اتوماسیون اداری چیست ؟

اتوماسیون اداری چیست ؟

تعریف :

یکی از مهمترین اهداف گروه‌های کارآفرین، شرکت های بزرگ و یا کوچک ، سازمان ها ، تشکل ها و … مکانیزه کردن فعالیت‌های جاری  به منظور بهره وری بیشتر و بهتر از پتانسیل‌های موجود می‌باشد.

هدف از اتوماسیون اداری حذف کاغذ از مکاتبات ، رسمی نمودن آن‌ها و بالا بردن سرعت و سطح پاسخگویی  می‌باشد. سیستم اتوماسیون اداری به معنی جامع آن، با پیاده‌سازی مدیریت گردش کار، زیربنای خودکارسازی فرآیندها و گردش کارها در یک سازمان را تشکیل می‌دهد. اتوماسیون اداری تاران سعی می نماید با حفظ سادگی بتواند علاوه بر مدیریت جامع مکاتبات اداری، سیستم گردش کار بدون کاغذ را نیز محقق سازد.

حذف کاغذ از امور بایگانی و دفتری، رفع محدودیت فضا جهت بایگانی پرونده‌ها و ابزار آن مانند زونکن و پوشه، کاهش خطرات و مشکلات محیطی و آتش‌سوزی، افزایش ضریب امنیت در نگهداری از اطلاعات و پشتیبانی از امور اداری از تأثیرات به‌کارگیری اتوماسیون است.

مزایا

  1.     گردش الكترونیكی مكاتبات در سطح سازمان
  2.     جستجوی آسان در اطلاعات ذخیره شده
  3.     پاسخگویی سریع و به موقع به مراجعان
  4.     حذف كاغذ از چرخه مكاتبات اداری
  5.     اعمال كنترل مناسب بر كاربران
  6.     ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات
  7.     بهبود ارتباطات درون سازمانی

مشكلات و معضلات بروکراسی کاغذی

  1.     عدم امكان اطلاع رسانی سریع و صحیح به كاركنان و مراجعان
  2.     زمان بر بودن دسترسی به اسناد و مكاتبات ذخیره شده
  3.     زمان بر بودن چرخه تولید ، توزیع و بایگانی اسناد
  4.     تا مناسب بودن سیستم كنترل و نظارت سازمان
  5.     عدم امكان پیگیری صحیح كارها

دستاوردهای بكارگیری

 دستاوردهای بكارگیری سیستم های نوین اتوماسیون اداری :

  1.     امکان انجام کارهای اداری در خارج از محل کار و در هر زمان
  2.     کاهش فعالیت های غیر مولد مانند بایگانی فیزیکی اسناد و . . .
  3.     نگهداری سوابق عملیات در حجم کمتر, ایمنی بالا ومراجعه آسان
  4.     قابلیت تولید گزارش های مورد نیاز به همراه نمودارهای متعدد
  5.     کاهش کارهای مسئولان دفاتر, منشی ها, تایپیست ها
  6.     امکان پیگیری تلفنی کارها در هر مكان و هر زمان
  7.     اعمال کنترل بر اطلاعات طبقه بندی شده
  8.     دقت در انجام عملیات وثبت تمامی امور
  9.     حذف کامل کاغذ از فرایند انجام کارها
  10.    ردیابی امور وپیگیری به موقع مراحل کار
  11.     سهولت وسرعت در گردش عملیات
  12.    امنیت بالا در نگهداری از اسناد و امكان دسترسی به آن

پیش نیازهای پیاده سازی

  1.     اعتقاد مدیریت ارشد سازمان به ضرورت ایجاد تحول در سازمان
  2.     شناخت وضع موجود گردش و نگهداری اسناد در سازمان
  3.     فراهم ساختن بستر ارتباطی و تجهیزات سخت افزاری
  4.     تهیه و تدوین متدولوژی استقرار سیستم
  5.     ارائه آموزش های پایه به كاربران
بدون دیدگاه

ارسال دیدگاه

دیدگاه
نام
ایمیل
وبسایت