مقایسه ERP و BPMS

گاهی انتخاب بین دو راهکار ERP و BPMS برای مدیران عملی سخت و عذاب آور است. آنها نمی دانند کدام راهکار، مناسب احوال سازمان متبوعشان است. مشاوره های متفاوت و حق به جانب فروشندگان، فضایی بدبینانه برای آنها رقم می زند. توصیه دوستانهء ما به شما، بررسی دوباره مفهوم ERP و BPMS فارغ از هرگونه قضاوت قبلی می باشد:

  • ERP) Enterprise Resource Planning): راهکاری خودکار، یکپارچه و دارای ماژول‌هایی از پیش تعریف شده (آماده) برای تمامی حوزه های سازمانی (برنامه ریزی، تولید، مالی و…) می باشد.

به عبارتی یکپارچه سازی فرآیندها، نرم افزارها و عوامل انسانی درون سازمان، بر اساس تجارب بهترین شرکت های جهان (Best Practices) انجام می گیرد.

نکته حائز اهمیت، از پیش آماده بودن این محصول برای هر صنعت می باشد.

  • BPMS) Business Process Management System): نرم افزاری با تمام قابلیت های ارائه شده توسط ERP است، با این تفاوت که در BPMS بحث Best Practices مطرح نیست. یعنی سازمان ها خودشان اقدام به کاستومایز نمودن نحوه مکانیزاسیون فرآیندها، نرم افزارها و عوامل انسانی می نمایند.

می توان بیان داشت، این نرم افزار یک بستر خالی در اختیار سازمان می گذارد تا ERP موردنظر خود را بسازند.

به نظر می رسد تعاریف ساده فوق، به تنهایی بتواند بخش عظیمی از ابهامات مدیران را رفع نماید. اما کماکان تصمیم گیری برای خرید، امری ساده به نظر نمی رسد. بنابراین بررسی سایر تفاوت های کلیدی این دو نرم افزار حتماً می تواند راهگشای ما باشد:

  1. اعمال تغییرات در فرآیندها (Versioning)، در ERP بسیار هزینه بر و زمانبر است. اما در BPMS این عمل با هزینه و در زمان اندکی صورت می گیرد.
  2. زمان آماده به کار ERP نسبت به BPMS کوتاهتر است (ERP محصولی آماده است اما BPMS باید ساخته شود).
  3. ERP فقط در سازمان های بزرگ و بلوغ یافته جواب می دهد. اما BPMS در ابعاد متوسط و بزرگ و همچنین در هر سطحی از بلوغ سازمانی، پاسخگوی نیازها است.
  4. ریسک استفاده از ERP بسیار بالاتر از BPMS است، زیرا ERP به سازمان شکل جدیدی می دهد که ممکن است مورد پذیرش قرار نگیرد، اما BPMS توسط یا با مشاوره خود سازمان تولید می شود.
  5. بخش هایی از سازمان (مانند وقوع فرآیندهای جدید) ممکن است تحت پوشش ERP قرار نگیرد، در این حالت استفاده از راهکارهای مکمل الزامی است. ولی BPMS چون خود به وسیله سازمان ها کنترل می شود، در نتیجه توسعه سیستم آن به سادگی امکان پذیر است.
  6. و…

در نهایت ذکر قانون‌ کلیدی ۳۰/۷۰ در بحث مدیریت‌ فرآیندهای کسب و کار (BPM) خالی از لطف نیست. این قانون به ما گوشزد می کند، ۷۰ درصد فرآیندهای سازمانی ثابت اند، اما حدود ۳۰ درصد از آنها که عموماً مهم نیز می باشند، دائماً درحال تغییر هستند.

نتیجه گیری کلی 

اگر سازمان بزرگی دارید که هنوز بحث BPM (مدیریت فرآیندهای کسب و کار) در آن به بلوغ نرسیده است، انتخاب راهکار BPMS برای سازمان اجتناب ناپذیر است.

اما اگر سازمانی بزرگ و البته بالغ دارید، ERP بهترین گزینهء شما می باشد. هرچند باتوجه به قانون ۳۰/۷۰  توصیه می شود، برای افزایش انعطاف پذیری ERP و نیز صرفه جویی های اقتصادی و زمانی از BPMS به عنوان یک راهکار مکمل استفاده گردد.

اتوماسیون اداری, ‌BPMS و مکانیزاسیون سازمان

اتوماسیون اداری , نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار, ERP و… همه به
دنبال تحقق هدف مکانیزاسیون سازمان ها می باشند که این راهکارهای نرم افزاری با الکترونیکی کردن کارها در نهایت به سازمان کمک می کند تا با هزینه کمتر و سرعت بالاتر محصولات و یا خدمات خود را ارائه کند.

