بزرگترین اشتباهات شرکت ها در خرید اتوماسیون اداری

بزرگترین اشتباهات شرکت ها در خرید اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری اشاره به نرم افزارهایی در زمینه خودکارسازی و بهینه سازی رویه‌های جاری سازمان‌ها‌ دارد. اما آنچه به اشتباه در بازار داخلی به عنوان اتوماسیون اداری به فروش می رسد باعث سردرگمی بخش عظیمی از مشتریان شده است، آن ها غالباً نمی دانند که با چه نوع نرم افزارهایی روبرو هستند.

بنابراین اگر اتوماسیون اداری مورد نظر:

۱. بیشتر برای نامه نگاری بکار رود.

۲. نتواند با سایر نرم افزارهای سازمانی ارتباط گیرد.

۳. آنقدر هوشمند نباشد که تصمیم گیری کند.

۴. کارهای تکراری پرسنل را انجام ندهد.

۵. سرعت گردش کار را به طور چشم گیر بالا نبرد.

۶. خطای کاربری باعث توقف گردش کارها شود.

۷. توانایی گزارش سازی دلبخواه و مانیتورینگ را نداشته باشد.

۸. خریدار دسترسی به سورس کد برای شخصی سازی نرم افزار را در اختیار ندارد.

۹. و…

بدانید که قرار نیست یک اتوماسیون اداری واقعی بخرید، و آنچه به شما پیشنهاد شده است فقط یک نرم افزار سنتی برای مکاتبات و نامه نگاری ها سازمانی می باشد. تقریباً نیمی از امکانات این نوع نرم افزارها از طریق سیستم های ایمیل در دسترس می باشد. همچنین نقش چندانی در خودکار سازی(هوشمندسازی) سازمان شما نخواهد داشت.

حالا اگر نرم افزاری:

۱. فرم ها، فرآیندها و گردش کار را علاوه بر نامه ها مکانیزه کند.

۲. به کلیه نرم افزارهای سازمان متصل شود.

۳. توانایی تصمیم گیری و انتخاب راه میانبر داشته باشد.

۴. کارهای تکراری پرسنل را بطور خودکار انجام دهد.

۵. سرعت انجام کارها را بسیار افزایش دهد.

۶. هوش نرم افزار درصورت خطای کاربر، راهکارهای جایگزین ارائه می دهد.

۷. گزارشات متنوع بر اساس نیاز مدیران قابل ساخت است.

۸. خریدار باتوجه به ویژگی های سازمانش اقدام به شخصی سازی نرم افزار می کند.

۹. و…

با اطمینان کامل خرید را انجام دهید. این محصول یک اتوماسیون اداری واقعی است که می تواند با ویژگی های خود راندمان سازمان را دچار تحول کند.:

راهکارهای اتوماسیون اداری واقعی که مناسب دو گروه شرکت های کوچک و بزرگ می باشند به صورت تفکیک شده در زیر آمده است:

۱. راهکار مناسب شرکت های ۱۰ الی ۱۰۰ نفره (کوچک): با توجه به حجم پایین و سادهء فرآیندهای جاری، سیستم های گردش کار عموماً پاسخگوی نیازهای موجود خواهد بود مثل SharePoint.

۲. راهکار مناسب شرکت های ۱۰۰ الی ۱۰۰۰۰ نفره (متوسط و بزرگ): با توجه به حجم بالا، پیچیده و متغیر فرآیندهای سازمانی، راهکاری به جز BPMS (سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار) نمی تواند جوابگوی نیاز شرکت ها در این ابعاد باشد.

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *