سازمانی، در شکل‌های دلخواه و قابلیت های پیشرفته نظیر اعتبارسنجی و فرم های پویا اقدام نمود. همچنین امکان تعریف عناصر جدید برای صفحات کاربری میسر بوده و شخص کاربر لزوماً محدود به کنترلهای از پیش تعبیه شده در سیستم نمی باشد.
- طراحی قوانین تجاری: کاربر در این مرحله قادر است جهت تشخیص مسیر فرایند از قوانین ساده تا پیشرفته و یا مراجعه به سایر سیستم ها استفاده نماید. مثلا در مسـیر یک فرایند می تواند به سیستم تردد مراجعه نموده و وضعیت خاصی را درباره ساعات کارکرد پرسنل سازمان بررسی نماید.
- تعریف مجریان فرایند: فعالیت های موجود در هر فرایند توسط افراد خاصی در سازمان انجام می پذیرد که به اختصار آن ها را مجـریان می نامیم. در این مرحله، مجریان به طور مستقیم یا با پیروی از یک منطق خاص انتخاب می شوند. جهت انتخاب مجریان با یک منطق خاص، ابزار گرافیکی ساده و نیز قابلیت استفاده از وب سرویسها فراهم شده است.
- یکپارچه سازی: از طریق این قابلیت می توان در حین انجام یک فرایند، سایر سیستم های سازمان را با استفاده از استاندارد وب سرویس برای تبادل اطلاعات، به یکدیگر متصل نمود. برای مثال اگر در خاتمه فرایند مرخصی نیاز باشد سوابق مربوطه در سیستم حضور و غیابی که توسط شرکت دیگری طراحی شده است، ثبت گردد، این مهم در بخش یکپارچــه سازی رخ می دهد.
پنل های نرم افزار تاران
راهکار BPMS تاران شامل پنل هایی بوده که تمامی 6 مرحله ی ساخت فرآیند و همچنین امکانات گزارشگیری و کارتابل در آن ها پیش بینی شده است:
- ادمین: ادمین میتواند تمام کاربران، گروه ها و سمت های موجود در سازمان را درون سیستم مدیریت نماید. همچنین صدور مجوز برای دسترسی به بخش های مختلف در نرم افزار از طریق این پنل انجام می پذیرد:
- ساخت، ویرایش و حذف کاربران، گروه ها و سمت های سازمانی
- ساخت و مدیریت چارت سازمانی
- امکان تخصیص مجوز دسترسی به کابران، گروه ها و سمت های سازمانی جهت مشاهدهء بخش های مختلف نرم افزار
- قابلیت پشتیبانی از ساخت مستاجر برای نرم افزار(multi-tenancy)
- و …
- پنل فرایند ساز: تمامی مراحل مورد نیاز جهت طراحی، پیاده سازی و استقرار فرآیندها در سیستم، در این بخش انجام می پذیرد. پنل فرآیندساز تاران با پشتیبانی از بروزترین استانداردهای مدلسازی فرآیند و همچنین فراهم آوردن محیطی بسیار ساده، کاربر را قادر می سازد فرآیندهای خود را در سیستم پیاده سازی کند:
- مدلسازی فرآیند با استفاده از زبان های BPMN2.0, CMNN, DMN
- امکان ساخت فرم توسطDrag & Drop, Click, HTML/CSS/JS
- تعریف ارتباطات با نرم افزارهای موجود جهت یکپارچه سازی
- تعریف شاخص های(KPI) اختصاصی برای فرایندها
- و…
- میزکار: با در اختیار قراردادن یک محیط زیبا و کاملا حرفه ای، کاربر را قادر می سازد با ورود به این بخش ضمن تکمیل فرم‌ها، فعالیتهای خود را به انجام رساند. به کمک این پنل هر شخص می تواند کارتابل‌های مختلفی بنابر نیاز خود تعریف کند. سایر کاربران مثلا شرکای تجاری و مشتریان میتوانند از طریق درگاه‌های تعریف شده در سایت سازمان، اقدام به ایجاد یا رهگیری درخواست های خود بنمایند:
- مشاهده مسیر فرآیندها در قالب گرافیکی
- دارای واسط کاربری تحت وب و موبایل
- امکان پیگیری و مشاهده سوابق فرآیندها در هر مرحله
- تعبیه هشدارها درصورت عدم انجام به موقع فرآیندها
- سفارشی سازی و پوشه بندی فرآیندها مطابق میل کاربر
- و …
- کابین خلبان: سازمان ها با بهره گیری از این پنل میتوانند ضمن تحلیل هوشمندانه و دقیق فرآیندها و مجریان هر فرآیند، به شناخت گلوگاه ها و کیفیت کار در جریان اجرا بپردازند. این امکان در نهایت موجب سرعت و بهبود تصمیم گیری و اصلاح الگوی فرآیندها می شود. کابین خلبان تاران، مدیران را قادر می‌سازد تا فرایندهای سازمان خود را به سوی بهبود و بلوغ روز افزون هدایت نمایند:
- امکان ساخت انواع گزارشات تخصصی مورد نیاز
- توانایی گزارشگیری از انواع شاخص ها (KPI)
- امکان بررسی گزارشات در محیط وب و موبایل
- رهگیری روند اجرای فرآیندها به صورت گرافیکی
- پایش فعالیتهای کسب و کار (BAM)
- امکان تولید گزارشات نموداری، جدولی، ماتریسی و …
- قابلیت توسعه و تغییر گزارشات توسط سازمان
- گزارشات:
- گزارش نقشه گرمایشی (Heatmap) :این گزارش با تحلیل و بررسی زمان اجرای فرآیندها بر اساس یک الگوریتم خاص و بسیار پیشرفته می تواند فرصت های بهبود فرآیند را در یک نگاه نمایان سازد.
- گزارش ساز جدولی از داده‌های فرایند: به وسیله این ابزار کاربر این امکان را در اختیار دارد تا از داده های موجود در فرم ها، مدل های داده و نرم افزارهای یکپارچه شده، گزارشات متنوعی طبق نیازهای خود در محیطی بسیار ساده و کاربرپسند ایجاد کند.
- گزارش ساز شاخص ها (KPI): توسط این ابزار گزارش ساز شما می توانید از شاخص هایی که برای فرایندها در پنل فرایند ساز تاران تعریف کرده اید گزارشات ویژه و منحصر به فرد دریافت نمایید.