نتایج استفاده از سیستم مدیریت فرایند کسب و کار BPMS در سازمان ها:

  • کاهش استفاده از کاغذ برای گردش کار و فرم ها تا ۹۰٪
  • حذف انجام کارهای اضافه و تکراری توسط پرسنل
  • افزایش سرعت انجام کارها تا ۱۱۰٪
  • ارزیابی روند انجام فرایند و گردش های کاری در سازمان
  • ارزیابی و گزارش گیری از عملکرد پرسنل
  •  مکانيزاسيون‪ ‬تمام‪ ‬فرايندها‪ ‬و‪ ‬گردش‪ ‬های‪ ‬کاری بدون نیاز به برنامه نویسی در چند دقیقه
  • و …

نتایج استفاده از اتوماسیون اداری در سازمان ها:

  • حذف کاغذ برای انجام مکاتبات اداری
  • مدیریت بسیار ساده تر نامه های اداری
  • پوشه بندی و گروه بندی نامه ها بر اساس نیاز
  • بایگانی الکترونیکی مکاتبات
  • و …

شرکت تاران تمامی ابزارهایی که شما برای الکترونیکی کردن سازمان خود نیاز دارید را تحت عنوان سامانه یکپارچه تاران در قالب یک سامانه کاملا یکپارچه ارائه می کند. این محصول از ابزار های زیر تشکیل شده:

  • سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار BPMS
  • اتوماسیون اداری
  • مدیریت دفاتر,شرکتها و شعبه که از لحاظ جغرافیایی از هم دور هستند
  • مدیریت چارت سازمانی و اعضا
  • گردش کار و انجام فرایندهای سازمان به صورت مکانیزه
  • مدیریت مخاطبین
  • و…

‫قابليت‪ ‬ها‪ ‬و‪ ‬امکانات‪ سامانه یکپارچه ‬تاران‬

  • يکپارچه‪ ‬سازی‪ ‬نرم‪ ‬افزار‪ ‬های‪ ‬جزيره‪ ‬ای‪ ‬سازمان‪ :‬نرم‪ ‬افزار‪ ‬تاران‪ ‬به‪ ‬راحتی‪ ‬می‪ ‬تواند‪ ‬با‪ ‬تمام‪ ‬نرم‬ ‫‫افزارهای‪ ‬سازمان‪ ‬شما‪ ‬از‪ ‬جمله‪ ‬اتوماسيون‪ ‬اداری‪ ,‬نرم‪ ‬افزارهای‪ ‬مالی‪ ‬و…‪ ‬به‪ ‬صورت‪ ‬يکپارچه‪ ‬کار‬‫کند‪.‬‬
  • حذف‪ ‬کاغذ‪ ‬از‪ ‬سازمان‪ :‬به‪ ‬کمک‪ ‬تاران‪ ‬تمامی‪ ‬فرم‪ ‬های‪ ‬سازمان‪ ‬شما‪ ‬از‪ ‬خريد‪ ‬کالا‪ ‬تا‪ ‬فرم‪ ‬های‪ ‬پروژه‪ ‬و‬‬‬..‪ .‬به‪ ‬صورت‪ ‬الکترونيکی‪ ‬به‪ ‬گردش‪ ‬در‪ ‬می‪ ‬آيند‪.‬‬‫
  • يکپارچه‪ ‬سازی‪ ‬شعب‪ ‬و‪ ‬دفاتر‪ ‬مختلف‪ :‬در‪ ‬سامانه‪ ‬تاران‪ ‬تمامی‪ ‬شعب‪ ‬و‪ ‬دفاتری‪ ‬که‪ ‬از‪ ‬لحاظ‪ ‬جغرافيايی‪ ‬از‬‬ ‫هم‪ ‬دور‪ ‬هستند‪ ‬به‪ ‬راحتی‪ ‬به‪ ‬صورت‪ ‬يکپارچه‪ ‬در‪ ‬کنار‪ ‬هم‪ ‬کار‪ ‬می‪ ‬کنند‪ ‬و‪ ‬می‪ ‬توان‪ ‬آنهارا‪ ‬در‪ ‬يک‪ ‬سامانه‬ ‫مديريت‪ ‬کرد‪.‬‬
  • ارزيابی‪ ‬و‪ ‬مديريت‪ ‬کارکنان‪ :‬مدير‪ ‬می‪ ‬تواند‪ ‬به‪ ‬راحتی‪ ‬کارکرد‪ ‬کارکنان‪ ‬خود‪ ‬را‪ ‬ارزيابی‪ ‬کند‪ ‬و‪ ‬از‪ ‬آنها‬‬ ‫گزارش‪ ‬به‪ ‬روز‪ ‬تهيه‪ ‬کند‪.‬‬
  • آمار‪ ,‬گزارشات‪ ‬و‪ ‬داشبورد‪ ‬مديريتی‪ :‬به‪ ‬دليل‪ ‬تحت‪ ‬وب‪ ‬بودن‪ ‬سامانه‪ ‬تاران‪ ‬مديران‪ ‬می‪ ‬توانند‪ ‬به‪ ‬راحتی ‫از‪ ‬تمام‪ ‬کارها‪ ‬و‪ ‬فرايندهای‪ ‬سازمان‪ ‬حتی‪ ‬با‪ ‬موبايل‪ ‬خود‪ ‬گزارشات‪ ‬دقيق‪ ‬و‪ ‬به‪ ‬روز‪ ‬تهيه‪ ‬کنند‪.‬‬
  • و…

BPMS یا ERP ?

هدف از پیاده سازی مدیریت فرآیند کسب و کار با برنامه ریزی منابع
سازمانی در کسب و کار شما افزایش نیروی تولید و افزایش سود است. بسیار مهم است که بسته به نیازهای کارکردی و اهداف تجاری خاص خود مسیر و نرم­افزار درست را برای کسب و کارتان انتخاب کنید. اگر درست انتخاب نکنید، در نهایت زمان و پول خود را تلف می­کنید. یکپارچه­سازی این نرم­افزارها می­تواند پیچیده و زمان­بر باشد، باوجوداین انجام صحیح این کار مزایای مثبت بسیار خواهد داشت.

