مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) چیست؟

مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) چیست؟

مدیریت فرآیند کسب و کار BPM چیست؟bpmiso
BPM را می توان برای سازمانها کوچک و بزرگ به طور مشابهی به کار گرفت.
هدف: بهبود انجام کار و افزایش سرعت آن با استفاده از یک یا تمام موارد زیر:

aka BPM: مجموعه ای جامع، کاملا درک شده و مستند از فرآیندهای همسان- که عمدتا در چارچوبی فرآیندی تعریف می شود تا موجب وضوح و کارآیی شود
aka BPI/ BPM : رویکردی به ارتقای فرآیند که شامل رویکردی بر سنجش و کنترل روزانه فرآیندهای کاری برای بهبود و کارایی مداوم می شود
aka BPMS/SOA/BI: استفاده از فن آوری اطلاعات یا نرم افزارهای اطلاعاتی از جمله مدلسازی فرآیند، شبیه سازی فرآیند، مراکز، روند کار، ادغام، گزارش دهی و سایر فن آوریها برای تسهیل موارد ۱ و ۲ و نیز خودکار کردن و به حداثر رساندن فرآیندها
در ادامه پیش از اینکه وارد بحث شویم به تعریف چند اصطلاح اصلی می پردازیم.

تعریف فرآیند کسب و کار
فرآیند کار می تواند هر چیزی باشد از پردازش سفارش یک مشتری تا باز کردن حسابی جدید، یا راه انداختن کارمندی جدید. این فرآیند، مجموعه ای از اقدامات روزمره ای است که برای رسیدن به هدفی مطلوب انجام می دهیم.

انواع فرآیندهای کسب و کار
فرآیندهای کار سطوح و انواع مختلفی دارند. فرآیندهایی که در اینجا “اَبَر فرآیندها” می نامیم، فرآیندهای کاری، عملیاتی و پشتیبانی را شامل می شوند.
فرآیندهای عملیاتی- که جریانهای ارزش اصلی یا فرآیندهای اصلی نیز محسوب می شوند- فرآینهایی هستند که در طراحی، تولید و تحویل محصولات و خدمات یک کمپانی حرف اول را می زنند. جدول بالا مثالهایی از این ابر فرآیندهای کار را شامل می شود. مفهومی کلیدی در BPM آن است که بر حداکثری نمودن “جریان ارزش” یا فرآیندی تمرکز نمود که در مجموع برای مشتری ارزش به همراه دارد.
ابر فرآیندها را معمولا می توان به فرآیندها یا گروهها سطح بالا تقسیم کرد. مثلا اگر با دقت بیشتری به ابر فرآیند مدیریت چرخه حضور کارکنان در سازمان توجه کنیم، می توانیم آن را به چندین فرآیند کاری مانند استخدام، راه انداختن کارمند، مدیریت منافع، مرور عملکرد و خروج کارکنان تقسیم کنیم.
همانطور که در روند کار مرور عملکرد در سمت راست نشان داده شده، این فرآیندهای کاری سطح بالا به نوبه خود می توانند به فرآیندهایی در سطح روند کار تقسیم شوند تا هر فرآیند را تکمیل نمایند. درک اینکه چطور فعالیتهای روزانه در نهایت موجب انجام فرآیندهای سطح بالا و ابر فرآیندها می شوند ایجاد نظم و توازن فعالیتهای کاری برای دستیابی به اهداف استراتژیک و اهداف کاری اساسی و ضروری است.
با مراجعه به APQC، درباره چارچوبهای فرآیند استاندارد صنعت که دارای مقوله ها و مشکلات فرآیندی تعریف شده ای است، بیشتر بیاموزید.

بهبود فرآیند
امروزه ناکارآمدی سیستمهای کاری و نیروی کار به حدی بالاست که خیلی راحت می تواند منجر به بروز مشکلاتی مانند خدمات بی کیفیت، نارضایتی مشتری، هزینه های غیر ضروری و مشکلات مربوط به روحیه کارکنان شود. اغلب می توانید این مسائل و مشکلات را مستقیما به درک، سنجش و کنترل روزانه ضعیف فعالیتهای کاری ربط دهید- )فرآیندهای کاری AKA) پس یکی دیگر از از جنبه های اصلی BPM، درک بهتر فرآیندها (از طریق تکنیکهایی مانند ترسیم یا مستندسازی فرآیندها یا روندهای کاری)، جستجوی تلفات، و یافتن راهی برای پربازده کردن و بهبود فرآیندها است.
مثال سمت راست فرآیند HR در سطح روند کار را نشان داده و سعی دارد مکانیسمهای نسبتا آشفته ای را نشان دهد که احتمالا همگی با آنها آشنا هستیم. هنگامی که بهبود فرآیند رسمیت نداشته یا بر آن تمرکزی وجود نداشته باشد همه می دانند که نتیجه چیست اما شاید اینطور به نظر برسد که هر بار به روشی جدید انجام می شود.(زمانی که همه درباره نابسامانی یک فرآیند حرف می زنند، احتمالا فرآیند خوبی را برای پیشگام شدن در بهبود BPM مد نظر دارند).
شما با استفاده از انواع روشهای BPM و تکنیکهای تحلیل که در بخش نحوه اجرا به آنها پرداخته ایم می توانید با ایجاد فرآیندهای بهبود یافته، نقش موثری در بهبود کار خود داشته باشید.

خودکار کردن فرآیند
برخی از فرآیندها (و نه همگی آنها) می توانند از نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) یا شکلهای دیگری از فن آوری بهره ببرند. BPMS که ترکیبی از ابزارهای اتوماسیون روند کار، ادغام، کنترل و مدیریت است می تواند مزایای بسیار مهمی داشته باشد. این نرم افزار می تواند روند کار را خودکار ساخته و فرآیندها را هماهنگ نماید، خطر بروز خطا را کاهش دهد، اوضاع را منظم و شفاف سازد، ضرب الاجل تعیین کند، داده را معتبر ساخته و آن را به درستی جهت داده و هماهنگ نماید، هزینه های آموزش را کاهش دهد و مزایای دیگری نیز ارائه نماید.همه ی این اصلاحات علاوه بر تاثیر بسیار مثبت بر مجموع درآمدهای یک شغل وجود دارند.
نرم افزار BPM می تواند فریبنده باشد اما تلاش برای به کارگیری این سیستمها باید با احتیاط صورت گیرد. آنچه در ابتدا فرآیندی ساده به نظر می رسد ممکن است بسیاری استثناهای پنهان داشته باشد که تلاش برای خودکار ساختن را بسیار گسترده تر و گرانتر از آنچه در ابتدا برآورد شده نماید.

بدون دیدگاه

ارسال دیدگاه

دیدگاه
نام
ایمیل
وبسایت