آیا می­دانستید برنامه­ریزی منابع سازمانی و BPM اغلب با هم اشتباه گرفته می­شوند؟ این دو درحالی که در سطح به هم شباهت دارند، دارای تفاوت­هایی کلیدی هستند. درحالی که می­خواهیم تفاوت بین BPM و ERP را بررسی کنیم، در ابتدا باید پایه را تعیین کنیم. باید نقشی که هر یک از آن­ها بازی می­کنند را درک کنید و آن گاه می­توانید تصمیم بگیرید که بهترین گزینه برای کسب و کارتان کدام است.

مدیریت فرآیند کسب و کار

در این بخش، به بررسی مدیریت فرآیند کسب و کار می­پردازیم. نرم­افزار در این طبقه به خودکار کردن فرآیندهای کسب و کار کمک خواهد کرد و این اتوماسیون می­تواند موجب صرفه­جویی زمانی زیادی برای شرکت شما شود. BPMS طراحی شده تا کسب و کار شما پربازده­تر باشد. این نرم­افزار به شما اجازه می­دهد بر مقدار منابعی که برای هر پروژه به کار برده می­شوند نظارت کنید و به شما کمک می­کند به طور مؤثرتری از بودجه­ی خود استفاده نمایید.

شما می­توانید ببینید برای هر کاری به چه مقدار زمان و پول نیاز دارید. آن گاه، می­توانید تنظیمات مناسب را انجام دهید تا بازده مدل تجاری خود را بهبود بخشید. همچنین این نرم­افزار می­تواند فرآیند تخصیص مشاغل را خودکار کند؛ کارهای فردی به صورت خودکار بر اساس سطح مهارت کارمندان به آن­ها تخصیص داده می­شوند در حالی که می­توان کارهای پیچیده­تر را به کارمندانی سپرد که سطح مهارت آن­ها بهبود یافته است.

BPMS در مقابل ERP

مردم اغلب BPMS و ERP را با هم اشتباه می­گیرند. بهترین راه به خاطر سپردن تفاوت بین این دو این است که ERP را ذخیره­سازی و دیگری را اتوماسیون و مدیریت فرآیند در نظر بگیرید.

وقتی کسب و کاری را اداره می­کنید باید داده­های زیادی را گردآوری کنید. باید فروش، حقوق کارمندان و موارد دیگر را گردآوری کنید؛ مدیریت مستقل همه­ی این داده­ها کار ترسناکی است. این­جاست که ERP مفید واقع می­شود.

اگر بخواهیم راحت بگوییم، ERP نرم­افزاری است که داده­ها را در سروری مرکزی ذخیره می­کند. بنابراین، بخش­های مختلف می­توانند داده­ها را وارد کنند و همه­ی آن­ها در یک مکان ذخیره می­شوند. کارکنان مدیریت می­توانند بر طبق نیاز به داده­ها دسترسی داشته باشند. برای درک بیشتر، این سیاهه­ی ملزومات ERP را مرور کنید.

آیا می­توانید از هر دوی آن­ها با هم استفاده کنید؟

افراد بسیاری می­پرسند آیا این دو می­توانند با هم کار کنند. می­توانید BPMS را به ERP اضافه کنید. باوجوداین، عکس این عمل امکان­پذیر نیست. اگر این کار درست انجام گیرد، این دو در حقیقت می­توانند از طریق پر کردن شکاف­ها همدیگر را تکمیل کنند. با اجرای این دو با هم می­توانید همه چیز را داشته باشید. می­توانید مدیریت فرآیند خودکاری داشته باشید که بر استفاده از منابع نظارت کرده و کارها را به افراد تخصیص می­دهد. به طور هم­زمان، کماکان قادر خواهید بود همه­ی داده­های خود را در پایگاه داده­ی مرکزی ذخیره کنید.

  • selecthub.com/enterprise-resource-planning

۱۰ مزیت استفاده از BPMS

۱۰ مزیت پیاده سازی BPM:

آیا فرآیندهای ثابت شما پاسخگوی نیازمندی ها و خواسته های بازار است؟
آیا شما با فرآیندهای زیادی سرو کار دارید و هیچ کدام به صورت درست پیش نمی رود؟
آیا شما نیازمند کوتاه تر شدن فرآیند تولید و ارایه هر چه سریع تر محصول به بازار هستید؟
آیا کارمندان و مشتریان شما اطلاعات کمی نسبت به این که چگونه با فرایندهای کلیدی کار کنند ، دارند؟
آیا مدیر با نبود اطلاعات در مورد فرایندها و چگونگی تصمیم براساس فرآیندها مواجه می باشد؟

اگر پاسخ شما به سوالات بالا بله می باشد پس باید نسبت به BPM بررسی دقیق تری انجام دهید.

در سناریوی فعلی جهانی سازمان در هر شکل و اندازه ای با رقابت های شدیدی مواجه هستند. برای اینکه سازمان توان رقابتی خود را حفظ کنند و همچنین سیر صعودی خود را در بازارهای جهانی پیش ببرندد و بهره وری خود را افزایش دهند باید از مدیریت فرآیند کسب و کار BPM استفاده کنند.
این نکته در مورد BPM بسیار حائز اهمیت می باشد که BPM ترکیبی از اقدامات روش محور برای به جلو بردن ارزش سازمانی از طریق بهبود فرآیند است.
آن می تواند به سادگی تعریف یک فرآیند نامشخص ویا مشاهده مستمر به فضاهای بهبود یافته و تغییر یافته باشد و یا می تواند به پیچیدگی کامل کردن فرآیند کسب و کار مهندسی مجدد سرمایه گذاری باشد .

با صرف نظر از اینکه دیدگاه شما چیست در این مقاله که فواید بسیاری در مورد BPM گفته شده است ما به بررسی بخشی از فواید آن می پردازیم.

۱- مهارت
سازمان ها به صورت مداوم با نیاز به تغییر مواجه هستند . ممکن است این تغییرات به خاطر تغییر قانون ، تقاضای بازار یا ظهور شیوه های جدید کار باشد. یکی از ویژگی های کلیدی BPM این است که با توجه به فرآیند ، طراحی فرآیند می تواند انعطاف پذیر باشد. با استفاده از BPM شما می توانید با کم ترین هزینه تغییرات لازمه را برای یک فرآیند ایجاد کنید.شما می توانید متناسب با نیاز سازمان ،فرآیندها را ایجاد کنید.

۲- بهره وری و سودمندی
با BPM شما میتوانید اتوماسیون بسیاری از عناصر تکراری را در گردش های منظم تسهیل کنید. با حذف تنگناها ، تعریف فرآیندهای موازی و حذف مراحل زائد در BPM شما می توانید فرآیندها را بهبود ببخشید.
این بهبود بخشیدن ها به کارکنان اجازه خواهد داد تا زمان بیشتری را صرف فعالیت های دیگر بکنند تا زمانی که عملکرد های اصلی به کار گرفته شود. این به معنی بهره وری و کاهش اضافات است.

۳- کارایی و کاهش خطرات
دیدی که فرآیندهای تجاری به ما می دهد این امکان را به ما می دهد تا برروی ناکارآمدی ها در فرآیندها توجه کنیم. از آنجاییکه BPM به سازمان ها این فرصت را می دهد که به صورت کار آمد تری کار کنند ، سازمان ها می توانند منافع خود را بیشتر حفظ کنند. همچنین با طراحی یک BPM خوب طراحی شده می توانیم فرآیند را اجرا ، نظارت و خطر تقلب را کاهش دهیم.

۴-پذیرش و شفافیت
سازمان ها نیازمند همگام سازی خود با قوانین صنعتی هستند. BPM این اطمینان را به سازمان ها می دهد که می توانند با سرعت بسیار بالا با التزامات قانونی هماهنگ شوند و آن هارا پیاده سازی کنند به همین دلیل از تاخیر انطباق و جریمه جلوگیری می کنند.

زمانی که شما خود را هماهنگ می کنید می توانید دقیقا با چرخه کار پیش بروید . هم چنین اینه بدین معنی است که فرآیندهای سازمانی برای کارمندان و کارکنان قابل مشاهده است.

۵- رضایت کارکنان
مدیریت فرایند کسب و کار خط قرمزهای زیادی را حذف می کند و به کارکنان اجازه می دهد تا به صورت صد در صدی بر روی کار خود تمرکز کنند تا اینکه اتوماسیون کارهای تکراری زیادی را حذف کند و دسترسی به اطلاعات را آسان تر کند . این به نوبه خود باعث افزایش بهره وری و نیروی کار شاد تر می شود.

۶-تمرکز بر مشتری
با فرآیندهای کم حجم و افزایش بهره وری کارمندان راحت تر می توانند بر روی مشتری تمرکز کنند . در اینجا نیاز به افزایش ظرفیت جهت پاسخگویی سریع تر به پیشنهادها وجود خواهد داشت هم چنین نیازمندی به ایجاد راه حل های سریع تر و همگام سازی سریع ترنیز احساس می شود.BPM همپنین با به هم پیوستن افراد و تکنولوژی در یک مسیر باعث افزایش رضایتمندی مشتری می شود.با BPM کارکنان قادر به تمرکز بر روی فعالیت هایی هستند که باعث ارائه نتایج مناسب تر برای مشتریان و سهامداران می شوند.

۷-سازگاری ، تکرار، انتقال
با BPM هرکار همانطوری که طراحی و برنامه ریزی شده انجام می شود مشکلات یکسان یکجا معرفی می شوند و دیگر نیازی به تولید دوباره چرخه نمی باشد حتی اگر نقش آن تغییر کند.شرایط استثنایی و پاسخ ها را هم حتی با BPM به وضوح می توان مشخص کرد و با BPM از این می توان اطمینان داشت که آنها به طور یکسان کنترل می شوند.

۸-پایداری
فرآیندهای کسب وکار به طور مستمر خود را با تغییرات سازمانی هماهنگ می کنند تا نتایج مورد انتظار را ارائه دهند . این هماهنگ سازی توسط BPM صورت می گیرد در زمانی که کنترل و یا نطارت مدیریتی انجام می شود.

۹- اندازه گیری
تمامی فرآیندها در پایان برای مقایسه می تواند مورد اندازه گیری قرار بگیرد. این کار باعث مدیریت بهتر فرآیندها و افراد می شود.
زمانی که با تکنولوژی مورد استفاده قرار می گیرد شرایط گزارش و ابزارهای آنالیزی را برای تصمیم گیری های اجرایی فراهم می کند
با BPMS شما می توانید فرآیندهای اجرایی و کمیت های آن و چگونگی کار فرآیندها در کمک کردن به سازمان ها برای بهینه سازی گردش کار را به دست آورید.

۱۰-یکپارچه سازی فناوری
BPM پل ارتباطی کاربران کسب و کار فناوری اطلاعات است، هدف از استفاده ی BPM تمرکز بر روی نرم افزار نیست بلکه بر روی فرآیندهایی می باشد که دارای برنامه های کاربردی هستند.
در این مقاله برخی از مزایای فرایند مدیریت کسب و کار BPM مطرح شد با استفاده از آنها می توان یک سازمان را برجسته کرد.
BPM به معنای یک نرم افزار کاربردی یا گروهی که در سازمان فعالیت می کنند نیست بلکه راهکاری است که اطمینان می دهند این ویژگی ها را می توان در سازمان پیاده سازی کرد.

شرکت تاران یکی از بزرگترین شرکت های ارائه دهنده راهکار BPMS در ایران می باشد. شما همچنین می توانید از خدمات مشاوره و آموزش تاران در حوزه ی مدیریت استراتژیک و مدیریت فرایند کسب و کار نیز استفاده کنید. برای اطلاعات بیشتر باما در تماس باشید.

  • businessanalystlearnings.com

اتوماسیون اداری به سبک تاران

سازمان خود را با تاران مکانیزه کنید

سامانه مدیریت یکپارچه تاران تمامی نیاز های شما را به نرم افزارهایی از جمله  CRM, ‌BPMSاتوماسیون اداری و … برطرف می کند. در این سامانه تمامی ابزارهای مورد نیاز برای مکانیزه سازی سازمان وجود دارد همچنین تاران سعی داشته تا بتواند این نرم افزارهای اداری را به ساده ترین شکل ممکن طراحی کند تا کاربر بتواند بدون هیچ مشکلی از آن استفاده کند.
این ابزار بسیار پیشرفته به شکلی قیمت گذاری شده تا حتی شرکت های کوچک (بین ۵ تا ۳۰ نفر) هم بتوانند به راحتی آنرا تهیه کنند و از آن برای مدیریت کسب و کار خود استفاده کنند.

اتوماسیون اداری به سبک تاران چه سودی دارد؟

  • بهره مندی از سیستم مدیریت مشتریان CRM بسیار پیشرفته
  • خودکار شدن تمام گردش های کاری سازمان ازجمله مرخصی, درخواست کالا و تمام گردش های کاری تخصصی کسب و کار شما
  • پیگیری و پایش کارها با کامپیوتر, تبلت و یا تلفن همراه خود
  • افزایش سرعت انجام کارها تا ۷۰%
  • کاهش استفاده از کاغذ برای فرم ها و نامه ها تا ۸۰%
  • بهره مندی از سیستم نامه نگاری و مکاتبات الکترونیکی تاران
  • گزارش گیری از کارها و فرایندهای سازمان
  • بررسی و ارزیابی کارکرد کارکنان
  • و …

اتوماسیون اداری و سامانه تاران برای شرکت های ۵ تا ۳۰ نفر:

  • بدون نیاز به سرور برای شرکت
  • ارائه سرور مجازی اختصاصی به هر سازمان
  • استفاده از سامانه به صورت اینترنتی در بستر ابر
  • هزینه بسیار کم
  • بهره مندی از پیشرفته ترین ابزارهای مکانیزاسیون سازمان و اتوماسیون اداری با کمترین هزیته
  • کاملا تحت وب
  • و …

 

اتوماسیون اداری و سامانه تاران برای سازمان های بزرگ ۵۰ تا ۱۰۰۰۰ نفر:

  • نصب سامانه روی سرورهای مشتری
  • راه اندازی روی شبکه محلی شرکت
  • بدون نیاز به نصب هیچ گونه نرم افزار روی کامپیوترهای کارکنان
  • تماما تحت وب
  • بهره مندی از سیستم مدیریت فرایند کسب و کار ‌BPMS
  • تمامی ابزار های مدیریت چارت سازمان و منابع انسانی
  • قیمت بسیار مناسب
  • امکان یکپارچگی با دیگر نرم افزارهای سازمان
  • و …

تاران یک راهکار نرم افزاری بسیار پیشرفته است که تمام سازمان ها از کوچک تا بزرگ می توانند از آن استفاده کنند. برای اطلاعات بیشتر و یا دریافت دمو رایگان همین حالا باما تماس بگیرید.

ECM و استراتژی های BPM

آشفتگی ECM و استراتژی های BPM
تنظیم ECM یا اجرای BPM ساده به نظر می رسند. در هر صورت ، شما می خواهید محتوای خود یا فرآیندهای خود را مدیریت کنید. برای حصول این اهداف شما کارشناس استخدام می کنید ، ابزار تهیه می کنید و پروژه ی جدیدی احداث می کنید.

پنج رکن اصلی برای شکست یا موفقیت ECM/BPM تعیین شده است .
با این وجود آیا استراتژی ها با محوریت این ارکان به صورت صحیح عمل می کنند؟
در پایان من احساس می کنم که انتخاب های نادرستی انجام داده ام و ارکان های نادرست را در مرکز استراتژی هایمان قرار داده ام.

بیایید از ارکانی که آشکار هستند شروع کنیم.

تکنولوژی
بسیار معمول می باشد که از تکنولوژی به عنوان یک راه حل برای حل آشفتگی و هرج ومرج استفاده کرد. شاید به جز برخی از موارد همانند انقلابی که اپل با وجود آوردن تاچ به وجود آورد، در بیشتر موارد تکنولوژی تجارت را دنبال می کند اما ممکن است این کار پایان خوشایندی نداشته باشد.به خاطر داشته باشید که تکنولوژی در بسیاری از موارد به کمک شما می آید اما نه در همه موارد. شاید دوباره این سوال را از خود بپرسید که آیا برای انجام برخی از کارها به تکنولوژی احتیاج هست؟ یا فقط برای برخی از کارهای خاص ؟ یا کارهای کلیدی و مهم؟ یا اینکه همه کارها؟

افراد
در این جا مشکل بسیار اساسی وجود دارد ،افراد یا به عبارتی دیگر کاربران کسب و کار و کارکنان فنی. چه آن ها خیلی زیاد باشند چه خیلی کم . زمان آن فرارسیده که ما کار درست را انجام دهیم. از طریق BPM/ECM ما این مشکلات را می توانیم حل و فصل کنیم . برای مردم معمول نیست که هدف قرار بگیرند. حتی غیر قابل توجیه هم نیست که هدف قرار بگیرند . درست به کاربردن راه حل های ECM/BPM به شما این امکان را می دهد که افراد خود را در محدوده ی خاصی مدیریت کنید.

فرآیند
زمانی که یک فرآیند به صورت درست عمل نمی کند ، ما باید این فرآیند را تغییر دهیم و با انجام این کار باعث می شویم که افراد کار خود را به صورت بهتری انجام دهند و مدیران تصیمات درستی را اتخاذ کنند.این که شما همیشه باید مراقب این مسئله باشید که همیشه نیازمند تغییر فرآیندas-is نیستید بسیار حائز اهمیت می باشد. بیشتر اوقات سازمان ها بعد از تغییرات انجام شده در فرآیندها به صورت طبیعی دوباره به شیوه فرآیند قدیمی خود عمل می کنند.اگر به اطراف نگاه کنید شاید به ذهنتان برسد که فرآیند به درستی دارد انجام می گیرد، ممکن است مشکلات در بخش های دیگری باشد.پیاده سازی یک فرآیند در BPM میتواند فرآیند as-is باشد و لزوما هم کاری که شما مجبورید انجام بدهید نیست.

مدیریت
اگر تمام موارد بالا شکست خوردن پس مشخص می شود که مدیریت وسبک مدیریتی دارای مشکل می باشد و شما باید آن را تغیییر دهید. آیا شما مطمئنید که تغییر دادن آن مثبت خواهد بود؟ تغییر ممکن است پایدار باشد ولی هر تغییری دارای پیامد مثبت نمی باشد.اگر آن را (مدیریت) را دموکراتیک ، استبدادی و یا موقعیتی در نظر بگیریم این سبک ممکن است برای کسب و کار شما یکی از بهترین ها باشد.

محتوا
ما در این بخش در مورد مدیریت محتوا صحبت نمی کنیم بلکه در مورد خود محتوا به صورت جداگانه ای به بحث می پردازیم . بسیاری از پیاده سازی های استراتژیک بر روی خود محتوا تمرکز کرده اند . داشتن محتوای خوب به اندازه ادا کردن حق خود محتوا مهم می باشد.اطلاعات زیاد شناور در اکو سیستم سازمان به همان اندازه که اطلاعات کم می تواند آسیب برساند به سازمان می تواند آسیب برساند و باعث آشفتگی سازمان شود.
سیستم های ECM/BPM در این زمینه نیز به کمک می آیند.
زمان هنوز قضاوتی در رابطه با اینکه چه شیوه ها و فرم ها پایدار می مانند نکرده است ، در دنیایی که دیجیتال در آن لحظه به لحظه رشد می کند این موضوع بدون شک بسیار مهم است.
آیا این تکنولوژی ، فرآیند ، مدیریت ، افراد و محتوا ی شماست؟ آینه جادویی پاسخ این سوالتان را نمی تواند به شما بدهد ولی تفکر و تامل درونی پاسخ صادقانه ای به شما خواهد داد.

برای کسب اطلاعات بیشتر در حوزه مدیریت فرایند حتما در دوره های آموزشی مدیریت فرایند BPM شرکت تاران شرکت کنید.

چه سیستم هایی را با BPMS میشود ساخت؟

سیستم‌های نرم افزاری مورد استفاده سازمان‌هارا می توان به دو دسته تقسیم کرد, سیستم‌های فرایند محور و سیستم‌های داده محور. معانی این دو تقریبا از روی اسم آنها قابل درک است اما در ادامه هردو نوع را به طور خلاصه تعریف می کنیم.

سیستم داده محور: نرم افزارها یا سیستم‌هایی به منظور طبقه بندی و نگهداری اطلاعات و داده‌های سازمان طراحی شده اند گویند. چند نمونه از سیستم های داده محور: خزانه, حقوق دست مزد, انبار, مالی و … که اینها معمولا فرایندهای حوزه خود را هم پوشش نمی دهند.

سیستم‌های فرایند محور: به نرم افزارهایی که هدف آنها مکانیزه کردن فرایندها و روال‌های کاری در یک سازمان باشد گویند. در ادامه با یک مثال به توضیح کامل تر تفاوت این دو سیستم می پردازیم.

برای مثال در یک سیستم خزانه داری هدف اصلی صدور چک است اما برای این موضوع یک فرایند در سازمان اجرا میشود تا در نهایت چک صادر شود که ضمن این کار معمولا یک برگه یا فرم تایید شده به واحد خزانه داری ارائه می شود و سپس آنها نیز چک را صادر می کنند.

نکته قابل توجهی که معمولا از چشم سازمان ها به دور می‌ماند این است که اکثر سازمان‌ها فرایندی که منجر به صدور چک می شود را خارج از سیستم و به صورت سنتی انجام می دهند ولی خود صدور چک را در سیستم ثبت می کنند یعنی دارند فقط از سیستم داده محور در سازمان خود استفاده میکنند.

توجه داشته باشید انجام فرایندها در قالب اتوماسیون اداری یا ارسال آنها به صورت نامه نیز روش سنتی محسوب می‌شود چراکه استفاده از قالب نامه امکاناتی از قبیل گزارش‌گیری و پایش از کارهارا از شما می گیرد و در بلند مدت ضررهایی را نیز برای سازمان به همراه خواهد داشت.

زیر ساختی که در حال حاضر برای مکانیزه کردن فرایندها استفاده می شود ‌BPMS میباشد که در گذشته از نرم افزارهای گردش کار استفاده میشد. اکثرا سازمان‌ها گمان میکنند که با داشتن چند سیستم اطلاعاتی خوب دیگر نیازی به سسیتم‌های فرایندی نخواند داشت که قابل توجه است که این کار فقط از مراحل اولیه مکانیزاسیون سازمان می‌باشد.

حال سوال اینجاست که آیا با BPMS میتوان سیستم‌های اطلاعاتی مثل مالی یا حقوق دست مزد را تولید کرد؟

پاسخ این سوال در عمل خیر است چراکه هدف و رسالت طراحی سیستم مدیریت فرایند کسب و کار یا BPMS مکانیزه کردن فرایندها و گردش‌های کاری در سازمان است و رویکردی فرایندی دارد و هیچ راهکاری در آن برای پیاده سازی سیستم‌های داده محور تعبیه نشده است.

پیشنهاد تاران برای مکانیزاسیون سازمان شما اسفاده از سیستم‌های اطلاعاتی خوب در کنار یک BPMS واقعی می‌باشد که استفاده از BPMS علاوه بر مکانیزه‌ کردن فرایندهای شما منجر به یکپارچه شدن سیستم‌های اطلاعاتی شما و داده‌های شما نیز میشود.

BPMS یا Sharepoint ؟

اگر شما هم جزو کسانی هستید که به دنبال راهکار برای مکانیزاسیون فرایندهای سازمان هستند به احتمال قوی این سوال برایتان پیش آمده که sharepoint و BPMS چه تفاوتی با هم دارند؟ در واقع منشا اصلی این سوال در اینجاست که سیستم های گردش کار و سیستم مدیریت فرایند کسب و کار چه تفاوتی با هم دارند؟

بنابر این مسئله ابتدا به تعریف جریان کار و تفاوت آن با راهکارهای BPM می پردازیم.

جریان کار: به یکسری فعالیت‌ها و وظایفی که طی یکسری مراحل از پیش تعیین شده گویند. که شامل گروه محدودی از افراد و یا نرم‌افزارهای مربوطه می باشد.

ولی

راهکار BPM: یک راهکار ساختار یافته‌­ای از روش­ها، سیاست­ها، معیارها و ابزارهای نرم­ افزاری جهت مدیریت و بهینه ­سازی مستمر فعالیت­ها و فرآیندهای یک سازمان می­باشد.

حال که کمی بیشتر با مفهوم جریان کار و راهکار BPM آشنا شدیم راحتتر میتوایم تفاوت Sharepoint و BPMS را درک کنیم. به طور خلاصه Sharepoint یک راهکار ساده برای مکانیزه کردن  فرایندهای ساده از جمله منابع انسانیست و نمی تواند به خوبی ارتباط بین فرایندهای دپارتمان‌های مختلف را برقرار کند اینجاست که یکی از تمایزهای آن با BPMS مشخص میشود چراکه BPMS می تواند به راحتی بین فرایند‌های سازمان در دپارتمان‌های مختلف ارتباط برقرار کند و یک یکپارچگی کامل را برای سازمان به ارمغان آورد.

آیا SharePoint و BPMمی­توانند باهم کار کنند؟

بله. اگر شما تا آلان از SharePoint استفاده میکردید یک نکته‌ی خیلی خوب است و این کار خود به بلوغ سازمان شما برای حرکت به سمت BPM کمک میکند. شما می‌توانید در کنار BPM از SharePoint هم استفاده کنید و کم کم فرایندها و فعالیت‌های خود را از SharePoint به سمت BPM هدایت کنید تا بعد از مدت کوتاهی تمام فرایند‌های کسب و کار سازمان شما روی یک راهکار BPMS واقعی اجرا شود. از فواید این کار می‌توان به یکپارچگی بیشتر سازمان و مدیریت راحتتر و دقیقتر کارهای در یک بستر نرم افزاری اشاره کرد.

پیشنهاد تاران

اگر به‌دنبال یک مکانیزاسیون قوی و یکپارچه برای فرایندهای سازمان خود هستید و قصد حرکت به سمت یک اتوماسیون اداری کامل را دارید اول یا آخر باید به سراغ راهکار BPMS بروید و اگر درحال حاضر از نرم‌افزارهایی از جمله SharePoint استفاده میکند به هیچ وجه به‌طور ناگهانی آنرا با یک راهکار BPM جایگزین نکنید و سعی کنید که به مرور زمان و کم کم فرایندها و فعالیت‌های خود را روی BPMS اجرا کنید تا از مدیریت قویتری در حوزه‌ی فرایند کسب و کار بهره مند شوید.

ابزار مدلسازی فرایند تاران

سرانجام ابزار مدلسازی فرایند کسب و کار آنلاین و رایگان شرکت تاران منتشر شد. این ابزار مدلسازی فرایند از استاندارد

BPMN2.0 استفاده می‌کند و تقریبا به صورت کامل آنرا پشتیبانی میکند.

به کمک این ابزار شما می توانید در هرکجا که هستید به اینترنت متصل شوید و به صورت آنلاین و رایگان فرایند کسب و کار خود را طراحی کنید همچنین در ادامه میتوانید فرایند طراحی شده را دانلود کنید یا فرایندهایی که از قبل طراحی کرده اید را به کمک Drag&Drop آپلود کنید.

این ابزار فقط به منظور مستندسازی و طراحی دیاگرام فرایند کسب و کار طراحی شده و امکان اجرای فرایند در آن وجود ندارد ولی شما می‌توانید به کمک سیستم مدیریت فرایند کسب و کار تاران فرایند طراحی شده‌ی خود را به راحتی اجرا کنید.

امکانات و ویژگی‌های ابزار مدلسازی فرایند تاران:

  • امکان مدلسازی فرایند به صورت آنلاین
  • قابل استفاده با تلفن همراه ویا تبلت
  • محیط کاربری بسیار ساده
  • رایگان
  • پشتیبانی از زبان BPMN2.0

ویژگی‌های سیستم BPMS تاران:

  • تماما تحت وب
  • کاملا یکپارچه
  • محیط کاربری بسیار ساده
  • سرعت بسیار بالا
  • پشتیبانی از زبان BPMN2.0
  • ….

تاران علاوه بر ارائه راهکار مدیریت فرایند کسب و کار ابزارهای دیگری از جمله سامانه مدیریت یکپارچه, اتوماسیون اداری تحت وب, سیستم مدیریت مخاطبین, سامانه مدیریت شعب و هلدینگ و … .ارائه می دهد.

۵ علت شکست پروژه های ERP

پروژه های ERP علیرغم مزایای قابل توجهی که ممکن است برای یک سازمان متوسط و بزرگ به همراه داشته باشند اما اغلب در کسب و کارهای ایرانی از بازدهی کمتری نسبت به سازمان های مشابه خارجی برخوردار هستند. علت اصلی این معضل میزان آمادگی و بلوغ صنایع داخلی برای پذیرش همه جانبه پدیدهء ERP است. لذا باید بدانیم(موارد ۱ و ۲ اصلیترین دلایل هستند):
۱. ERP سازمان را شکل می دهد نه سازمان ERP را، بعبارتی شما مجبورید خودتان را بر اساس ERP تغییر دهید و گاهاً این تغییرات بسیار بزرگ و پر ریسک خواهد بود.
۲. ERP یک راهکار جامع و تقریباً غیرقابل انعطاف بر اساس Best practiceها می باشد. در واقع الگوی بهترین سازمان های جهان برای سازمان جدید اعمال می شود در حالی که امکان دارد سازمان شما در رده ی بهترین سازمان های موجود در جهان نباشد.
۳. تغییر فرآیندها و ایجاد سیستم های جدید مسلتزم صرف هزینه و زمان بالایی است.
۴. هزینه بسیار بالا و مشکل پشتیبانی ERP های خارجی بدلیل تحریم ها. ۵. عدم پاسخگویی نرم افزارهای داخلی به نیازهای پیچیده سازمان ها.

با توجه به علل فوق، وجود یک راهکار کاتالیزور مانند BPMS می تواند به بلوغ نسبی

سازمان ها کمک نموده و با ایجاد تغییرات مرحله به مرحله شرایط پذیرش ERP را مهیا نماید به عبارتی دیگر کارشناسان این حوزه BPMS هارا پلی برای رسیدن به ERP می نامند.
از طرفی سازمان های بالغ هم در پروژه های ERP خود از نرم افزار BPMS استفاده می کنند، زیرا:
می دانند در اغلب سازمان ها ۷۰% فرآیندها بدون تغییر می مانند ولی ۲۰% الی ۳۰% فرآیندهای مهم در تغییرات مداوم هستند.
بنابراین برای جبران این مشکل، ناگزیر به استفاده از BPMS در کنار ERPهای خود هستند تا در کوتاهترین زمان (۱ روز) و با کمترین هزینه، تغییرات سیستماتیک خود را اعمال کنند.
در پایان پس از بررسی مشکلات فوق، توصیه می گردد جهت اجرای موفق یک پروژه پُرهزینه با ابعاد ERP که تمام ساختارهای سازمانی را تحت پوشش قرار می دهد حتماً دربارهء ریسک های احتمالی آن، اطلاعات کافی را جمع آوری نمایید.